Odbicia czyli zwroty
z niedostarczonej poczty e-mail
AnoMail obsługuje odbicia e-mail
Zwroty z niedostarczonej poczty, zwane także odbiciami (ang. bounces), to powiadomienia generowane przez serwery poczty informujące nadawcę o niemożności dostarczenia wiadomości do odbiorcy. AnoMail w każdej opcji licencji potrafi zarządzać automatycznie zwrotami z niedostarczonej poczty i dzielić na twarde i miękkie zwroty, autorespondery oraz blokady antyspamowe (RBL).
Wyróżnia się dwa główne rodzaje odbić: miękkie (ang. Softbounces), które są wynikiem tymczasowych problemów, takich jak pełna skrzynka odbiorcy czy chwilowe niedostępności serwera, oraz twarde (ang. Hardbounces), które wskazują na trwałe przeszkody, jak nieprawidłowy adres e-mail czy usunięte konto odbiorcy.
Obsługa zwrotów e-mail w każdej wersji licencji
Skuteczne zarządzanie odbiciami jest kluczowe dla utrzymania wysokiej jakości komunikacji e-mailowej i uniknięcia problemów z obniżeniem reputacji nadawcy. Wysyłanie ponowne e-maili na adresy generujące odbicia (tzw. bounces) może zwiększyć ryzyko, że Państwa wiadomości trafią do folderu spamu.
Aby uniknąć tego problemu, należy w AnoMail włączyć funkcję obsługi zwrotów z niedostarczonej poczty (patrz zielony moduł subskrypcji) oraz nacisnąć przycisk Sprawdź listę i usunąć adresy e-mail do których nie można było dostarczyć poczty. Służy do tego funkcja „Na podstawie zwrotów własnych”, która została przedstawiona na poniższym rysunku.
Dodatkowo warto użyć funkcji (patrz niżej) „Na podstawie filtrów antyspamowych RBL”. Ta funkcja usuwa z listy wysyłkowej odbiorców do których Państwa poczta nie dotarła ze względu na to, że została uznana przez serwer odbiorcy jako spam.
Podgląd adresów e-mail z odbić
Adresy odbiorców do których nie można było dostarczyć poczty zbierane są przez AnoMail i można uzyskać do nich dostęp z poziomu głównego okna programu. W tym celu należy nacisnąć przycisk Odbiorcy/Kontakty i wybrać funkcję Adresy z niedostarczonej poczty.
Adresy dzielone są na trzy grupy tj. twarde zwroty, miękkie odbicia oraz blokady antyspamowe. Ze względów antyspamowych zalecamy usuwać twarde i miękkie zwroty oraz adresy z blokad antyspamowych. Jeżeli już raz ktoś odrzucił przyjęcie Państwa poczty ze względu na znamiona spamu to nie zalecamy nic do niego wysyłać ponownie. Każda kolejna wysyłka kierowana na taki adres obniża reputację nadawcy.
Ile procent zwrotów to dobra wartość a ile zła?
Różni dostawcy poczty w swoich politykach antyspamowych określają dopuszczalne progi odbić np. do 10% twardych zwrotów czyli na 1000 wysłanych wiadomości odbić nie może być więcej niż 100. Aczkolwiek dobra ilość twardych zwrotów powinna być poniżej 2%.
Z kolei zgłoszeń antyspamowych powinno być jak najmniej czyli nie więcej niż 1%. Przy czym zgłoszenia antyspamowe dzielą się na automatyczne oznaczenia wiadomości jako spam (ang. Spambounces) i tu dopuszczalne jest poniżej 2% oraz skargi antyspamowe (ang. Spam Complains). W tym przypadku ilość zgłoszeń od niezadowolonych odbiorców nie powinna przekroczyć 0,1%.
Zobacz: Postmaster Tools od Google do analizy dostarczalności poczty
Automatyczna obsługa adresów z niedostarczonej korespondencji e-mail
AnoMail wykrywa twarde i miękkie odbicia oraz zwroty wiadomości ze względu na spam (blokady antyspamowe). Podgląd tych adresów dostępny jest pod przyciskiem Kontakty. W AnoMail nie ma informacji o skargach antyspamowych od niezadowolonych odbiorców gdyż te skargi wysyłane są do Państwa dostawcy poczty a nie do Was.
