Cold mailing a kwestie prawne
wysyłanie zimnych maili
Co to jest cold mail czyli zimny mail?
Cold mailing, często stosowany w marketingu i sprzedaży, to strategia polegająca na wysyłaniu wiadomości elektronicznych do osób, z którymi nadawca wcześniej nie miał żadnych relacji biznesowych, aby nawiązać nowy kontakt i ewentualnie sprzedać produkty lub usługi.
Mimo że jest to powszechna praktyka, jej legalność budzi wiele pytań, szczególnie w kontekście przepisów RODO, oraz krajowych ustaw, takich jak Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną (UŚUDE) i Prawo Komunikacji Elektronicznej (PKE).
Cold mailing jest formą marketingu bezpośredniego i jeżeli jest wykonany zgodnie z zasadami tworzenia zimnych maili to będzie zgodny z obowiązującym prawem. Brak formalnej definicji cold mailingu powoduje trudności w jego ocenie prawnej i stosowaniu w praktyce. W szczególności, granice między cold mailingiem a innymi formami marketingu – legalnego i nielegalnego – są płynne, co dodatkowo utrudnia odpowiednie przestrzeganie przepisów prawa.
Zobacz: Jak unikać błędów w cold mailingu?
Czy zimny mail jest legalny zgodnie z obowiązującym prawem w Polsce?
Odpowiedź brzmi tak pod warunkiem, że cold mail jest napisany zgodnie z zasadami pisania zimnych maili czyli w pierwszym kroku prosimy o zgodę na dalszy kontakt a dopiero w kroku drugim przedstawiamy ofertę (informację handlową). Pierwszy mail nie może mieć charakteru niezamówionej informacji handlowej. Informacje handlowe wyślemy dopiero w drugim kroku gdy odbiorca wyrazi na to zgodę.
Pisząc zimne maile należy dobrze dobrać grupę docelową oraz zamieścić w treści odpowiedzi na poniższe pytania. To zmniejszy ilość zgłoszeń antyspamowych oraz zwiększy zainteresowanie odbiorców tym co Państwo wysyłacie.
Zimny mail a kwestie RODO
Zimnie maile powinny być wysyłane na imienne adresy pracowników. W związku z tym trzeba zwrócić uwagę na RODO, czyli Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych oraz krajowe przepisy prawne, takie jak art. 51 i 76 Konstytucji RP, podkreślają konieczność ochrony prywatności i danych osobowych. Artykuł 8 Karty Praw Podstawowych gwarantuje każdemu prawo do ochrony danych osobowych, które muszą być przetwarzane rzetelnie, w określonych celach i za zgodą osoby, której dane dotyczą.
Zgodnie z artykułem 5 RODO dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty; zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach; oraz stosowne i ograniczone do konkretnych celów.
Zobacz: Klasyfikator adresów pod kątem RODO
Najpierw zapytanie a dopiero potem informacja handlowa
Zgodnie z UŚUDE, przesyłanie niezamówionej informacji handlowej do osób fizycznych bez ich uprzedniej zgody jest zabronione. Obejmuje to zarówno konsumentów, jak i pracowników firm. W przypadku osób prawnych, konieczne jest uzyskanie zgody zgodnie z art. 172 Prawa telekomunikacyjnego, który zabrania wykorzystywania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych do celów marketingowych bez zgody użytkownika końcowego.
Dlatego zamiast wysyłania zwykłych zapytań o możliwość przesłania oferty zalecamy wykorzystać cold mailing, który sprawdza się wyśmienicie pod warunkiem gdy jest przygotowany zgodnie z zasadami pisania zimnych maili.
Cold mail - dwuetapowy kontakt biznesowy
W praktyce aby cold mailing był zgodny z prawem, musi przyjąć formę dwuetapową. W pierwszym etapie firma wysyła wiadomość zapraszającą do wyrażenia zgody na otrzymywanie dalszych informacji handlowych. Pierwszy mail nie może sam w sobie nie może być niezamówioną informacją handlową. Dopiero po uzyskaniu zgody, możliwe jest wysłanie właściwej oferty.
Warto również dokładnie analizować, do kogo kierowane są wiadomości, aby uniknąć naruszenia przepisów lub wysyłki nie do tych odbiorców co trzeba. Na przykład imienne adresy pracowników mogą być używane tylko wtedy, gdy adresat wyraził zgodę na otrzymywanie informacji handlowych lub jego adres e-mail jest publicznie dostępny i wskazany jako kontaktowy.
