Segregacja adresów e-mail
wg dostawców poczty
Segregacja adresów e-mail wg dostawców poczty
Segregacja adresów e-mail według dostawców poczty, takich jak Google (GMail, Workspace) Microsoft (Outlook.com, Hotmail), Gmail, Yahoo, Onet, Interia, WP i inni, stanowi kluczowy element skutecznej strategii cold mailingowej bo pozwala dopasować się do filtrów antyspamowych odbiorców oraz zmieścić się w limitach wysyłek do określonego dostawcy poczty.
Aby skorzystać z tej funkcjonalności należy posiadać program AnoMail Premium i nacisnąć przycisk Sprawdź maile a następnie wybrać funkcję Selekcja odbiorców z podziałem na dostawców poczty. Program sprawdzi z jakich dostawców poczty korzystają odbiorcy niezależnie od domeny jaka znajduje się w adresie e-mail. Program weryfikuje wpisy w strefie DNS odbiorcy listu więc wykrywa adresy firmowe obsługiwane przez GMail, Microsoft itp.
Po co dokonywać selekcji adresów z podziałem na dostawców poczty?
Pierwszym istotnym powodem selekcji adresów jest możliwość optymalizacji wysyłki wiadomości oraz zwiększenie efektywności kampanii. Każdy z dostawców poczty elektronicznej posiada swoje indywidualne filtry antyspamowe, które różnią się w zależności od polityki i technologii stosowanej przez dostawcę. Dostosowanie treści wiadomości e-mail do specyficznych wymagań filtrów antyspamowych znacznie zwiększa szanse na umieszczenie e-maila w skrzynce odbiorczej odbiorcy, a nie w folderze spam.
Kolejnym ważnym aspektem są limity wysyłek, które są narzucane przez dostawców poczty elektronicznej. Przykładowo, Gmail może nałożyć tymczasowe ograniczenia na przyjmowanie dużych ilości wiadomości z tego samego adresu IP lub domeny (czytaj rozgrzewanie adresu), co może prowadzić do opóźnień lub blokowania Państwa wysyłek.
Segregując adresy e-mail według dostawców, można lepiej zarządzać wysyłkami i uniknąć problemów związanych z nadmiarowymi wysyłkami, które będą odrzucane np. przez GMail. Jeżeli ta tematyka Państwa interesuje to zapraszamy na indywidualne konsultacje w trakcie których omówimy strategię dostarczalności dopasowaną do Państwa potrzeb.
Pokrewny temat: Reputacja nadawcy a dostarczalność poczty
Wydziel lub usuń adresy od określonego dostawcy
AnoMail rozpoznaje adresy e-mail od największych dostawców poczty począwszy do Google, poprzez Microsoft a skończywszy na polskich serwisach poczty takich jak Onet, Interia, WP itp. Funkcja do segregacji adresów e-mail oferowana jest w AnoMail Premium i działa na żywo tzn. program odpytuje domeny odbiorców z jakich serwisów pocztowych korzystają.
Program sprawdza wpisy DNS a nie tylko nazwy domen w adresie e-mail odbiorcy. W związku z tym bez problemu wykrywane są adresy e-mail firm podpięte np. pod serwery Google (Google Workspace) lub Microsoft (Office 365).
Zobacz także: Wykrywanie porzuconych domen firm czyli osierocone adresy e-mail
Czy warto usuwać określone adresy e-mail?
Niektórzy dostawcy poczty np. Yahoo i AOL w ogóle nie życzą sobie aby wysyłać do nich zapytań o możliwość przesłania oferty, lub masowych mailingów do odbiorców, którzy nie wyrazili na to oficjalnie zgody. Program AnoMail pozwala wybrać takich odbiorców i usunąć ich z listy wysyłkowej lub przygotować do nich zupełnie inną treść wiadomości.
Dzięki segregacji odbiorców z uwzględnieniem ich dostawców poczty, możliwe jest również tworzenie bardziej precyzyjnych i targetowanych treści marketingowych. Zamiast wysyłać jedną uniwersalną wiadomości do wszystkich, można dostosować treść do określonych grup odbiorców, co zwiększa skuteczność kampanii i pozwala umieścić Wasze listy poza folderem „Wiadomości śmieci”.
Zobacz także: One-Click unsubscribe na serwerach Google, Yahoo i AOL
Wiedząc do kogo wysyłacie można personalizować treści które lepiej odpowiadają na potrzeby użytkowników i są bardziej atrakcyjne, co podnosi wskaźniki otwarć i klikalności. Dodatkowo wiedząc, że wysyłacie pocztę na przykład do serwerów Google (GMail, Google Workspace) można poprosić odbiorców aby dodali Wasz adres do książki adresowej co będzie bardzo ważnym sygnałem dla filtra antyspamowego GMail, że mailingi są ważne dla odbiorców i nie powinny być w przyszłości klasyfikowane jako spam.
