Reputacja domeny wysyłkowej
Rozgrzewka nowej domeny
Reputacja domeny a dostarczalność poczty
Reputacja domeny wysyłkowej odnosi się do oceny wiarygodności i jakości domeny nadawcy przez filtry antyspamowe oraz serwery pocztowe odbiorców. Ocena domeny jest kształtowana na podstawie historii wcześniejszych wysyłek oraz wielu wskaźników np. wskaźnik otwarć, kliknięć, odbić oraz skarg na spam.
Dobra reputacja domeny zwiększa prawdopodobieństwo dostarczenia wiadomości do skrzynek odbiorczych, podczas gdy niska reputacja może skutkować blokowaniem lub oznaczeniem wiadomości jako spam.
W celu poprawy niskiej reputacji domeny trzeba wyeliminować podstawowe błędy np. wysyłka na nieistniejące lub zapchane skrzynki pocztowe, wysyłka poczty do odbiorców, którzy kasują wiadomości lub oznaczają jako spam.
Obecnie jednym z najważniejszych elementów wpływających na reputację nadawcy jest zaangażowanie odbiorców tzn. czy odbiorcy odpowiadają na Państwa wiadomości oraz czy klikają w linki zamieszczone w mailu.
Niska reputacja nowej domeny zwiększy się z czasem
Reputacja domeny wysyłkowej jest czymś, co zyskuje się z czasem. Na początku każda nowa domena otrzymuje neutralną ocenę. Nie można jej sztucznie podnieść z dnia na dzień, a jej wartość nie zależy od pojedynczej wysyłki tylko od szeregu czynników. Ocena domeny opiera się na długoterminowym stanie infrastruktury wysyłkowej oraz spójności praktyk i treści wysyłanych wiadomości.
Reputacja domeny dotyczy opinii odbiorców a w szczególności dostawców skrzynek pocztowych (GMail, Microsoft, WP, Interia, Onet itp.) i ich filtrów antyspamowych. Na podstawie oceny domeny filtry antyspamowe mogą zdecydować, czy e-maile powinny trafić do skrzynki odbiorczej czy raczej powinny zostać odrzucone lub oznaczone jako spam. Reputacja budowana jest na podstawie poprzednich wysyłek.
W związku z tym wysyłki z nowych domen, z krótką historią traktowane są jako „podejrzane” i profilaktycznie listy z tych domen mogą być oznaczane jako spam lub automatycznie odrzucane przez serwery w momencie gdy zbyt dużo takich samy wiadomości trafi na serwery.
Pokrewny temat: Losowe bloki tekstu do różnicowania treści wiadomości
Dobra reputacja domeny zwiększa dostarczalność e-maili
W przeciwieństwie do reputacji adresu IP serwera wysyłkowego (patrz: rozgrzewka adresu IP), reputacja domeny jest przenośna. Oznacza to, że można zmieniać IP serwera podpiętego do domeny czyli przenieść domenę do innej firmy hostingowej i wysyłać pocztę z różnych systemów.
Jeśli reputacja domeny jest niska, istnieje większe ryzyko, że e-maile zostaną sklasyfikowane jako spam. Dlatego ważne jest regularne sprawdzanie reputacji domeny i serwera wysyłkowego aby usunąć wszelkie problemy, które mogą ją osłabiać skuteczność wysyłek. W tym celu w programie AnoMail należy przejść do Menu Raporty i tam przejrzeć raporty antyspamowe oraz skorzystać ze sprawdzenia reputacji domeny.
Uwierzytelnienie nadawcy czyli tożsamość wysyłającego
Pierwszym krokiem w celu poprawy reputacji domeny jest zadbanie o tożsamość nadawcy. Chodzi o to aby serwery pocztowe odbiorców mogły w łatwy sposób ocenić czy list rzeczywiście został wysłany przez Was czy raczej przez spamera, który podszywa się pod Waszą domenę.
