Jakie dane nadawcy
do masowych wysyłek e-mail
Jakie dane nadawcy są zalecane?
W module wysyłkowym AnoMail (zielona część okna) znajduje się miejsce na wprowadzenie danych nadawcy. To co wpiszecie będzie widoczne u odbiorców Waszej korespondencji e-mail. Aby wysyłka zapytań lub cold mailingu była skuteczna, konieczne jest użycie imiennego adresu e-mail nadawcy oraz podanie pełnych danych kontaktowych, w tym imienia i nazwiska w danych nadawcy, a w treści nazwy firmy i numeru kontaktowego.
Jak dodać nowe konto pocztowe do programu?
Konto pocztowe do wysyłki wprowadza się naciskając przycisk Kreator lub Dodaj konto. Przed wysłaniem poczty należy skonfigurować program AnoMail do wysyłania poczty z Państwa konta e-mail na Waszym serwerze poczty. Dane do konfiguracji skrzynki e-mail otrzymacie od swojego dostawcy poczty w swojej firmie hostingowej (ESP, Email Service Provider).
Na poniższym rysunku oznaczono najważniejsze elementy wchodzące w skład danych nadawcy, którymi możecie zarządzać wg własnych potrzeb. My zawsze zalecamy wysyłać z komercyjnych kont pocztowych i umieścić w danych nadawcy imię i nazwisko pracownika.
W głównym oknie programu AnoMail znajdują się następujące pola:
- Etykieta nadawcy (1) czyli to co zobaczą odbiorcy Państwa listu. Najlepiej sprawdzają się imiona i nazwiska oraz nazwy firm o długości nie większej niż 25 znaków. W przypadku wysyłek do stałych klientów można na początku użyć nazwy firmy. Gdy wysyłamy maila do osób, które Państwa nie znają lepiej użyć imienia i nazwiska pracownika ale bez nazwy firmy.
- Adres e-mail nadawcy (2) – adres e-mail z którego będzie wysyłana poczta. Na ten adres będą przychodziły odpowiedzi oraz odbicia z niedostarczonej poczty. Zalecamy aby używać imiennych adresów e-mail np. adam@example.com. Dodatkowo w domenie wysyłkowej należy utworzyć stronę internetową z informacją o nadawcy np. landing page.
- Zwrot (3) czyli adres e-mail do odpowiedzi klientów. Na ten adres będą przekierowywane odpowiedzi tzn. wysyłany z adresu kowalsko@ a odpowiedzi klientów chcemy otrzymywać na inną skrzynkę np. zamowienia@.
- Odbicia (4) – to specjalny adres e-mail dla użytkowników AnoMail Premium na który można przekierować odbicia z niedostarczonej poczty.
- Przywitanie z serwerem (5) – dane do tego pola wprowadza się w ustawianiach programu. Zazwyczaj powinna to być domena wysyłkowa. AnoMail łącząc się z serwerem poczty przesyła tzw. powitanie. Obecność domeny wysyłkowej w tym polu obniża ryzyko kwalifikacji listu jako spam np. na serwerach Microsoft.
Wysyłka z dowolnej ilości kont pocztowych
Jeżeli Państwa firma korzysta z kilku serwerów lub kont pocztowych np. jedno do wewnętrznej korespondencji a drugie do wysyłki newslettera to wprowadzamy wszystkie dane naciskając przycisk Kreator. Następnie zapisujemy konfigurację i dodajemy kolejną.
Żółta ikona gwiazdki widoczna przy danych nadawcy umożliwia szybkie przełączanie się między różnymi konfiguracjami czyli danymi nadawcy. Dodatkowo w ustawieniach programu zalecamy włączyć darmowy lub komercyjny podpis cyfrowy S/MIME aby każda wiadomość wysyłana z AnoMail była podpisana elektronicznie.
Nie wysyłaj biznesowej korespondencji z darmowych skrzynek pocztowych
AnoMail umożliwia wysyłkę z kont GMail, Outlook, WP, Interia itd. ale wysyłka korespondencji biznesowej z darmowych skrzynek może skutkować niską dostarczalnością wiadomości, ponieważ serwery pocztowe często traktują takie wiadomości jako spam.
Brak profesjonalizmu jest kolejnym problemem; darmowe adresy e-mail nie prezentują firmy w sposób wiarygodny i mogą budzić wątpliwości co do powagi nadawcy. Imienny adres e-mail oraz jasne dane nadawcy w domenie firmowej zwiększają zaufanie odbiorcy i podnoszą profesjonalizm komunikacji więc zalecamy wysyłkę tylko z komercyjnych kont we własnej domenie.
Otrzymywanie odpowiedzi na inny adres e-mail
Oprogramowanie AnoMail pozwala wysyłać pocztę z jednego adresu e-mail i ustawić odpowiedzi klientów tak aby przychodziły na inny adres. Na przykład wysyłamy newsletter z adresu adam@wymyslonyadres.pl i chcemy aby odpowiedzi klientów przychodziły na adres zamowienia@wymyslonyadres.pl.
