Usuwanie nieprawidłowych adresów
z niedostarczonej poczty oraz raportów RBL
Blokada wysyłki na adresy z tzw. zwrotek
Usuwanie nieprawidłowych adresów e-mail w programie AnoMail powinno być wykonywane okresowo lub przed każdą wysyłką mailingu do tej samej bazy adresowej. Program AnoMail może usunąć z bazy adresowej adresy e-mail z niedostarczonej poczty czyli tzw. zwrotek. Przypominamy, że ze względów antyspamowych nie powinno się wysyłać newslettera do odbiorcy do którego nie można było wcześniej dostarczyć poczty np. ze względu na zapchaną skrzynkę.
Usuń adresy e-mail z zapchanych lub nieistniejących kont pocztowych
Zapchane skrzynki w serwisach takich jak GMail, Onet, Interia, WP itp. oznaczają najczęściej porzucone (zapomniane) konta pocztowe. Wysyłając wielokrotnie pocztę na taki adres narażamy się na automatyczne trafienie na czarną listę spamerów. O ile za pierwszym razem nie będzie problemu to ponowne wysłanie poczty na taki adres spowoduje obniżenie reputacji Państwa serwera i domeny wysyłkowej. Filtry antyspamowe „widzą”, że staracie się dostarczyć pocztę na nieaktualne adresy i na tej podstawie podejmują decyzje o tym czy blokować przyjęcie Waszych wysyłek.
Usuwanie nieaktualnych adresów przed każdą nową wysyłką
Program AnoMail zawiera wiele funkcji pozwalających przeprowadzić tzw. higienę bazy adresowej. Higiena bazy adresowej polega na usunięciu z bazy nieprawidłowych lub nieaktualnych adresów e-mail. Dzięki temu Państwa baza adresowa będzie aktualna a tym samym nie będziecie wysyłać poczty do odbiorców, którzy i tak jej nie przeczytają.
Funkcja dostępna w każdej wersji licencji AnoMail
Usuwanie nieprawidłowych adresów e-mail
W głównym oknie modułu wysyłkowego AnoMail należy nacisnąć przycisk Sprawdź listę (Sprawdź maile) i wybrać funkcję Na podstawie zwrotów własnych. Program usunie z listy wysyłkowej te adresy, do których już próbowaliście Państwo wysłać pocztę ale poczta nie dotarła ze względu na tzw. miękkie lub twarde zwroty.
Twardy zwrot (ang. Hard Bounce) to np. nieistniejący adres lub nieistniejąca domena odbiorcy. Miękki zwrot (ang. Soft Bounce) to np. zapchana skrzynka odbiorcy lub blokada administracyjna konta. Warto okresowo porządkować swoje bazy adresowe aby nie przechowywać nieaktualnych adresów.
Usuń błędne adresy z listy wysyłkowej i nic nie wysyłaj do nich ponownie
Twarde i miękkie zwroty należy usuwać przed każdą wysyłką aby nie ponawiać mailingu na takie adresy, gdyż filtry antyspamowe analizują co i na jakie adresy Państwo wysyłacie i mogą obniżyć reputację Państwa serwera tylko dlatego, że nie porządkujecie swojej bazy. Zwłaszcza gdy kupicie bazę adresów firm należy ją dokładnie przeczyścić przed wysyłką. Niedoświadczeni marketerzy od razu wysyłają korespondencje seryjną do takiej bazy i trafiają na listy spamerów.
Zaktualizuj plik bazy po wprowadzeniu zmian
Po usunięciu adresów hurtowo (patrz przycisk Usuń adresy) lub pojedynczo naciskając klawisz Del (Delete, patrz punkt 1) trzeba je zapisać na dysku komputera. W tym celu naciskamy przycisk Zapisz adresy jako (pkt. 2) i zapisujemy bazę pod określoną nazwą. Najlepiej nadpisać starą wersję bazy aby mieć w pliku dostęp do zaktualizowanych adresów e-mail.
Wcześniej naciskając przycisk Więcej akcji można wskazać lokalizację, w której program będzie zapisywał bazy adresowe. Bazy adresowe pojawią się w oknie Grupy wysyłkowe. Dzięki temu będzie do nich szybki dostęp bo wystarczy kliknąć na danym pliku dwa razy (patrz punkt 3) i program od razu wczyta na listę wysyłkową wybraną bazę adresów.