W związku z tym na serwerze wysyłkowym należy włączyć zabezpieczenia antyspamowe DKIM a następnie ustawić w domenie wysyłkowej rekordy tekstowe SPF, DMARC oraz BIMI (opcjonalnie). W tym celu należy skontaktować się ze swoją firmą hostingową lub sprawdzić samemu poprawność ustawień przechodząc do Menu Raporty i wybierając funkcję Antyspamowy dla domeny (MxToolbox).
Dodatkowo w domenie wysyłkowej trzeba uruchomić stronę internetową tzw. landing page, zabezpieczoną certyfikatem SSL. Strona ma być statyczna tzn. nie powinno się stosować automatycznych przekierowań do innych domen.
Od czerwca 2024 r. wraz ze zmianą polityk antyspamowych Google oraz Yahoo zaleca się dodawać do masowych wiadomości tzw. nagłówki wypisania, zwłaszcza gdy są kierowane na serwery Google (GMail, Google Workspace) i Yahoo. Sprawa dotyczy masowych nadawców czyli takich którzy wysyłają do powyższych serwerów więcej niż 5 tys. wiadomości.
Patrz: Jak wdrożyć mechanizm One-Click Unsubscribe?
Gdybyście Państwo chcieli to naciskając w AnoMail przycisk Sprawdź maile możecie sprawdzić kto z Waszych odbiorców korzysta z serwerów Google, Yahoo oraz Microsoft i potem takie adresy e-mail wydzielić do osobnej grupy lub usunąć.
Ponadto zalecamy włączyć podpis cyfrowy S/MIME do każdej wysyłanej wiadomości e-mail. Podpis elektroniczny włącza się w ustawieniach programu AnoMail. Podpis S/MIME może być darmowy np. od Actalis lub komercyjny np. od Unizeto/Certum. Podpis cyfrowy obniża punktację antyspamową oraz uwiarygadnia nadawcę więc warto z tego skorzystać.
Czy wdrożyłeś zabezpieczenia antyspamowe?
Aby poczta z AnoMail docierała do skrzynek na GMail, Hotmail, Onet, Interia, Yahoo itp. i nie trafiała do spamu należy ustawić na Państwa serwerze/domenie wysyłkowej następujące zabezpieczenia antyspamowe tj. SPF, DKIM, DMARC, rDNS oraz BIMI (opcjonalnie).
Powyższe mechanizmy pomagają chronić odbiorcę przed spamem i fałszywymi wiadomościami e-mail. Brak tych zabezpieczeń sprawia, że Wasze wiadomości będą oznaczane jako spam.
1. SPF (Sender Policy Framework): SPF to metoda, dzięki której właściciel domeny (np. example.com) mówi, które serwery mogą wysyłać e-maile z tej domeny. Jeśli ktoś próbuje wysłać e-mail z domeny z nieuprawnionego serwera, e-mail może zostać oznaczony jako spam.
2. DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM dodaje specjalny cyfrowy podpis do wiadomości e-mail. Dzięki temu serwery odbierające wiadomość mogą potwierdzić, że e-mail rzeczywiście pochodzi od właściciela domeny i nie został zmieniony po wysłaniu.
3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): łączy SPF i DKIM, aby jeszcze skuteczniej zwalczać spam. Właściciel domeny może określić politykę, co zrobić z e-mailami, które nie przejdą testów SPF lub DKIM np. ustawić p=reject czyli odrzuć wszystkie wiadomości, które pochodzą od spamerów używających naszych adresów.
4. BIMI (Brand Indicators for Message Identification): to mechanizm, dzięki któremu obok wiadomości e-mail można wyświetlać zweryfikowane logo firmy. To pozwala użytkownikom łatwiej rozpoznać, że wiadomość faktycznie pochodzi od Państwa firmy, co zwiększa zaufanie i zmniejsza ryzyko oszustw.