Pokrewny temat: Return-path czyli ścieżka zwrotna do obsługi odbić
Nie wysyłaj poczty na adresy ze zwrotów
Serwery pocztowe odbiorców interpretują powtarzające się odbicia (zwroty) jako niechciane działanie, co może skutkować zaklasyfikowaniem nadawcy jako typowego spamera, który nie weryfikuje swojej bazy. Dlatego przed każdą nową wysyłką trzeba usunąć listę nieprawidłowych odbiorców do których już coś próbowali Państwo wysłać ale poczta nie dotarła.
Pokrewny temat: Jak włączyć obsługę niedostarczonej poczty?
Obsługa odbić w AnoMail
W lokalny moduł subskrypcji dostępny w każdej opcji licencji AnoMail wbudowany jest mechanizm rozpoznawania zwrotów z niedostarczonej poczty. Program automatycznie rozpoznaje zwroty z podziałem na:
- Twarde zwroty (ang. Hardbounce) – nie można było dostarczyć poczty np. konto odbiorcy nie istnieje. Taki adres należy usunąć.
- Miękkie zwroty (ang. Softbounce) – na przykład konto odbiorcy jest pełne. Najczęściej oznacza to, że adresat nie korzysta z danej skrzynki i warto ją usunąć z listy wysyłkowej.
- Blokady antyspamowe (ang. SpamBlock) – poczta nie dotarła do odbiorcy, bo serwer pocztowy adresata odrzucił Państwa wiadomość ze względu na znamiona spamu.
- Autorespondery – pracownik jest na urlopie, pracownik zmienił adres itp. AnoMail zbiera takie maile oraz komentarze i warto je okresowo przejrzeć.
- Zgody – gdy odbiorca wyrazi zgodę na dalszy kontakt to AnoMail wykrywa taką zgodę i zapisuje adres odbiorcy lub sam wysyła wcześniej przygotowaną ofertę.
- Rezygnacje – gdy odbiorca kliknie w link rezygnacji to AnoMail zapisuje jego adres e-mail wraz z ewentualnymi komentarzami do wypisania.
Analiza zawartości głównego katalogu skrzynki
AnoMail przegląda zawartość tylko głównego katalogu skrzynki e-mail czyli tzw. Inbox. Nie zagląda do podkatalogów (patrz poniżej), które utworzycie Państwo na swoim koncie pocztowym. W związku z tym przed rozpoczęciem masowej wysyłki zalecamy aby opróżnić główną skrzynkę na którą będą przychodziły zwroty (odbicia) oraz rezygnacje i zgody na przesłanie oferty handlowej.
W związku z tym najlepiej swój obecny program pocztowy np. Outlook skonfigurować do odbierania poczty (protokół IMAP) z konta na którym działa moduł subskrypcji. Z poziomu programu pocztowego można utworzyć nowe katalogi np. Archiwum, Aktualne, Inne i przeciągnąć do nich stare lub bieżące wiadomości, tak aby nie zajmowały miejsca w głównym katalogu.
AnoMail do odbierania poczty używa protokołu POP3 więc usuwa wiadomości e-mail po ich przeanalizowaniu. Pomija standardowe listy i kasuje tylko odbicia (miękkie, twarde, blokady RBL, autorespondery, komunikaty itd.) oraz zgody i wypisy. Wszystkie dane przed skasowaniem pobierane są na dysk Państwa komputera i macie do nich dostęp w module wysyłkowym naciskając przycisk Odbiorcy/Kontakty.
Obsługa odbić na różnych stanowiskach
Podgląd adresów e-mail odbiorców do których nie można było wysłać poczty jest dostępny w głównym oknie programu AnoMail po naciśnięciu przycisku Odbiorcy/Kontakty. Komputer segreguje adresy z podziałem na twarde zwroty, miękkie odbicia oraz blokady antyspamowe.
W razie potrzeby adresy e-mail ze zwrotów mogą być synchronizowane między różnymi stanowiskami w Państwa firmie. Chodzi o to aby nie wysyłać ponownie poczty z firmy do odbiorców, do których poczta nie dotarła.
Analiza dostarczalności poczty po wysyłce
Ocena dostarczalności poczty e-mail jest ważnym elementem każdej kampanii marketingowej. Zaleca się jej przeprowadzenie 24 godziny po zakończonej wysyłce, aby zobaczyć, które wiadomości dotarły do odbiorców, a które nie. Program AnoMail jest skutecznym narzędziem wspierającym ten proces, umożliwiając dokładną analizę wyników wysyłki.
Dzięki AnoMail można zidentyfikować, do kogo e-mail dotarł, oraz którzy odbiorcy nie otrzymali wiadomości. Program dzieli niedostarczone wiadomości na trzy kategorie: twarde odbicia, miękkie odbicia oraz odbicia antyspamowe.