Zapisz adresy e-mail do pliku i/lub nadpisz starę wersję bazy
Podgląd nieprawidłowych adresów e-mail
Usuwanie nieprawidłowych adresów to nie wszystko. Trzeba także usunąć adresy odbiorców, którzy ze względów antyspamowych blokują przyjęcie poczty od Państwa. Gdyby zechcieli Państwo zobaczyć do jakich adresów wysyłaliście pocztę ale ona nie dotarła to w module wysyłkowym należy nacisnąć przycisk Odbiorcy/Kontakty i wybrać funkcję Adresy z niedostarczonej poczty. Program wyświetli okno z listą adresów z podziałem na twarde zwroty, miękkie zwroty oraz blokady antyspamowe RBL.
Podgląd adresów z blokad antyspamowych RBL
Blokada antyspamowa RBL oznacza, że list nie dotarł do odbiorcy w związku z tym, że ten blokuje przyjęcie poczty z Państwa serwera ze względów antyspamowych. Dla przykładu Państwa wiadomość zawiera znamiona spamu, serwer wysyłkowy jest źle uwierzytelniony lub znajduje się na listach spamerskich. Adresy z odbić można podejrzeć naciskając przycisk Odbicia i odpowiedzi.
W zakładkach przedstawionych na poniższym rysunku zamieszczono błędne adresy z podziałem na twarde zwroty, miękkie zwroty oraz blokady antyspamowe. Nie zalecamy wysyłki ponownej wiadomości na te adresy zwłaszcza jeżeli należą do największych dostawców poczty w tym GMail, Onet. Interia itd.
Usuwanie adresów z blokad antyspamowych RBL
Aby usunąć adresy e-mail, które nie przyjmują poczty od Państwa należy kliknąć przycisk Sprawdź maile widoczny w głównym oknie modułu wysyłkowego AnoMail a następnie wybrać funkcję Usuń odbiorców blokujących Twoją pocztę (RBL). Przypominamy aby nie wysyłać poczty do odbiorców, którzy blokują jej przyjęcie. Kolejne wysyłki do tych samych osób obniżają reputację Państwa serwera do mailingu.
Dlaczego serwer pocztowy odbiorcy blokuje przyjęcie mojej poczty?
Dla przykładu Państwa wiadomość zawiera znamiona spamu, serwer wysyłkowy jest źle uwierzytelniony lub znajduje się na listach spamerskich. Adresy e-mail z blokad antyspamowych należy koniecznie usunąć przed kolejną wysyłką aby nic nie wysyłać do nich ponownie. Kolejna wysyłka na takie adresy obniża reputację Państwa serwera wysyłkowego co z kolei może wpłynąć negatywnie na dostarczalność poczty do innych odbiorców.
Patrz także: Jak dodawać własne nagłówki do wiadomości e-mail?
Sprawdzenie adresów e-mail przed wysyłką
Dodatkową funkcją do sprawdzenie poprawności i usuwania nieprawidłowych adresów e-mail przed wysyłką jest tzw. Walidator adresów e-mail. Walidator MX to funkcja sprawdzającą poprawność adresów e-mail znajdujących się na Państwa liście mailingowej. Dostęp do niej uzyskuje się naciskając przycisk Sprawdź listę.
Usuwa nieaktualne adresy e-mail przed wysyłką poczty
Walidator adresów e-mail przesyła zapytanie do serwerów pocztowych i „pyta” ich czy mają u siebie skrzynki pocztowe. Jeżeli serwer odbiorcy odpowie twierdząco to adres e-mail oznaczany jest jako dobry. Jest to pierwsza linia obrony przed nieistniejącymi lub nieaktualnymi adresami.
Walidator adresów e-mail sprawdza poprawność adresów na kilku poziomach dzięki czemu jego skuteczność jest o wiele większa niż w konkurencyjnych rozwiązaniach dostępnych na rynku. Co najważniejsze to możecie Państwo z niego korzystać dowolną ilość razy nie płacąc za każde sprawdzenie adresu e-mail.
