Podział bazy adresowej
na mniejsze części
Podział bazy adresowej na mniejsze części
Program AnoMail obsługuje spersonalizowane bazy adresowe, które oprócz adresów zawierają dodatkowe dane o odbiorcy takie jak np. imiona, nazwiska itp. Dodatkowo może obsługiwać bazy składające się z samych adresów e-mail. Podział bazy adresowej dostępny pod przyciskiem Porządkuj umożliwia podzielenie listy adresów na mniejsze części. Wielkość pojedynczej grupy sami Państwo ustalacie w zależności od potrzeb.
Ze względów antyspamowych i limitach na serwerach odbiorców największych dostawców poczty (GMail, WP, Onet, Interia itp.), wysyłkę należy rozłożyć w czasie. Chodzi o to aby stosując seryjne wysyłanie maili za jednym razem nie wysłać np. 100 tys. wiadomości e-mail. Lepiej wysyłkę podzielić na kilka grup i powoli przyzwyczajać serwery odbiorców do Waszej domeny i serwera mailingowego.
Wysłanie mailingu z nowego serwera, który jeszcze nie zdobył pozytywnej oceny tzn. reputacji nie jest rozsądne i zapewne poczta będzie oznaczana jako spam lub nawet odrzucana. Zalecamy także podzielić odbiorców na grupy czyli przeprowadzić segmentację bazy aby dopasować treść wysyłki do grupy odbiorców.
Automatyczna usuwanie powtórek i sortowanie adresów
W trakcie podziału lub nawet na etapie wczytywania adresów e-mail do programu wykonywana jest automatyczna deduplikacja czyli AnoMail usuwa powtarzające się adresy. Program obsługuje grupy adresowe do 100 tys. pozycji każda.
Po wczytaniu listy zawierającej np. 100 tysięcy adresów e-mail można ją podzielić na mniejsze grupy podając ilość adresów, które mają znaleźć się w pojedynczej grupie. Nie zapomnij także o segmentacji bazy e-mail. Wysyłka identycznej treści do wszystkich zazwyczaj ma niską skuteczność.
Patrz: Jak automatycznie zmieniać treść masowych wiadomości e-mail?
W razie konieczności większe bazy zawierające kilka milionów adresów e-mail należy poddać wstępnemu porządkowaniu korzystając z funkcji Deduplikuj lub podziel adresy z osobnego pliku. Ta funkcja pozwoli bazę np. 2 milionów adresów podzielić na części po 100 tys. unikalnych adresów każda.
Dopiero potem na poszczególnych grupach można wykonywać dalsze operacje porządkowania lub „oczyszczania” baz adresowych. Program wszystkie bazy zapisuje w plikach tekstowych więc można uzyskać do nich dostęp np. korzystając z Notatnika Windows lub programu Microsoft Excel.
Jak działa Podział bazy adresów e-mail?
Funkcja do Podziału bazy adresowej pozwala podzielić aktualną listę wysyłkową (zawierającą same adresy e-mail) na mniejsze części np. po 5 tys. adresów każda. Funkcji tej używa się się w sytuacji w której macie Państwo do wysłania np. 100 tys. wiadomości ale każdego dnia chcecie wysyłać tylko 5 tys. listów.
W przypadku wysyłki zapytań o możliwość przesłania informacji handlowej lepiej stopniowo wysyłać każdego dnia po kilkanaście tysięcy wiadomości niż od razu próbować wysłać 100 tys. listów. Warto także zadbać o zbieranie zgód marketingowych i okresowo czyścić bazę adresów oraz wykluczyć z wysyłki osoby, które nie życzą sobie otrzymywać kolejnych newsletterów.
Wczytaj bazę adresową do programu i wybierz wielkość grupy
W pierwszej kolejności należy wczytać do programu bazę adresową. Następnie kliknąć przycisk Porządkuj i wybrać omawianą funkcję. Następnie ustala się ile adresów ma znaleźć się w pojedynczej grupie oraz jaką nazwę ma mieć podzielona grupa. Po podaniu nazwy grupy np. „Firmy” program utworzy określoną ilość plików we wskazanej lokalizacji.
Pliki otrzymają nazwy Firmy 001.txt, Firmy 002.txt itd. We wskazanym folderze nie powinny znajdować się pliki które mają takie same nazwy bo zastaną przez program zastąpione. Na poniższym rysunku pokazano listę zawierającą 72 tys. adresów, która zostanie podzielona na 15 grup po 5 tys. adresów każda.
Podział dużej bazy adresów na mniejsze części
W programie AnoMail dostępna jest dodatkowo funkcja o nazwie Deduplikuj lub podziel adresy z osobnego pliku, która umożliwia podział dużych baz adresów e-mail na mniejsze segmenty, z których każdy może zawierać do 100 tysięcy adresów. Działa to tak, że wskazuje się plik tekstowy zawierający adresy i program porządkuje go a następnie dzieli na części.
Podczas tego procesu program przeprowadza deduplikację, eliminując powtarzające się adresy, co zapewnia unikalność danych. Dodatkowo, adresy są sortowane według określonych kryteriów, co ułatwia ich przeszukiwanie i zarządzanie.
Normalizacja adresów polega na standaryzacji ich formatów, co pomaga w utrzymaniu spójności, na przykład poprzez usunięcie zbędnych spacji lub ujednolicenie wielkości liter. Te procesy razem pozwalają na efektywne zarządzanie dużymi bazami danych e-mailowych, zwiększając ich jakość i użyteczność w kampaniach mailingowych.
Chcesz dowiedzieć się więcej o podziale baz?
Zapraszamy na indywidualne szkolenia, konsultacje lub webinary
Inne artykuły dot. baz adresowych i wysyłek e-mail:
Obsługa zwrotów warunkowych zależnych od płci adresata
Funkcja o nazwie Obsługa zwrotów warunkowych zależnych od płci dostępna jest w oknie edytora kontaktów programu AnoMail i pozwala na zwracanie się do odbiorców w zależności od płci np. Szanowny Panie kupił Pan u nas lub Szanowna Pani kupiła Pani u nas lub Szanowni Państwo kupili Państwo u nas itd.
Wstawianie grafiki z serwera internetowego
Wstawianie grafiki z serwera internetowego to funkcja służąca do wstawiania obrazów do treści wiadomości e-mail. Obrazek dociągany z serwera nie zwiększa wagi wiadomości ale odbiorca nie zobaczy go dopóki nie naciśnie w swoim programie pocztowym funkcji Pobierz lub Odblokuj obrazy.
Landing page na potrzeby wysyłek zapytań z AnoMail
Landing page czyli strona docelowa, którą tworzy się na potrzeby wysyłek zapytań, aby nie ryzykować blokady głównej domeny firmy. Na stronie docelowej umieszcza się dane identyfikacyjne nadawcy oraz przycisk (CTA), po kliknięciu którego następuje przekierowanie do głównej domeny firmy