Twarde odbicia oznaczają, że wiadomość nie mogła być dostarczona z powodu nieistniejącego adresu e-mail, co sugeruje konieczność aktualizacji bazy danych. Miękkie odbicia wskazują na tymczasowe problemy, takie jak przepełniona skrzynka odbiorcy. Odbicia antyspamowe wynikają z blokady przez filtry antyspamowe, co może wymagać modyfikacji treści lub konfiguracji technicznych.
Ocena dostarczalności pozwala na szybką reakcję i optymalizację przyszłych kampanii. W związku z tym kliknij w głównym oknie programu przycisk Sprawdź maile i wybierz funkcję Pokaż raport wysyłki… Na koniec naciśnij przycisk Usuń błędne aby na liście wysyłkowej zostawić tylko prawidłowe adresy e-mail.
Blisko 100% skuteczność oceny adresów
Mechanizm oceny dostarczalności daje blisko 100% dokładność oceny adresu gdyż działa na podstawie odbić czyli próbujemy dostarczyć pocztę do serwera odbiorcy a ten przyjmuje wiadomość lub ją odrzuca. Na tej podstawie AnoMail wie do kogo poczta dotarła a czyj adres jest nieaktualny lub kto odrzuca przyjęcie Państwa wiadomości. Takie podejście daje najwyższą dokładność oceny aktualności adresów ale ma jedną wadę.
W przypadku dużych wysyłek mailingu do globalnych dostawców poczty takich jak Google, Yahoo, Microsoft itp. filtry antyspamowe widzą, że próbujecie dostarczyć pocztę na nieaktualne adresy i na tej podstawie mogą podjąć decyzję o umieszczeniu Państwa wiadomości w spamie lub o odrzuceniu Waszej przesyłki. Dlatego przed rozpoczęciem wysyłek do starej bazy warto ją przeczyścić oraz skorzystać z Zaawansowanego narzędzia do weryfikacji adresów (dodatkowo płatne).
Usuń nieaktualne adresy przed wysyłką
AnoMail Premium został zintegrowany z platformą Emailable, co umożliwia sprawdzenie aktualności adresów e-mail przed wysyłką. Dzięki temu możecie upewnić się, że Wasze wiadomości trafią tylko do istniejących i aktywnych skrzynek pocztowych. Emailable potrafi wykrywać także adresy toksyczne czyli odbiorców o niskiej reputacji, którzy zgłaszają wszystkie wiadomości jako spam.
Nie należy wysyłać poczty na nieistniejące adresy e-mail, ponieważ może to negatywnie wpłynąć na reputację nadawcy. Wysoki współczynnik wiadomości odbitych, zwłaszcza twardych odbić, sugeruje, że bazy danych są przestarzałe lub niskiej jakości. Na poniższym rysunku pokazano ocenę adresu e-mail, który został zakwalifikowany jako ryzykowny więc powinni Państwo takie adresy usunąć z listy wysyłkowej.
Dodatkowo, dostawcy usług pocztowych (GMail, Microsoft, Onet, Wp, itd.) monitorują próby dostarczenia poczty na nieistniejące konta i mogą blokować kolejne wysyłki od Państwa.
Polecany temat: Jak połączyć AnoMail z Emailable i otrzymać 250 bezpłatnych weryfikacji?
Opcja dodatkowo płatna ale dającą 99% dokładności
przy adresach z serwerów GMail
Bounces czyli odbicia z niedostarczonej poczty:
Platforma Emaillabs dostarczająca serwery chmurowe wraz z pełną statystyką wysyłek
AnoMail może wysyłać pocztę przez platformę Emaillabs oferującą serwery chmurowe smtp do masowych wysyłek e-mail z pełnymi statystykami kliknięć (CTR), otwarć (OR), odbić itp.
Synonimizer tematów czyli mieszacz tematów listów
Program AnoMail w odróżnieniu od zwykłych programów pocztowych pozwala do listu wprowadzić kilka tematów np. 20 różnych po to aby zmniejszyć ryzyko trafienia do spamu Państwa wiadomości tylko dlatego, że wysyłacie taką samą treść do wielu odbiorców.
Wyszukiwanie adresów e-mail firm wg słów kluczowych
AnoMail oferuje wyszukiwanie adresów e-mail firm wg słów kluczowych. Poprzez specjalną przeglądarkę o nazwie Patrz i pobierz podaje się słowa kluczowe na podstawie, których program ma znaleźć firmowe adresy e-mail