Polecany temat: Wykrywanie ryzykownych adresów e-mail zgłaszających spam
Walidator MX Zmniejsza transfer danych na serwerze poczty
Walidator MX analizuje rekordy DNS i sprawdza czy do danej domeny jest podpięty serwer pocztowy. Jeżeli domena nie ma przypisanego serwera pocztowego (MX – Mail Exchange) to nie ma sensu wysyłać poczty na taki adres e-mail bo poczta nie dotrze.
Dzięki walidatorowi adresów e-mail nie wysyła się poczty na adresy e-mail, które nie są już aktualne a przez to nie generuje niepotrzebnie ruchu na Państwa serwerze wysyłkowym. Z tej funkcji warto korzystać okresowo aby sprawdzić czy w Państwa bazie adresowej nie ma adresów e-mail do których nie ma sensu nic wysyłać bo e-mail i tak nie dotrze.
Sprawdza rekordy MX w domenach odbiorców
Weryfikacja adresów przez publiczne DNS
Do szybkiej weryfikacji adresów e-mail, AnoMail używa publicznych serwerów DNS od Google i Cloudflare. Jeżeli Państwa informatyk zablokował korzystanie z takich serwerów to, w opcjach programu można wyłączyć funkcję Używaj DNS (Dot) od Google i Cloudflare.
Od tej pory cała weryfikacja rekordów MX odbywać się będzie przez domyślne serwery DNS ustawione w Państwa komputerze i/lub na routerze. Zwracamy jednak uwagę, że w niektórych przypadkach Państwa dostawca internetu może blokować hurtową weryfikację, zwłaszcza jeżeli sprawdzacie bazy zawierające wiele tysięcy adresów e-mai.
Sprawdzanie poprawności adresów e-mail
W AnoMail Premium oferowana jest funkcja do sprawdzania na żywo czy dany adres jest prawidłowy. Dzięki temu zamiast wysyłać pocztę na nieistniejące lub nieaktualne adresy e-mail możecie je usunąć przed wysyłką. Usunięcie nieaktualnych adresów jest ważne z kilku powodów. Po pierwsze nie generuje się zbędnego transferu oraz obciążenia na serwerze wysyłkowym. Po drugie zmniejsza się ilość odbić z niedostarczonej poczty a to wpływa pozytywnie na reputację nadawcy.
Z racji tego, że poniższa funkcja weryfikuje adres e-mail odbiorcy bezpośrednio z Państwa komputera to są pewne ograniczenia. Przy jej pomocy można weryfikować tylko pocztę w komercyjnych domenach z wyłączeniem adresów obsługiwanych przez serwery Google i Microsoft. Jest to zabezpieczenie techniczne, które chroni Państwa przed blokadą Waszego adresu IP lub oznaczeniem go jako „potencjalne źródło spamu„.
Jeżeli zależy Wam aby sprawdzać poprawność adresów e-mail, których dostawcą poczty jest Microsoft (serwery Exchange) lub Google (usługa Google Workspace) to należy użyć funkcji o nazwie Zaawansowane narzędzie weryfikacji (Emailable). To narzędzie weryfikuje adresy poza Państwa komputerem i administrator serwera pocztowego na którym weryfikujecie maile, nie wie że to Wy je sprawdzacie.
Zobacz: Co to jest usługa Emailable i jak z niej korzystać do weryfikacji maili?
Brak opłat za każdy zweryfikowany firmowy adres e-mail
Poznaj możliwości porządkowania adresów e-mail
Program AnoMail oferuje rozbudowany zestaw funkcji, które pomagają utrzymać bazy adresowe w idealnym porządku. Umożliwia m.in. szybkie wykrywanie duplikatów, analizę poprawności adresów, usuwanie nieaktualnych wpisów oraz wygodne filtrowanie danych. Dzięki narzędziom takim jak AnoMail przygotowanie bazy do wysyłki staje się prostsze, a sama kampania jest bardziej skuteczna i bezpieczna.
Zachęcamy do obejrzenia poniższego filmu, w którym szczegółowo wyjaśniono, jak działają poszczególne funkcje i w jakich sytuacjach warto z nich korzystać. Materiał pozwoli lepiej poznać możliwości programu AnoMail i usprawnić codzienną pracę z listami mailingowymi.
Zobacz co dalej, gdy usuniesz nieprawidłowe adresy:
Zmiana adresu IP komputera z wykorzystaniem VPN
Jak sprawdzić czy cold mail jest dobrze przygotowany i nie będzie uznany za spam?