W związku z tym w pierwszym kroku zalecamy wysłać „prawdziwy” cold mail a nie niezamówioną informację handlową, która udaje cold maila. Dlatego trzeba dobrze dobrać grupę docelową, spersonalizować maila oraz na końcu zadać pytanie czy można przesłać dalsze informacje.
Zobacz: Jak pisać zimne maile aby uzyskać efekt marketingowy?
Artykuł 398 Prawo Komunikacji Elektronicznej (PKE)
Dnia 10 listopada 2024 r. weszły w życie nowe przepisy PKE, które ustanawiają jednolite zasady w zakresie uzyskiwania zgód na marketing bezpośredni oraz przesyłanie informacji handlowych. Zgodnie z artykułem 398 PKE, każda forma marketingu bezpośredniego wymaga uzyskania odpowiedniej zgody od abonenta lub użytkownika końcowego, niezależnie od wybranego kanału komunikacyjnego (telefon, e-mail, SMS). To oznacza, że na kontakt handlowy poprzez e-mail oraz SMS musimy pozyskać odrębne zgody.
Przepisy mają na celu uproszczenie procedur, lecz jednocześnie stawiają wyższe wymagania co do precyzji i szczegółowości zgód. Ważną zmianą w porównaniu do wcześniejszych regulacji jest także rozszerzenie ochrony, która obejmuje teraz nie tylko osoby fizyczne, ale również prawne, co jest istotne w kontekście komunikacji między przedsiębiorstwami (B2B).
Od 10 listopada 2024 r. kwestie zgody na marketing bezpośredni będą regulowane przez art. 398 ustawy PKE, zastępując dotychczasowe regulacje z Prawa telekomunikacyjnego i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Dotychczas zebrane zgody pozostają ważne, pod warunkiem, że były zebrane prawidłowo.
Cold mail nie może być niezamówioną informacją handlową
Prawo cały czas zakazuje stosowania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych oraz automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego lub przesyłania niezamówionej informacji handlowej bez uzyskania wcześniejszej zgody. Po to własne jest cold mail aby nawiązać relację z odbiorcą i uzyskać od niego zgodę na kontakt w celach marketingowych.
Informacja handlowa to wszelkiego rodzaju komunikaty które mają na celu promowanie towarów, usług, wizerunku przedsiębiorcy lub osiągnięcie innego efektu handlowego. Informacja handlowa musi być dostarczana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, co oznacza wymóg uzyskania uprzedniej zgody odbiorcy na tej otrzymywanie.
Oprogramowanie do wysyłki cold mailingu
Nasze oprogramowanie ułatwia prowadzenie zgodnych z prawem kampanii cold mailingowych. AnoMail wspomaga automatyzację procesów wysyłki wiadomości oraz zarządzanie zgodami odbiorców. Dzięki funkcjom personalizacji i automatyzacji, AnoMail pomaga uniknąć błędów prawnych i optymalizuje cały proces od momentu pozyskania adresu do momentu wyrażenia zgody na dalszy kontakt.
Program AnoMail umożliwia wysyłanie spersonalizowanych wiadomości do starannie wyselekcjonowanych grup odbiorców, a także zarządzanie bazą danych potencjalnych klientów w sposób zgodny z przepisami ochrony danych osobowych. Co więcej, oferuje narzędzia do monitorowania wyników kampanii, co pozwala na bieżąco śledzić efektywność działań marketingowych i dostosowywać strategię w zależności od wyników.
Polecany temat: Prospecting czyli wyszukiwanie potencjalnych klientów
Zbieranie adresów e-mail na potrzeby zimnych maili
Pozyskiwanie danych do cold mailingu powinno także odbywać się zgodnie z przepisami. Dane mogą być zbierane z publicznie dostępnych źródeł (np. strony internetowe) lub pozyskiwane w trakcie bezpośrednich kontaktów biznesowych (np. wymiana wizytówek). Kluczowe jest, aby w każdej sytuacji uzyskać wyraźną zgodę odbiorcy na przesyłanie informacji handlowych. Nawet kontakt początkowy powinien być prowadzony w sposób, który zapewnia, że potencjalny klient wyrazi zgodę na dalszą komunikację.