Polecany temat: Dlaczego moje maile trafiają do spamu na kontach Gmail?
Segregacja adresów e-mail według dostawców poczty jest strategicznym krokiem, który pomaga zwiększyć sukces kampanii marketingowych a w szczególności cold mail. Dzięki niej można lepiej zarządzać wysyłkami, unikać problemów z filtrami antyspamowymi i tworzyć bardziej efektywne, personalizowane treści dopasowane do serwisów pocztowych.
Dla przykładu wiedząc, że wiadomości będą odbierane w Gmail można skorzystać z dodatkowych funkcji obsługiwanych przez GMail np. obsługę ankiet osadzonych w mailu. Wszystko to przekłada się na większe szanse na dostarczenie przekazu marketingowego bezpośrednio do skrzynki odbiorcy, zwiększając tym samym skuteczność działań marketingowych.
Zobacz także: Weryfikacja poprawności adresów e-mail (Emailable)
Szyfrowane połączenia i zwroty własne
Przechodząc do opcji programu (patrz powyższy rysunek) można włączyć dwie funkcje do wykrywania błędnych adresów tzn. Używaj wew. bazy błędnych adresów oraz Używaj oceny z serwisu Emailable. Pierwsza funkcja bierze podczas weryfikacji twarde i miękkie zwroty z Państwa poprzednich wysyłek. Druga funkcja wspomaga się wcześniejszą oceną adresów, którą wykonali Państwo w usłudze Emailable.
Dodatkowo można wyłączyć szyfrowana połączenia do serwerów DNS czyli nie zaznaczać Używaj DNS (DoT) od Google i Cloudflare. To w niektórych przypadkach przyspiesza analizę adresów e-mail. Z drugiej strony włączenie tej funkcji powoduje, że AnoMail szyfruje połączenie (DoT, DNS over TLS) do serwerów Google/CloudFlare a tym samym zwiększa prywatność i bezpieczeństwo połączeń.
Patrz: Automatyczna obsługa zwrotów z niedostarczonej poczty
Porządkowanie adresów na podstawie domen
W przypadku wysyłania cold mailingu ważne jest także aby nie wysyłać kilku wiadomości na różne adresy w tej samej domenie. Nic tak nie denerwuje odbiorców jak zaspamowanie ich skrzynek firmowych taką samą wiadomością kierowaną na różne adresy w tej samej domenie np. kontakt@firma.pl, biuro@firma.pl, info@firma.pl.
Dlatego przed wysyłką zapytań o możliwość przesłania oferty z listy wysyłkowej trzeba usunąć powtarzające się adresy w tej samej domenie. W programie AnoMail należy nacisnąć przycisk Porządkuj a następnie wybrać funkcję Usuń/Sortuj adresy na podstawie domen.
Program oznaczy na czerwono adresy e-mail z tej samej domeny. Oczywiście darmowe skrzynki pocztowe (WP, Onet, GMail itp.) są pomijane czyli AnoMail nie traktuje ich jako adresy z tej samej firmy. Potem Państwo sami wybieracie czy zostawić na liście kontaktowej np. imienne adresy pracowników np. nowak.jan@ czy raczej wolicie wysłać mailing na zbiorcze skrzynki np. biuro@.
Zobacz: Zasady wysyłania zimnych maili lub zapytań o możliwość przesłania oferty
Po co segregować adresy e-mail przed wysyłką?
Jeżeli zakupili Państwo nową domenę lub nowy serwer wysyłkowy to żaden z dużych dostawców poczty nie przyjmie od Państwa masowej korespondencji jeżeli Was nie zna. Dlatego przeprowadza się tzw. rozgrzewkę adresu IP serwera oraz domeny.
W tym celu bazę adresową dzieli się na mniejsze części i wydziela z niej adresy z GMail, Yahoo, Microsoft, WP, Onet, Interia tak aby do nich od razu nie wysyłać dużej ilości wiadomości, które z pewnością zostaną odrzucone ze względów antyspamowych z komunikatem np. „GMail system has detected an unusual rate unsolicited mail originating from your IP address” czyli w tłumaczeniu „system GMail wykrył nietypową ilość niechcianej poczty pochodzącej z Twojego adresu IP„.
Wysyłka wiadomości do dużych dostawców poczty rozłożona w czasie
Rozgrzewanie adresu IP i domeny to proces stopniowego zwiększania liczby wysyłanych e-maili z nowego lub mało używanego adresu IP/domeny, w celu zbudowania dobrej reputacji nadawcy. Kluczowym celem tego procesu jest uniknięcie oznaczania wiadomości jako spam, co mogłoby się zdarzyć, gdyby duża liczba e-maili została wysłana nagle z nieznanego źródła.