5. rDNS (reverse DNS): sprawdza, czy adres IP z którego wysłano e-mail, faktycznie jest przypisany do domeny, z której pochodzi wiadomość. To dodatkowe zabezpieczenie pomagające ustalić, czy wiadomość pochodzi z legalnego źródła.
Dowiedź się: Jak poprawnie ustawić tożsamość nadawcy?
Eliminacja błędnych lub nieaktualnych adresów e-mail
Drugim krokiem jest usunięcie z bazy błędnych adresów e-mail oraz nieaktualnych kont pocztowych. Każda wysyłka e-mailingu, która generuje odbicia z niedostarczonej poczty obniża reputację domeny. W tym celu w głównym oknie programu AnoMail trzeba nacisnąć przycisk Sprawdź maile a następnie Pokaż błędne adresy e-mail odbiorców. Następnie użyć Usuń błędne adresy ze zwrotów własnych.
W okresie zwiększania reputacji domeny nie należy wysyłać poczty do odbiorców, którzy nie czekają na Wasze wiadomości. Bardzo ważne aby wysyłać tylko do zaangażowanych odbiorców, którzy będą odpowiadali na Wasze wiadomości oraz klikali w linki. Zaangażowanie odbiorców jest jednym z najważniejszych czynników wpływających na zwiększenie reputacji domeny i serwera wysyłkowego.
Patrz: Jak skonfigurować AnoMail do automatyzacji odbić (ang. bounces)?
EMailable do usuwanie nieaktualnych adresów
Najnowszy AnoMail Premium został zintegrowany z amerykańską platformą Emailable służącą do eliminacji błędnych i toksycznych adresów. Usługa ta jest dodatkowo płatna ale każdy z użytkowników AnoMail Premium otrzymuje możliwość bezpłatnej weryfikacji 250 adresów e-mail. Dzięki Emailable możecie zweryfikować swoją bazę pod kątem błędnych adresów, nieaktualnych lub zapchanych skrzynek.
W tym celu należy nacisnąć przycisk Sprawdź maile i wybrać funkcję Zaawansowane narzędzie weryfikacji online. Cała analiza adresów e-mail odbywa się poza Państwa komputerem wiec serwery pocztowe odbiorców nie wiedzą, że weryfikujecie czy konkretne skrzynki odbiorców przyjmują pocztę.
Ocena i unikanie toksycznych adresów e-mail
Emailable nadaje każdemu z adresów punktację od 0 do 100 punktów. Adresy, które otrzymają punktację od 80 do 100 punktów uznawane są za dobre. Z kolei wysyłka na adresy e-mail, które otrzymały 79 punktów lub mniej może wpływać na obniżenie reputacji domeny nadawcy.
Platforma Emailable cechuje się dużą poprawnością oceny adresów sięgającą 97% procent dla konta na serwerach Microsoft oraz 99% dla pozostałych dostawców poczty. Co to oznacza w praktyce? Gdy Emailable oceni adres jako ryzykowny lub błędny do lepiej nic do niego nie wysyłać.
Na szczególną uwagę zasługują toksyczne adresy e-mail, które otrzymały punktację poniżej 40 punktów. To są adresy z którymi najczęściej jest problem i mimo iż są aktywne to mogą generować odbicia, zgłoszenia antyspamowe lub być przeznaczone do monitorowania spamu.
Patrz także: Jak usunąć odbiorców, którzy wszystko zgłaszają jako spam?
Określanie reputacji domeny nadawcy?
Obliczanie reputacji domeny nadawcy wiadomości e-mail jest procesem skomplikowanym, którego celem jest weryfikacja wiarygodności i ocenianie potencjalnego ryzyka związanego z danym nadawcą. Skrzynki pocztowe odbiorców monitorują wykorzystanie domeny w wiadomościach. Proces ten obejmuje śledzenie otwierania wiadomości, interakcji z listami oraz zgłoszenia antyspamowe.
