Raport wysyłki mailingu
analiza dostarczalności poczty
Raporty z wysyłki do oceny dostarczalności poczty
Program AnoMail działa w Państwa lokalnym komputerze a nie na serwerze pocztowym lub stronie internetowej więc nie ma dostępu do statystyk i dlatego aby ocenić czy poczta dotarła do odbiorcy musi mieć dostęp do tzw. zwrotów z niedostarczonej poczty. W związku z tym konieczne jest uruchomienie w lokalnym module subskrypcji (zielona ikona na pulpicie) obsługi z niedostarczonej poczty.
Dzięki temu po wysyłce AnoMail będzie miał podgląd adresów z niedostarczonej poczty a tym samym będzie mógł Wam przedstawić do kogo poczta dotarła itd. AnoMail rozpoznaje twarde i miękkie zwroty, blokady antyspamowe (RBL), autorespondery itd. Następnie porównuje adresy e-mail z listy wysyłkowej z adresami do których nie można było dostarczyć wiadomości.
Aby zobaczyć do kogo poczta dotarła lub do kogo nie można było dostarczyć wiadomości należy nacisnąć przycisk Sprawdź maile i wybrać funkcję Pokaż raport wysyłki dla bieżącego grupy odbiorców. Zostanie wyświetlone okno przedstawione poniżej. Klikając przycisk Usuń błędne można szybko usunąć z listy wysyłkowej te adresy do których poczta nie dotarła.
W razie konieczności przechodząc do Menu Plik można zapisać błędne adresy z podziałem na twarde zwroty, miękkie odbicia oraz blokady antyspamowe aby móc wykonać na nich dodatkowe operacje np. skontaktować się z właścicielem adresu i poprosić o podanie nowego maila do kontaktu.
Blisko 100% dokładność oceny adresów e-mail
Mechanizm weryfikacji błędnych adresów e-mail po zakończonej wysyłce oferuje dokładność na poziomie zbliżonym do 100%. Jest to możliwe dlatego, że program analizuje odbicia, które wracają na Państwa konto i na tej podstawie określa czy dany adres jest prawidłowy czy też nie. Dzięki temu funkcja pozawala zachować aktualność bazy na najwyższym poziomie.
Minus tego jest taki, że program „wie” czy odbiorca nie ma zapchanej lub zablokowanej skrzynki, dopiero po zakończonej wysyłce gdy serwer pocztowy odrzuci przyjęcie wiadomości z komunikatem np. „przepełniona skrzynka”. Zalecamy usunąć wszystkie adresy z odbić i nie ponawiać na nie wysyłek, bo systemy antyspamowe odnotowują każdą nieudaną próbę dostarczenia wiadomości.
Co oznaczają poszczególne elementy raportu dostarczalności?
AnoMail automatycznie rozpoznaje twarde (ang. Hard bounces) i miękkie zworty (ang. Soft bounces), blokady antyspamowe (RBL) oraz autorespondery itp. Podgląda adresów dostępny jest w głównym oknie programu po naciśnięciu przycisku Odbiorcy/Kontakty i wybraniu Adresy e-mail z niedostarczonej poczty. Na tej samej zasadzie można podejrzeć adresy z autoresponderów lub teksty do zgód i rezygnacji.
W kolorze zielonym oznaczono adresy odbiorców do których poczta dotarła (ang. Deliverable). W kolorze czerwonym oznaczono twarde zwroty (ang. Hard bounces) czyli adresy, które wskazują na trwały problem z dostarczeniem, taki jak nieistniejący adres e-mail. Tego typu odbicia zazwyczaj wymagają usunięcia adresu z listy mailingowej, ponieważ próby ponownego wysłania wiadomości skończą się niepowodzeniem.
Na pomarańczowo pokazano miękkie zwroty (ang. Soft bounces), które mogą być spowodowane np. przepełnioną skrzynką odbiorcy lub problemami z serwerem. Miękkie zwroty sugerują, że można spróbować ponownie wysłać wiadomość w późniejszym czasie.