W kontekście RODO, przetwarzanie danych osobowych do celów marketingowych może być uzasadnione, jeżeli administrator może wykazać prawnie uzasadniony interes, jednak konieczne jest dokładne rozważenie, czy taki interes istnieje w przypadku każdej kampanii cold mailingowej. W przeciwnym razie konieczne będzie uzyskanie uprzedniej zgody osoby, której dane są przetwarzane.
Prawnie uzasadniony interes może dotyczyć na przykład sytuacji, w której istnieje obopólna korzyść dla firmy i odbiorcy, a przetwarzanie danych nie narusza praw osoby, której dane są przetwarzane. Dla każdej kampanii cold mailingowej, firma musi dokładnie ocenić, czy rzeczywiście istnieje taki uzasadniony interes.
Nie wymagamy weryfikacji odbiorców przed dodaniem do bazy
Z racji tego, że wszystkie adresy e-mail będące w Państwa posiadaniu znajdują się w Państwa komputerze a nie na naszych serwerach, nie wymagamy potwierdzenia adresu e-mail przed wprowadzeniem go do programu AnoMail.
W związku z tym nie musicie prosić swoich stałych klientów o potwierdzanie czegokolwiek oraz nie musicie nam przedstawiać zgód marketingowych otrzymanych od Waszych odbiorców. Państwo decydujecie czyj adres e-mail lub numer telefonu dodajecie do baz adresowych.
W ramach naszej usługi mailingowej nie wysyłamy każdemu odbiorcy z Państwa bazy danych, wiadomości potwierdzającej jego zainteresowanie otrzymywaniem Waszych wiadomości. Ponadto w stopce maila nie umieszczamy żadnych informacji o naszym systemie wysyłkowym gdyż AnoMail należy do oprogramowania typu white label.
W AnoMail macie Państwo pełną kontrolę na treścią wysyłanych wiadomości e-mail oraz swobodę w dodawaniu adresów e-mail do Waszej bazy.
Usuwanie adresów z listy wysyłkowej czyli link wypisania w stopce wiadomości
Wiadomość wysłana z AnoMail nie musi mieć stopki z linkiem wypisania, jednak zalecamy taki link wstawić aby odbiorcy w łatwy sposób mogli zrezygnować z otrzymywania od Państwa korespondencji e-mail. Im łatwiej będzie się wypisać z Państwa listy mailingowej tym będzie mniej zgłoszeń antyspamowych.
Zimny mail a kwestie prawne
Jeśli cold mailing jest realizowany zgodnie z prawem, może być skuteczną techniką marketingową umożliwiającą nawiązanie wartościowych kontaktów biznesowych. Przy użyciu odpowiednich narzędzi, takich jak AnoMail, proces ten może być uproszczony i przeprowadzony w sposób zgodny z przepisami, co minimalizuje ryzyko naruszeń i maksymalizuje efektywność kampanii.
Kluczem do skutecznego cold mailingu jest świadome podejście do kwestii prywatności, zrozumienie i zastosowanie się do lokalnych i europejskich regulacji oraz wykorzystanie odpowiednich narzędzi, które ułatwiają zarządzanie procesem wysyłkowym.
Pokrewny temat: Jak przeczyścić bazy adresowe przed wysyłką zimnych maili?
Polecane tematy związane z wysyłką e-mailingów:
Narzędzie do wysyłania mailingu tanio i bez abonamentu
AnoMail to świetne narzędzie do wysyłania mailingu dzięki, któremu można ograniczyć koszty wysyłki newsletterów praktycznie do zera gdyż nie jest pobierana opłata abonamentowa oraz nie ma opłat za każdą wysłaną wiadomość e-mail
Praca w grupie w programie mailingowym AnoMail
Program AnoMail został zaprojektowany do pracy na jednym lub wielu stanowiskach. W przypadku potrzeby użycia programu w grupie kilku czy też kilkudziesięciu użytkowników z jednej firmy, którzy znajdują się w tej samej lokalizacji lub w rozproszonych oddziałach należy zainstalować program u każdego z użytkowników z osobna
Dodawanie adresów z rezygnacji na listę zastrzeżoną
AnoMail oferuje funkcję automatycznego wypisywania się tzn. odbiorca otrzymuje wiadomość z linkiem rezygnacji. Najprostszym sposobem na dodawanie adresów z rezygnacji na listę zastrzeżoną i zablokowanie wysyłek do wszystkich odbiorców, którzy wyrazili chęć rezygnacji z mailingów jest dodanie ich na listę zastrzeżoną.