Na podstawie tych danych dostawcy usług pocztowych przyznają punkty za pomocą własnych algorytmów, biorąc pod uwagę różnorodne czynniki.
Wynik reputacji domeny jest następnie używany do oceny zaufania do wszystkich nadchodzących wiadomości e-mail od tego nadawcy. Im więcej wiadomości e-mail przechodzi pozytywnie przez testy dostarczalności u konkretnego odbiorcy, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że przyszłe wiadomości trafią do folderu spamu.
Każda domena wysyłkowa posiada wiele różnych ocen składających się na reputację u poszczególnych dostawców poczty. W związku z tym inna reputacja będzie na serwerach Google a inna na serwerach Microsoft. Dlatego w AnoMail testy antyspamowe podzielone są między innymi na filtr antyspamowy Google oraz filtr antyspamowy Microsoft.
Ponadto, reputacja domeny może się różnić, ponieważ wiadomości wysyłane do różnych odbiorców nie są identyczne. Na przykład, sposób, w jaki Gmail ocenia daną domenę, może być znacząco odmienny od tego, jak robi to Yahoo. Zrozumienie tych mechanizmów jest kluczowe dla utrzymania zdrowego i efektywnego biznesu w zakresie komunikacji e-mailowej.
Polecany temat: Dlaczego moje maile trafiają do spamu na kontach GMail?
Wdrożenia AnoMail z serwerem mailingowym
Oferujemy wdrożenie programu AnoMail w połączeniu z serwerem mailingowym, dostarczanym przez partnera biznesowego, firmę Niebieski.net. Rozwiązanie to umożliwia natychmiastowe rozpoczęcie wysyłek e-mailowych do stałych oraz potencjalnych klientów. Implementacja zapewnia szybki start kampanii e-mailingowych oraz efektywne zarządzanie komunikacją marketingową.
Spowolnij wysyłkę e-mailingu z nowej domeny
W okresie w którym rozgrzewana jest domena czyli gdy przyzwyczajamy serwery odbiorców do Państwa wysyłek, trzeba zacząć wysyłać mailingi do zweryfikowanej grupy odbiorców w małych ilościach i rozłożyć wysyłkę na kilka dni. Daje to serwerom pocztowym możliwość dokładnego obserwowania Państwa mailingów oraz tego w jaki sposób adresaci traktują Wasze wiadomości tzn. czy się angażują (czytają, odpowiadają, klikają w linki) czy raczej od razu kasują lub oznaczają jako spam.
Nie wysyłaj poczty do odbiorców, którzy nie czekają na Twoje maile
Krytycznym błędem jest wysyłanie poczty z nowej domeny (lub starej, która ma niską reputację) do odbiorców, którzy Was nie znają, nie pamiętają lub nie czekają na Wasze wysyłki. W okresie rozgrzewania domeny ważne jest aby minimalizować ryzyko generowanie odbić lub zgłoszeń antyspamowych. Dlatego bazę należy podzielić na małe grupy i wysyłać maksymalnie do kilkuset wiadomości na dobę.
Aby spowolnić wysyłkę w AnoMail należy kliknąć przycisk Ustawienia i wybrać funkcję Masowej korespondencji i w zakładce Wysyłka spowolnić wysyłkę. Dla przykładu w pierwszych dniach ustawiamy aby program po wysłaniu każdej wiadomości robił 15 sekund przerwy zanim wyśle kolejnego maila. Potem stopniowo można zmniejszać opóźnienia.
Narzędzia do monitorowania reputacji nadawcy
W przypadku wysyłek do serwerów Google koniecznie trzeba założyć konto w Google Postmaster Tool. Jest to darmowe narzędzie służące do analizy i monitorowania jakości oraz dostarczalności wiadomości e-mail wysyłanych przez dużych nadawców do użytkowników Gmaila. Umożliwia monitorowanie parametrów takich jak wskaźnik dostarczalności, reputacja IP i domeny, a także statystyki dotyczące skarg na spam, co pozwala na optymalizację strategii wysyłania wiadomości.