Odbicia antyspamowe występują, gdy wiadomość zostaje odrzucona przez systemy antyspamowe serwera odbiorcy z powodu podejrzenia o spam. Może to być spowodowane treścią wiadomości, reputacją nadawcy lub innymi czynnikami, które system uzna za charakterystyczne dla spamu.
Naciskając przycisk Usuń błędne, program usunie wszystkie błędne adresy i na liście wysyłkowej zostaną tylko prawidłowe adresy więc następnym razem gdy wyślecie pocztę do tej samej grupy to dostarczalność powinna być na 100% poziomie.
Pokrewny temat: Jak włączyć obsługę niedostarczonej poczty?
Resetowanie list z odbić czyli niedostarczonej poczty
Okresowo zalecamy także kasować listę adresów e-mail z blokad antyspamowych (RBL) lub miękkich odbić zwłaszcza jeżeli wcześniej przeczyścili Państwo swoje bazy lub usunęli z nich wszystkie nieprawidłowe adresy. Aby skasować daną listę odbić należy przejść do Menu Opcje i wybrać odpowiednią funkcję np. Resetuj listę z odbić antyspamowych.
Warto z tego skorzystać gdy Wasz serwer trafił na listy spamerów a teraz już na nich nie widnieje. Po skasowaniu listy RBL program AnoMail „zapomni”, że już wysyłał coś na dany adres, który wcześniej znajdował się na liście blokad antyspamowych.
UWAGA: W przypadku wysyłek zapytań lub zimnych maili nie zalecamy czyszczenia list adresów ze zwrotów. W przypadku wysyłek do stałej bazy klientów można czyścić listy aby uniknąc sytuacji, że klient miał zapchaną skrzynkę i teraz program usuwa jego adres z listy wysyłkowej.
Jaka jest dopuszczalna ilość odbić?
Dopuszczalna ilość odbić w przypadku masowych wysyłek może różnić się w zależności od jakości bazy, tego co i do kogo wysyłamy, ale ogólnie rzecz biorąc, warto dążyć do jak najniższego poziomu odbić.
Za akceptowalną normę, przy wysyłkach do zweryfikowanych i aktualnych baz adresowych, przyjmuje się:
- Twarde odbicia (hard bounces) – poniżej 2%. Odbicia powyżej 5% stanowią wskaźnik alarmowy.
- Miękkie odbicia (soft bounces) są bardziej akceptowalne niż twarde, o ile nie przekraczają kilku procent.
- Odbicia antyspamowe (uznanie za spam) powinny być minimalne, najlepiej poniżej 0,1%.
Wysokie wskaźniki odbić mogą skutkować obniżeniem reputacji nadawcy i problemami z dostarczalnością w przyszłości. Dlatego przed każdą nową wysyłką powinni Państwo przeczyścić swoją bazę wysyłkową i usunąć z niej adresy odbiorców do których poprzednio nie można było dostarczyć poczty.
Obsługa odbić z niedostarczonej poczty
Raporty z wysyłki zasilane są danymi z tzw. zwrotów własnych (ang. Bounces), które po wysyłce przychodzą na konto pocztowe z którego wysyłana jest korespondencja e-mail. Dlatego w pierwszej kolejności należy przejść do Ustawień lokalnego modułu subskrypcji (patrz zielona ikona AnoMail na pulpicie Windows) i włączyć automatyczną obsługę niedostarczonej poczty.
Po włączeniu obsługi tzw. odbić czyli zwrotów z niedostarczonej poczty e-mail, moduł subskrypcji będzie zaglądał na Państwa konto pocztowe w poszukiwaniu zwrotów (ang. Mailer Daemon) i usuwa je z serwera a następnie przekazuje do modułu wysyłkowego AnoMail. Moduł subskrypcji działa bezobsługowo i pomija zwykłe listy.
Lokalny moduł subskrypcji powinien logować na Państwa konto (to samo z którego wysyłana jest poczta) w odstępach 5 lub 15 minut. Dzięki temu nie dojdzie do zapchania skrzynki w przypadku dużej ilości odbić.
Warto kliknąć przycisk Wprowadź swoje domeny lub adresy e-mail i wpisać wszystkie domeny, z których wysyłana jest przez Państwa poczta. Dzięki temu zwiększy się skuteczność wykrywania odbić.