W tym celu w polu „Zwrot” czyli „Odpowiedz do”, umieszcza się adres e-mail na który mają przyjść odpowiedzi od Państwa klientów. Ta funkcjonalność powinna być używana tylko w przypadku wysyłek do stałych odbiorców, którzy czekają na Wasze wiadomości.
Nie rób tego co spamerzy bo Twój list trafi do spamu
Ważne, aby ze względów antyspamowych adres e-mail użyty w polu „Zwrot” był w tej samej domenie co adres nadawcy. Jeżeli użyjecie Państwo adresu e-mail z innej domeny np. @gmail.com to list może być automatycznie skasowany lub oznaczony jako „wyłudzenie”. W efekcie AnoMail pokaże, że wysłał wiadomość ale ona nie pojawi się u odbiorcy bo zostanie usunięta przez filtr antyspamowy na serwerze.
Polecany artykuł: Co zrobić aby maile nie trafiały do spamu?
Ustaw przekierowanie na koncie pocztowym na serwerze
Jeżeli rzeczywiście odpowiedzi mają być przesyłane do innej domeny niż ta z której realizowana jest wysyłka to należy zalogować się poprzez stronę internetową na konto pocztowe z którego będzie realizowana wysyłka i tam ustawić przekierowanie całej korespondencji na adres w innej domenie.
W przypadku błędnych lub niezalecanych ustawień AnoMail pokaże adresy e-mail w innym kolorze aby zwrócić Państwa uwagę. Nawet przy takich ustawieniach program pozwoli wysłać pocztę więc program nic nie narzuca i nie blokuje ale zalecamy wykonać testy antyspamowe aby upewnić się czy takie ustawienia nie zmniejszą dostarczalności Waszej poczty.
Pokrewny temat: Jak wykonać test antyspamowy w serwisie MailChecker?
Imienne dane nadawcy a nie zbiorcze adresy
Jeżeli zależy Państwu na wysokiej dostarczalności poczty to zalecamy w danych nadawcy korzystać z imiennego adresu e-mail pracownika. Unikamy korzystania ze zbiorczych adresów, takich jak newsletter@, szkolenia@, marketing@, sklep@, promocje@ itp. Adresy te mają charakter funkcyjny i są przeznaczone do wysyłania specyficznych informacji więc mogą być umieszczane w zakładkach „Spam” lub „Promocje”.
Filtry antyspamowe często identyfikują takie adresy jako potencjalne źródła niechcianej korespondencji, co może zwiększać ryzyko trafienia wiadomości do folderu spam. Pamiętajmy także, że brak imienia i nazwiska w danych nadawcy może obniżać zaufanie odbiorcy. Wiadomości wysłane z adresów imiennych są bardziej personalne i autentyczne, co może zwiększać efektywność kampanii mailingowej oraz minimalizować ryzyko automatycznej klasyfikacji jako spam.
Mniejsza skuteczność wysyłek z funkcyjnych lub zbiorczych adresów
Adresy zbiorcze, takie jak sklep@, są przydatne do obsługi zamówień, pytań dotyczących produktów oraz reklamacji, podczas gdy newsletter@ służy do wysyłki biuletynów i komunikacji marketingowej. Używanie adresów funkcyjnych może ułatwiać automatyzację procesów i buduje profesjonalny wizerunek firmy, ale może też obniżyć dostarczalność wiadomości, zwłaszcza do nowych odbiorców.
Dlatego rekomendujemy wysyłanie wiadomości z imiennych adresów e-mail, na przykład Tomasz Kowalski <kowalski@firma.pl>. Jeśli jednak muszą Państwo wysyłać pocztę ze zbiorczych adresów, to zalecamy użycie imiennej etykiety w danych nadawcy np. Adam Nowak zamiast Dział Szkoleń.
Czytaj: Od czego zależy reputacja nadawcy wiadomości e-mail?
Nie używaj pola zwrot oraz odbicia przy pierwszym mailingu
Nie zalecamy uzupełniania pola „Zwrot” (ang. Reply-To) oraz pola „Obicia” (ang. Bounces) o ile nie jest to konieczne, gdyż filtry antyspamowe na serwerze odbiorcy widzą manipulację w nagłówkach e-maila i mogą naliczać dodatkowe punkty antyspamowe.
Bez problemu można używać funkcji „Odbicia” ale przy wysyłce do stałych klientów, którzy czekają na Państwa maile. Natomiast nie zalecamy z tego korzystać przy wysyłaniu zimnych maili lub zapytań o możliwość przesłania oferty do niezweryfikowanych baz adresów e-mail.
Ponadto jeżeli musicie ustawić inny adres do obsługi odpowiedzi klientów to musi być w tej samej domenie co adres e-mail nadawcy.
Film: Jakie dane nadawcy stosować w cold mailingu?
Zobacz także inne tematy dotyczące wysyłek e-mail:
Usuwanie nieprawidłowych adresów e-mail
White label program do mailingu AnoMail
