obsługa niedostarczonej korespondencji

automatyczne wykrywanie zwrotów

Automatyczne wykrywanie zwrotów e-mail

Program AnoMail rozpoznaje nieistniejące adresy, zapchane skrzynki, autorespondery oraz odbiorców blokujących przyjęcie poczty od Państwa. Obsługa niedostarczonej korespondencji e-mail tzw. zwrotek lub odbić (ang. Bounces) to jedna z podstawowych funkcji naszego oprogramowania, z której szczególnie warto skorzystać. Dzięki tej funkcji uniknie się dodania serwera wysyłkowego na listy spamerów tylko dlatego, że wysyła się pocztę do nieaktualnej bazy.

Obsługa niedostarczonej korespondencji e-mail
Automatyczne usuwanie nieprawdłowych adresów e-mail

AnoMail potrafi zarządzać korespondencją zwrotną (Delivery Status Notification, Mailer daemon, Mail Administrator, Mail Delivery System lub Postmaster) i pokazać, które z adresów e-mail z Państwa listy mailingowej są nieprawidłowe i nadają się do kasacji. AnoMail rozpoznaje twarde zwroty (np. zły adres), miękkie zwroty (np. zapchana skrzynka odbiorcy), autorespondery (np. jestem na wakacjach) oraz wiele innych w tym rezygnacje czyli cofnięcie zgody na otrzymywanie mailingów.

Higiena bazy adresowej czyli dbanie o aktualność adresów e-mail

Po „oczyszczeniu” bazy adresowej z nieaktualnych adresów, dostarczalność korespondencji e-mail powinna być na poziomie minimum 98%. Oznacza to, że po wysłaniu 10 tysięcy wiadomości e-mail tzw. odbić (zwrotów) z niedostarczonej korespondencji nie powinno być więcej niż kilkadziesiąt. Nie unikniemy jednak zwrotów typu zapchane skrzynki, pracownik już tu nie pracuje itd. Ponadto program AnoMail rozpozna komentarze z autoresponderów, prośby o wypisanie oraz wykryje spam zawierający informacje handlowe wysłane z innych systemów mailingowych.

Obsługa niedostarczonej poczty e-mail

Aby włączyć obsługę niedostarczonej poczty należy uruchomić lokalny moduł subskrypcji (zielona ikona na pulpicie). Następnie kliknąć przycisk Konto i wprowadzić dane konta pocztowego z którego AnoMail ma pobierać adresy z niedostarczonej poczty. Najlepiej aby była to ta sama skrzynka pocztowa, z której wysyłany jest mailing w module wysyłkowym.

Następnie trzeba kliknąć przycisk Ustawienia i zaznaczyć funkcję: Włącz automatyczną obsługę niedostarczonej poczty. Trzeba pamiętać aby moduł cały czas działał w Państwa komputerze i odbierał pocztę np. co 15 min. Dzięki temu wykryje błędne adresy z korespondencji zwrotnej i przekaże je do modułu wysyłkowego.

Usuwanie adresów z niedostarczonej poczty z listy wysyłkowej

W module wysyłkowym (niebieska ikona na pulpicie) adresy z tzw. odbić czyli zwrotek można zobaczyć klikając przycisk Odbiorcy i wybierając funkcję Adresy z niedostarczonej korespondencji… lub usunąć je automatycznie klikając w głównym oknie programu przycisk Sprawdź listę i wybierając funkcję Na podstawie zwrotów własnych.

W nieaktualnych bazach ilość zwrotów może być na poziomie od 10% do 30%

Statystycznie rzecz biorąc wysyłając mailing do 1000 odbiorców z niezweryfikowanej lub nieaktualnej bazy ok. 10% czyli 100 wiadomości e-mail może wrócić ze statusem Mail Delivery Error. W przypadku starych baz lub zbieranych na chybił trafił ze stron internetowych odsetek ten może wynieść nawet 40%. Dlatego należy pamiętać o okresowym porządkowaniu bazy adresowej z błędnych adresów czyli w głównym oknie programu kliknij Porządkuj i wybierz funkcję Na podstawie zwrotów własnych.