Warto używać także serwisu MXtoolbox umożliwiającego analizę i diagnostykę ustawień serwerów pocztowych oraz DNS. Jest to zestaw narzędzi pozwalający wykryć problemy związane z dostarczaniem poczty e-mail, poprawnością konfiguracji oraz obecnością na listach spamerskich RBL.
Następnym narzędziem jest Spamhaus zajmujący się zwalczaniem spamu i udostępnianiem czarnych list adresów IP oraz domen wykorzystywanych do wysyłania niechcianych wiadomości. Wykorzystuje zaawansowane systemy analizy danych, aby identyfikować i blokować źródła spamu, wspierając działania administratorów sieci i dostawców usług internetowych.
Na koniec warto zerknąć na platformę Senderscore, która ocenia reputację nadawców e-maili na podstawie wskaźnika, wyrażającego jakość i zaufanie do wysyłanych wiadomości. System analizuje różnorodne dane, takie jak liczba skarg na spam i wskaźnik dostarczalności, aby pomóc w identyfikacji potencjalnie niechcianych nadawców.
Czynniki wpływające na reputację domeny nadawcy
Na określenie reputacji domeny wpływa wiele czynników. Przede wszystkim, istotna jest historia wysyłanych wiadomości, ich częstotliwość, jak również występowanie skarg na spam. Równie ważne są wskaźniki zaangażowania odbiorców, takie jak wskaźniki otwarć i kliknięć, oraz proporcja wiadomości odbitych z powodu nieistniejących adresów e-mail.
Ważna jest także każdorazowa analiza treści wiadomości, aby wysyłany list nie miał znamion spamu oraz monitorowanie listy odbiorców pod względem odbić. Dlatego bezwzględnie zalecamy usunięcie adresów, które generują odbicia i w żadnym wypadku nie należy ponawiać na nie wysyłki nawet na adresy z tzw. miękkich odbić czyli zapchane skrzynki.
Częstotliwość zmian w zakresie adresów IP używanych do wysyłki również jest brana pod uwagę, gdyż może świadczyć o próbach obejścia mechanizmów filtrujących. Dlatego częsta zmiana serwerów wysyłkowych nie jest zalecana.
Serwer współdzielony czy raczej serwer z dedykowanym adresem IP?
Do oceny reputacji domeny brana jest także pod uwagę reputacja firmy hostingowej, w której macie wykupiony hosting. W przypadku gdy wysyłacie mailing do potwierdzonych baz odbiorców czekających na Wasze listy zalecamy korzystanie z serwerów poczty z prywatnym adresem IP. Z kolei do wysyłek cold mailingów i zapytań o możliwość przesłania oferty lepiej sprawdzają się serwery współdzielone.
Ważny temat: Wytyczne dla masowych nadawców poczty do serwerów Google (GMail)
GMail odrzuci przyjęcie poczty od nadawcy
Serwery Google (GMail) odrzucają przyjęcie poczty od masowego nadawcy wiadomości, który ma niską reputację. W takim przypadku przyjdzie do Państwa odbicie antyspamowe z numerem 4xx lub 5xx.
Odbicia z numerem 4xx oznaczają tymczasową blokadę bo wysyłasz zbyt dużo do serwerów Google. Natomiast odbicia z numerem 5xx oznaczają, że Google uważa, że Twoje wiadomości to typowy spam więc profilaktycznie blokują przyjmowanie poczty z Twojej domeny lub serwera.
Wysyłasz za dużo w krótkim czasie a masz niską reputację adresu IP serwera
Odbicia ze względu na reputację mogą objawiać się jako błąd 4xx (np. 4.7.28 Our system has detected an unusual rate unsolicited mail originating from your IP address) czyli tymczasowe odbicie antyspamowe, w którym wiadomości są tymczasowo blokowane, dopóki nadawca nie poprawi swojej reputacji. W tym przypadku należy rozgrzać IP serwera wysyłkowego zgodnie z tym co opisano na naszym blogu.