Proces rozpoczyna się od wysyłki małych partii wiadomości do zaangażowanej i interesującej się odbiorcami bazy adresowej, a następnie stopniowo zwiększa się ich liczbę w miarę uzyskiwania pozytywnych sygnałów dotyczących dostarczalności i zaangażowania, takich jak otwarcia i kliknięcia. Regularna analiza raportów zwrotnych oraz monitorowanie współczynników dostarczalności pomaga w odpowiednim dostosowywaniu tempa rozgrzewania.
Usuwanie tymczasowych i darmowych skrzynek
Wysyłanie masowych zapytań na darmowe lub tymczasowe adresy e-mail to strategia, która często przynosi więcej szkód niż korzyści. Po pierwsze, zwraca negatywną uwagę na markę, obniżając jej reputację. Odbiorcy postrzegają takie wiadomości jako spam, co zniechęca do interakcji, zwłaszcza jeżeli nie znają nadawcy lub nie czekają na żadne maile od Państwa.
Po drugie, e-maile wysłane na tymczasowe adresy zwykle nigdy nie są otwierane, co prowadzi do niskich wskaźników zaangażowania. Co więcej, korzystanie z takich praktyk może skutkować sankcjami od dostawców usług e-mail, którzy monitorują i filtrują takie działania. Warto zainwestować w budowanie autentycznej bazy odbiorców, dbając o jakość, a nie ilość.
Aby usunąć z listy wysyłkowej darmowe oraz tymczasowe adresy naciskamy przycisk Porządkuj i wybieramy funkcję Usuń darmowe lub tymczasowe konta. Przypominamy że wysyłanie zapytań o możliwość przesłania oferty na chybił trafił (ang. spray and pray) nie jest dobrym pomysłem. Lepiej wykorzystać technikę zwana zimne maile.
Z kolei używając funkcji Usuń adresy z zastrzeżonymi słowami można podać kryterium np. @wp.pl; @yahoo.com; @gmail.com i wtedy program usunie odbiorców, którzy korzystają ze skrzynek na WP, Yahoo oraz Gmail.
inne funkcje do porządkowania baz adresowych
Program AnoMail oferuje wiele funkcji do czyszczenia i porządkowania baz adresów e-mail. Funkcje te dostępne są w module wysyłkowym pod przyciskiem Porządkuj. Przed rozpoczęciem wysyłek e-mailowych niezbędne jest przeprowadzenie porządkowania adresów e-mail.
Na szczególną uwagę zasługują następujące funkcje:
- „Usuń zastrzeżone adresy e-mail” – eliminuje adresy lub domeny odbiorców, do których nie należy wysyłać korespondencji, bazując na lokalnej lub sieciowej liście zastrzeżonej. Ta lista ma pierwszeństwo nad innymi więc nawet jak ktoś zapomni użyć tej funkcji to program i tak nie pozwoli wysłać wiadomości e-mail na adres e-mail wpisany na czarną listę.
- „Usuń adresy z zastrzeżonymi słowami” – pozwala usunąć adresy zawierające określone słowa np. admin, abuse, postmaster, które są niepożądane na liście wysyłkowej. Ta funkcja umożliwia także usunięcie z Państwa listy wysyłkowej adresów e-mail należących do Waszej konkurencji. Wystarczy wpisać nazwy Waszych konkurentów lub słowa związane z Państwa branżą.
- „Automatyczne usuwanie dubli” – ta funkcja jest włączona domyślnie więc podczas odczytywania bazy lub podczas wklejania adresów e-mail do programu wykonywana jest deduplikacja czyli AnoMail usuwa powtarzające się adresy e-mail.
tematy, które mogą przydać się na później:
Program do zbierania maili firmowych
Oprogramowanie AnoMail to program do zbierania maili z Internetu oraz wysyłania zapytań o możliwość przesłania zapytań Ma wbudowane 3 moduły służące do zbierania adresów e-mail bezpośrednio ze stron internetowych. Moduły te dostępne są w głównym oknie programu pod przyciskiem Importuj.
Wysyłka wiadomości bez serwera dostawcy poczty
W AnoMail możliwa jest wysyłka wiadomości bez serwera dostawcy poczty. Program wysyła wiadomości z serwera lokalnego czyli tzw. localhost. Ten tryb wysyłki zalecany jest tylko dla zaawansowanych użytkowników gdyż wymaga stałego adresu IP oraz zmian konfiguracji rekordu SPF w domenie wysyłkowej.
Program do wysyłania ofert poprzez e-mail
AnoMail ułatwia wysyłanie spersonalizowanych ofert handlowych za pośrednictwem poczty e-mail. Z racji tego, że każdy odbiorca jest traktowany indywidualnie to można przygotować dla niego różne treści, różne obrazki lub ceny produktów itp.