Czym są zwroty z niedostarczonej poczty?
Zwroty z niedostarczonej poczty e-mail, znane również jako odbicia (ang. bounces), to komunikaty wysyłane przez serwery pocztowe w odpowiedzi na próby dostarczenia wiadomości e-mail, które z różnych powodów nie dotarły do zamierzonego adresata. Odbicia te są istotnym elementem monitorowania skuteczności kampanii e-mail marketingowych oraz funkcjonowania systemów pocztowych.
Zwroty dzielą się głównie na trzy typy: odbicia twarde (hard bounces) i odbicia miękkie (soft bounces) oraz blokady antyspamowe (RBL).
Odbicia twarde występują, gdy wiadomość e-mail nie może zostać dostarczona z powodu trwałych problemów. Przyczyny mogą obejmować nieistniejący adres e-mail, domenę, która nie obsługuje poczty, czy blokowanie adresu e-mail przez serwer odbiorcy. Tego rodzaju odbicia są zazwyczaj ostateczne i adresy, które powodują twarde odbicia, powinny być usuwane z listy mailingowej, aby uniknąć negatywnego wpływu na reputację domeny nadawcy.
Odbicia miękkie są natomiast wynikiem tymczasowych problemów z dostarczeniem wiadomości. Mogą być spowodowane pełną skrzynką odbiorczą adresata, tymczasowymi problemami technicznymi po stronie serwera odbiorcy, czy limitami transferu danych. W przypadku odbić miękkich zaleca się ponowienie próby dostarczenia wiadomości po pewnym czasie, zanim adres zostanie usunięty z listy.
Blokada antyspamowa następuje gdy odbiorca nie przyjmuje poczty od Państwa ze względu na wykrycie w wiadomości e-mail elementów typowych dla spamu lub gdy Państwa serwer wysyłkowy znajduje się na listach spamerskich (ang. RBL). W takim przypadku poczta jest odrzucana i AnoMail rozpoznaje odbicie antyspamowe.
Utrzymaj higienę swojej bazy wysyłkowej
Monitorowanie odbić jest kluczowe dla utrzymania zdrowej listy mailingowej i zapewnienia wysokich wskaźników dostarczalności. Wysoki odsetek twardych odbić może wskazywać na problemy z jakością listy mailingowej, takie jak przestarzałe adresy lub zbierane w nieodpowiedni sposób dane kontaktowe.
Utrzymywanie czystej listy pomaga poprawić reputację nadawcy wśród dostawców usług pocztowych, co z kolei zwiększa szanse na to, że przyszłe wiadomości trafią do skrzynek odbiorczych adresatów. Zasada jest taka, nie wysyłamy poczty ponownie na adresy, które generują odbicia.
Śledzenie otwarć i kliknięć w newsletterach
Śledzenie skuteczności wysyłek newsletterów do osób, które wyraziły zgodę na otrzymywanie Państwa wiadomości, jest jak najbardziej wskazane. Jednak w przypadku wysyłek zimnych maili do nieznajomych odbiorców ryzyko utraty wiarygodności jest zbyt duże i można łatwo trafić do spamu, co może zaszkodzić reputacji nadawcy.
Dlatego nie zalecamy używania linków śledzących kliknięcia ani wstawiania obrazków śledzących otwarcia, ponieważ mogą one negatywnie wpłynąć na dostarczalność wiadomości e-mail. Systemy antyspamowe szybko rozpoznają, że korzystacie z narzędzi do masowej wysyłki e-mail, co może skutkować trafieniem wiadomości do folderu spam lub „oferty”.
Choć AnoMail jest niewidoczny dla filtrów antyspamowych, zastosowanie elementów śledzących sprawia, że odbiorcy łatwo zorientują się, że otrzymali masowy mailing. W kontekście cold mailingu, gdzie potencjalni odbiorcy nie są jeszcze zaznajomieni z Państwa działalnością, może to obniżyć skuteczność komunikacji.