Masz niską reputację nadawcy a Wysyłasz za dużo i prawdopodobnie spam
Inną kategorię odbić stanowią zwroty antyspamowe z numerem 5xx (np. 5.7.1 Gmail has detected that this message is likely suspicious due to the very low reputation of the sending domain. To best protect our users from spam, the message has been blocked). W tym przypadku Gmail informuje, że reputacja nadawcy jest niska i dodatkowo treści listu uznawana jest za spam.
Zobacz: Jak przygotować się do wysyłek z nowej domeny?
AnoMail wykrywa powyższe odbicia jako blokady antyspamowe RBL i można podejrzeć adresy e-mail odbiorców, którzy nie przyjęli Państwa poczty ze względu na niską reputację lub spam. W tym celu klikamy przycisk Odbiorcy/Kontakty i wybieramy Adresy z niedostarczonej poczty. W zakładce Blokady antyspamowe RBL można zobaczyć do kogo poczta nie dotarła.
Czytaj koniecznie: Narzędzie Google Postmaster do monitorowana wysyłek
Wyrównanie domen (ang. Domain Alignment)
Nowoczesne filtry antyspamowe przed przyjęciem poczty badają tzw. wyrównanie domen w nagłówkach wiadomości. Jeżeli domena z pola From (dane nadawcy) nie pokrywa się z nagłówkami dodawanymi do listu przez Państwa serwer wysyłkowy to wiadomość jest odrzucana lub automatycznie kasowana.
W skrócie chodzi o to aby domeny z nagłówków wiadomości były takie same jak w poniższym przykładzie. Zamiast „example.com” w nagłówkach maila powinna pojawić się Państwa domena, z której wysyłacie pocztę.
Adres From: biuro@example.com – adres e-mail nadawcy do przyjmowania odpowiedzi.
Envelope From (Return Path): biuro@example.com – deklaracja adresu do obsługi odbić.
Nagłówek DKIM: d=example.com – podpis wiadomości złożony przez serwer wysyłkowy obsługujący domenę nadawcy.
Wyrównanie domeny jest obecnie jednym z najważniejszych elementów w ocenie, czy wiadomość jest autentyczna i czy pochodzi od deklarowanego nadawcy. Zgodność domen jest ważna, ponieważ pomaga w wykrywaniu i zapobieganiu sytuacji w której spamerzy podszywają się pod Państwa domenę, wysyłają pocztę ze swoich serwerów ale fałszując zawartość pola „From” tak aby list wyglądał tak jakby był wysłany przez Was.
Pokrewny temat: Jak wykonać ocenę swojej wiadomości e-mail?
Inne tematy, które mogą przydać się do mailingu:
Pobieranie linków ze stron internetowych firm
AnoMail umożliwia pobieranie linków ze stron internetowych i pozwala tym samym przygotować listę hiperłączy na potrzeby zbierania adresów e-mail. Służy do tego Zbieracz adresów czyli moduł Patrz i Pobierz (PiP), który zawiera Kreator wizytacji.
Tabela pozycjonująca czyli wrapper do prawidłowej szerokości maila
Wrapper, zwany także tabelą otaczającą, jest główną tabelą pozycjonującą w strukturze wiadomości e-mail, która definiuje szerokość całego emaila. Zadaniem tabeli jest zapewnienie, aby zawartość e-maila była odpowiednio centrowana i skalowana na różnych urządzeniach i klientach pocztowych.
Wysyłka masowej korespondencji w języku chińskim
AnoMail został zaprojektowany do realizacji wysyłek w języku polskim lub angielskim. W razie konieczności można też wysyłać listy w innych językach np. chińskim, niemieckim itd. Jednak wiadomość w języku chińskim należy utworzyć w zewnętrznym programie pocztowym np. Microsoft Outlook