Najczęstsze opisy błędów z niedostarczonej poczty email

W każdym „odbitym mailu” (ang. Mail Bounce, Delivery Status Notification) pochodzącym ze zwrotu znajduje się informacja dlaczego wiadomość nie mogła zostać dostarczona do adresata. Poniżej przedstawiono przykładową treść maila zwrotnego informującą, że nie można było dostarczyć poczty na adres jan.kowalski@anomail.pl gdyż nie ma takiego odbiorcy czyli po angielsku User not found.

Najczęstszy problem dotyczy tego, że poczta dostarczana jest do serwera pocztowego odbiorcy a ten nie może jej przyjąć gdyż adres (tzn. skrzynka, mailbox) nie istnieje. To że poczta nie dociera do odbiorcy wiąże się zazwyczaj z tym, że w swojej bazie adresowej macie Państwo np. nieaktualne adresy. W zeszłym miesiącu poczta docierała do skrzynki pracownika a teraz pracownik już nie pracuje a jego skrzynka pocztowa została skasowana więc przyjdzie do Państwa tzw. zwrotka.

Przykład zwrotki czyli odbicia (ang. Bounce):

This is the mail system at host TwojSerwer.pl.

I'm sorry to have to inform you that your message could not

be delivered to one or more recipients. It's attached below.

For further assistance, please send mail to postmaster.If you do so, please include this problem report. You can

delete your own text from the attached returned message.

The mail system

<jan.kowalski@anomail.pl>: host anomail.pl[71.92.28.32]
said: 550 5.1.1 User not found (in reply to RCPT TO command)


Oto lista najczęstszych zwrotów korespondencji wraz z opisem:

  • User unknown (No such user, mailbox unavailable, invalid recipient, not a valid mailbox, Sorry, no mailbox here by that name) – nie ma takiej skrzynki czyli adres e-mail jest nieaktualny lub został źle wpisany. To jest tzw. twardy zwrot i adres nadaje się do kasacji.
  • Domain Not Found – serwer pocztowy nie został odnaleziony czyli mamy błędny adres. Na przykład ktoś wpisał kowalski@dżmail.pl zamiast kowalski @gmail.com. Taki adres można skasować gdyż należy do kategorii twardych zwrotek.
  • Connection Timed Out (Connection Refused) nie można było dostarczyć poczty do serwera pocztowego. Można spróbować wysłać pocztę ponownie ale w innym terminie. Natomiast najczęściej taki adres okazuje się nieaktualny.
  • Mailbox is full (User is over the quota, Mailbox limit exceeded, Can’t create output lub exceeded storage allocation) – skrzynka odbiorcy zapełniona. Jak opróżni skrzynkę znowu będzie można do niego wysyłać pocztę tzw. miękki zwrot.
  • Message exceeds size limit (Message size exceeds fixed maximum message size, message size exceeds maximum message size, Message size exceeds fixed maximum message size) – wysyłamy do odbiorcy za dużą wiadomość (zalecany rozmiar listu do 250 KB). Adres może zostać.
  • Improper forwarding causing mail loop (too many hops, forwarding not allowed) – odbiorca ma ustawione złe przekierowanie np. ze skrzynki XXX na YYY a ta z kolei przekierowuje znowu na XXX. Gdy odbiorca naprawi przekierowania znowu będzie można do niego dostarczać pocztę.
  • Relay Access Denied – serwer odbiorcy nie akceptuje poczty z Twojego serwera lub adresu e-mail widocznego w danych nadawcy.
  • Permission denied (Connection refused, Sender Address Rejected) – serwer odbiorcy nie przyjmuje korespondencji wysyłanej z Twojego adresu (e-mail/IP) lub Twojego serwera w związku z tym że jesteś na liście spamerów (RBL).
  • Black-listed by recipient – serwer odbiorcy nie przyjmuje wiadomości z Twojego adresu e-mail gdyż znajdujesz się na jego czarnej liście.
  • Very low reputation, message has been blocked – Our system has detected that this message is likely suspicious due to the very low reputation of the sending IP address. Serwer odbiorcy nie przyjmuje wiadomości z Twojego serwera poczty (smtp) bo ten ma niską reputację czyli nie wysyłał wcześniej tak dużej ilości wiadomości jak obecnie. Nie należy kasować tego adresu gdyż jest to błąd tymczasowy.
  • Bad SPF records for Twoja Nazwa Serwera… – źle skonfigurowano konto pocztowe do wysyłania poczty lub serwer. Należy raz jeszcze w AnoMail wprowadzić (ikona Kreator konta) wszystkie dane do wysyłania poczty. Dane te otrzymacie od swojego dostawcy poczty.