Pokrewny temat: Gwarancja najlepszej oceny antyspamowej
Nie wysyłaj poczty na adresy generujące odbicia
Zalecamy usuwać wszystkie adresy e-mail z odbić aby nie wysyłać do nich poczty ponownie. Ponadto przed każdą wysyłką należy usuwać z listy wysyłkowej nieprawidłowe adresy. To pozwoli utrzymać wysoką jakość listy adresowej. Ponowne wysyłanie poczty na adresy e-mail, które generują odbicia, jest działaniem szkodliwym i nieefektywnym.
Odbicia twarde oznaczają, że adres e-mail nie istnieje, co czyni każdą kolejną próbę dostarczenia wiadomości bezcelową. Odbicia miękkie mogą wskazywać na tymczasowe problemy z serwerem odbiorcy lub pełną skrzynkę pocztową, jednak wielokrotnie powtarzane próby dostarczania mogą doprowadzić do trwałego oznaczenia jako spam. Każdy nieudany mailing jest rejestrowany przez filtry antyspamowe dostawców usług pocztowych.
Z czasem nadawcy, którzy regularnie wysyłają pocztę na niewłaściwe adresy lub są blokowani, tracą reputację w oczach systemów antyspamowych.
Obniżenie reputacji nadawcy skutkuje coraz częstszym trafianiem wiadomości do folderów spamowych również na prawidłowych i istniejących adresach e-mail. To wyraźnie obniża skuteczność kampanii e-mailowych i może prowadzić do całkowitej utraty zaufania ze strony dostawców usług pocztowych. Dlatego kluczowe jest regularne aktualizowanie listy mailingowej i usuwanie z niej adresów generujących odbicia.
Polecany artykuł: Czym są odbicia z niedostarczonej poczty?
Ścieżka zwrotna do sterowania niedostarczoną pocztą e-mail
Gdyby była taka potrzeba to użytkownicy licencji AnoMail Premium mogą ustawić tzw. ścieżkę zwrotną (ang. Return-Path) i przekierować wszystkie odbicia na wspólny adres np. zwroty@, aby potem weryfikować bazy na jednym komputerze czyli wysyłamy z kilku komputerów równocześnie a na jednym komputerze czyścimy bazy adresowe. Bazy poprzez dysk sieciowy lub chmurowy mogą być udostępnione pracownikom.
Ta funkcjonalność przeznaczona jest dla zaawansowanych użytkowników i nie powinna być używana przy wysyłkach cold mailingu lub zapytań o możliwość przesłania oferty. Można ją stosować przy wysyłkach do stałych klientów, którzy Państwa znają i do których już coś wysyłaliście wcześniej.
Niektóre filtry antyspamowe widząc manipulację w „ścieżce zwrotnej” mogą baczniej przyglądać się takiej wiadomości. W związku z tym NIE WOLNO przekierowywać zwrotów do innej domeny niż ta, z której wysyłana jest poczta. Użycie innej domeny w ścieżce zwrotnej powoduje, że list z automatu może być oznaczony jako spam.
Dla zaawansowanych: Jak ustawić wspólny adres do obsługi zwrotów?
Artykuły, które mogą przydać się później:
Deduplikacja lub podział adresów z osobnego pliku
Deduplikacja lub podział adresów z osobnego pliku jest to kolejna funkcja służąca do porządkowania baz adresowych w programie AnoMail. Dostęp do niej uzyskujecie Państwo po naciśnięciu przycisku Porządkuj, który znajduje się w module wysyłkowym AnoMail.
Dodawanie grafiki do wiadomości bez ingerencji w obrazek
Program AnoMail umożliwia dodawanie grafiki do wiadomości. Dzięki temu można do treści listu dodawać obrazki np. banery, zdjęcia, przyciski, które otrzymali Państwo od swojego grafika. Obrazek zostanie osadzony w liście więc grafika od razu wyświetli się u odbiorcy listu.
Osierocone adresy e-mail czyli porzucone konta pocztowe firm
Osierocone adresy e-mail to porzucone konta pocztowe firm, które kiedyś funkcjonowały a potem przestały być aktualne. Ze względów antyspamowych zalecamy usunąć takie adresy z listy wysyłkowej