Automatyczna analiza zwrotów tzw. odbić

Program AnoMail umożliwia automatyczną obsługę korespondencji zwrotnej. Zaleca się aby obsługa niedostarczonej korespondencji była cały czas włączona. W tym celu należy skonfigurować lokalny moduł subskrypcji (zielona ikona na pulpicie).

Uruchamiamy zielony moduł subskrypcji lokalnej. Po uruchomieniu modułu subskrypcji naciskamy przycisk Konto i wprowadzamy dane konta, z którego będziemy odbierać pocztę. Dane te muszą pokrywać się z danymi konta, z którego wysyłamy korespondencję w programie AnoMail.

W dalszej kolejności klikamy ikonę Ustawienia i zaznaczamy „Uruchamiaj po zalogowaniu bieżącego użytkownika” oraz „Włącz automatyczną obsługę zwrotów korespondencji”. Teraz należy „nauczyć” moduł subskrypcji, aby rozpoznawał nasze adresy e-mail, dlatego klikamy przycisk Ustaw rozpoznawanie domen własnych i wprowadzamy adres e-mail lub całą domenę, z której będziemy wysyłać pocztę np. @mojadomena.pl oraz @mojserwerpoczty.pl. Kolejne adresy wprowadzamy po naciśnięciu klawisza Enter.

Prawidłowe skonfigurowanie tej funkcji ma kluczowe znaczenie dla poprawnego rozpoznawania adresów należących do Państwa firmy. Jeżeli przez pomyłkę wprowadzimy w tym miejscu domenę np. @wp.pl to wszystkie adresy użytkowników z tej domeny będą traktowane jako własne, co będzie owocowało nieprawidłową pracą modułu. W AnoMail użytkownik ma możliwość wyboru usuwania adresów ze zwrotów. Na początek zalecamy usuwanie z bazy tylko twardych zwrotów czyli błędnych adresów, na które korespondencja na pewno nie dotrze.

Obsługa niedostarczonej korespondencji e-mail

W ustawieniach modułu subskrypcji (ikona Ustawienia) zaleca się ustawić, aby program AnoMail sprawdzał konto subskrypcji np. co 15 minut czyli częściej niż mamy ustawione w naszym domyślnym programie pocztowym np. Outlook. Nie zalecamy ustawiać automatycznego sprawdzania konta częściej niż co 10 minut gdyż niektórzy dostawcy poczty mogą sobie tego nie życzyć.

Zostaw kopię poczty na serwerze aby AnoMail miał do niej dostęp

W ustawieniach swojego programu pocztowego np. Microsoft Outlook włącz funkcję Pozostawiaj kopie listów na serwerze i usuń z serwera np. po 7 dniach. Jeżeli ta funkcja nie zostanie włączona to Outlook pobierze adresy z serwera i AnoMail nie będzie miał do nich dostępu.

Wszystkie adresy pochodzące z korespondencji zwrotnej, która nie mogła zostać dostarczona do odbiorcy zostaną automatycznie przechwycone przez program AnoMail i umieszczone w głównym oknie modułu subskrypcji oraz przekazane do modułu wysyłkowego. Potem mogą zostać wyświetlone, po naciśnięciu przez użytkownika przycisku Odbiorcy -> Adresy z niedostarczonej poczty. Dostęp do tych adresów uzyskujemy także z modułu wysyłkowego programu AnoMail klikając ikonę Odbiorcy/Kontakty.

Zawsze przed wysyłką usuwaj nieprawidłowe adresy z listy wysyłkowej

Z poziomu modułu wysyłkowego można kliknąć przycisk Sprawdź listę i wybrać Na podstawie zwrotek… Dzięki temu lista wysyłkowa zostanie „oczyszczona” z nieaktualnych adresów.

Zalecamy także użyć funkcji Na podstawie filtra antyspamowego, która usunie z listy wysyłkowej odbiorców blokujących przyjęcie poczty od Państwa ze względu na blokady antyspamowe.

Inne artykuły dotyczące masowej wysyłki e-mail: