Raporty DSN (Delivery Status Notification)
Potwierdzenie dostarczenia i odczytania maila
Automatyczne raporty DSN
Dla wielu nadawców masowej korespondencji ważne jest zaglądanie do statystyk mailingu lub przynajmniej otrzymanie powiadomień o dostarczeniu (automatyczny raport) lub przeczytaniu wiadomości przez odbiorcę (ręczny raport, żądanie potwierdzenia przeczytania).
Dzięki temu można konkretnie ustalić czy dany odbiorca otrzymał wiadomość lub czy ręcznie potwierdził w swoim programie pocztowym przeczytanie wiadomości email. Funkcja automatycznych raportów przydaje się gdy np. wysyłamy spersonalizowane faktury i chcemy mieć potwierdzenie, że poczta została dostarczona do odbiorcy.
Statystyki kliknięć, otwarć oraz raporty przeczytania i dostarczenia poczty dostępne są w każdej wersji programu AnoMail i można z nich skorzystać bezpłatnie. To samo dotyczy dostępu do lokalnego modułu subskrypcji, który analizuje korespondencję z niedostarczonej (ang. Mailer-Daemon System) poczty przychodzącą na Państwa konto.
Raporty dostarczenia i przeczytania wiadomości przez odbiorcę
W programie AnoMail możliwe jest włączenie obu raportów DSN czyli żądania potwierdzenia odbioru oraz żądania potwierdzenia odczytania wiadomości. Z funkcji potwierdzeń korzystamy w sytuacji, w której wysyłamy ważny mailing i zależy nam na tym aby mieć potwierdzenie iż wiadomość rzeczywiście dotarła do skrzynki odbiorcy.
Gdzie włącza się raporty DSn (Delivery Status Notification)?
Raporty DSN włącza się w głównym oknie programu AnoMail na zielonym panelu przy danych nadawcy listu. Można włączyć każdy z nich oddzielnie lub oba razem. Przy czym raporty przeczytania listu wymagają aby odbiorca ręcznie potwierdził odebranie wiadomości.
Włącz w lokalnym module subskrypcji funkcję obsługi zwrotów korespondencji
Aby można było skorzystać z potwierdzeń odbioru w głównym oknie modułu wysyłkowego AnoMail należy wybrać Potwierdzenie: Dostarczenia lub Potwierdzenie: Odczytania oraz w lokalnym module subskrypcji włączyć funkcję obsługi zwrotów korespondencji.
Zwracamy uwagę, że użycie automatycznych raportów (Dostarczeń) obciąża Państwa serwer wysyłkowy bo generuje dodatkowe wiadomości zwrotne, które Wasz serwer odsyła do Was z raportem dostarczenia.
Potwierdzenie odczytania i dostarczenia wiadomości e-mail
W momencie, gdy odbiorca potwierdzi przeczytanie listu otrzymujemy informację zwrotną w postaci wiadomości e-mail z informacją o wyświetleniu listu w komputerze odbiorcy lub automatyczną informację dot. tego, że list dotarł do odbiorcy (ang. Successful Mail Delivery Report).
AnoMail potrafi rozpoznać takie odpowiedzi i pokazać, którzy odbiorcy z grupy wysyłkowej potwierdzili odebranie listu. Z kolei korzystając z funkcji porządkujących możemy usunąć z listy wysyłkowej te osoby, które potwierdziły otrzymanie wiadomości i zostawić tylko te do których należy ponowić wysyłkę. Podgląd adresów osób z potwierdzeniem dostarczenia znajdziemy w module subskrypcji pod przyciskiem Raport.
Bezobsługowe potwierdzenie dostarczania poczty email
Potwierdzenie dostarczenia korespondencji (Raport DSN) nie wymaga po stronie odbiorcy wykonywania jakichkolwiek czynności. Wszystko realizowane jest automatycznie. Natomiast żądanie potwierdzenia odczytania wymaga aby odbiorca maila ręcznie potwierdził komunikat „Nadawca żąda potwierdzenia przeczytania, czy wysłać potwierdzenie?”.
żądanie potwierdzenia dostarczenia wiadomości
Raport dostarczenia poczty jest raportem automatycznym, który wymaga aby na serwerze pocztowym wysyłającego działała specjalna funkcja (rozszerzenie) do obsługi statusów DSN.
AnoMail w pełni obsługuje funkcję żądania potwierdzenia dostarczenia maila ang. DSN ale zwykły tzw. współdzielony serwer poczty w firmie hostingowej z pewnością będzie miał tę funkcję wyłączoną. DSN to funkcja serwera pocztowego przez który realizowana jest wysyłka z programu AnoMail. Funkcjonalność DSN umożliwia weryfikację czy list dotarł do odbiorcy. Aby uzyskać potwierdzenie dostarczenia maila Państwa serwer musi tę funkcję obsługiwać.
Dzięki funkcji żądania potwierdzenia dostarczenia możemy otrzymać automatyczne potwierdzenie, że wiadomość dotarła do skrzynki odbiorcy. Adresat korespondencji nic nie musi wykonywać a w szczególności klikać potwierdzenie odczytania. Funkcja raportu sprawdza się w przypadku konieczności udowodnienia odbiorcy, że wysłaliśmy do niego maila z np. fakturę.
Potwierdzenie przychodzi do nas automatycznie i jest rozpoznawane przez oprogramowanie AnoMail. W związku z tym program AnoMail „wie” że wiadomość dotarła do adresata i umieszcza jego adres na liście adresów e-mail z potwierdzeniami odbioru. Potem można wykorzystać te informacje np. do odnalezienia adresów e-mail tylko tych osób, które nie potwierdziły odczytania Państwa wiadomości.
Funkcja potwierdzeń DSN zależna jest od dostawcy poczty i może nie być obsługiwana w Państwa opcji hostingu. Gdyby taka sytuacja miała miejsce należy skontaktować się z dostawcą poczty i poprosić o włączenie funkcji statusów DSN (ang. Delivery Status Notification).
Z racji tego, że raporty DNS obciążają serwer, zwłaszcza przy dużych wysyłkach Państwa firma hostingowa może pobierać dodatkowe opłaty. Czy tak będzie w Państwa przypadku to należy omówić ze swoim dostawcą poczty.
Twój serwer musi obsługiwać raporty DSN
Aby móc skorzystać z tej funkcji Państwa dostawca poczty musi na serwerze włączyć tą funkcjonalność raportów DSN np. Postfix DSN extension. Raporty DSN bardzo obciążają serwer wysyłkowy więc nie są oferowane w tanich pakietach hostingowych u popularnych dostawców poczty. Domyślnie raporty dostępne są dla użytkowników korzystających z dedykowanych serwerów poczty lub np. serwera Microsoft Exchange.
Raporty odczytania - potwierdzenie odbioru e-mail
W razie konieczności można także użyć funkcji żądania potwierdzenia przeczytania wiadomości. Jest to tzw. Raport DSN w kategorii Odczytanie wiadomości e-mail. Funkcję włączamy w głównym oknie programu AnoMail wybierając Potwierdzenie Odczytania. Ta funkcjonalność nie wymaga włączania na serwerze dodatkowych funkcji. W związku z tym każdy z użytkowników AnoMail może z niej skorzystać.
Po wysłaniu mailingu AnoMail będzie żądał od każdego odbiorcy aby potwierdził przeczytanie listu. To oznacza, że w programie pocztowym odbiorcy wyświetli się pytanie czy przesłać potwierdzenie odebrania poczty. Pamiętajmy jednak, że potwierdzenie odczytania wiadomości może denerwować niektórych odbiorców i dlatego zalecamy używania tej funkcji z rozwagą.
Na pewno nie zaleca się zmuszania odbiorcy do potwierdzenia odczytania „zapytania o możliwość przesłania oferty”. Ponadto niektóre programy pocztowe zwłaszcza na urządzeniach mobilnych mogą nie obsługiwać tej funkcji lub zgodnie z preferencjami użytkownika domyślnie nie potwierdzają odczytania wiadomości.
Gdy odbiorca potwierdzi przeczytanie wiadomości to jego program pocztowy wysyła zwrotną wiadomość e-mail tzw. Raport DSN – Potwierdzenie przeczytania. AnoMail zbierze adresy e-mail z automatycznych potwierdzeń odczytania i umieści na liście odbiorców z potwierdzeniem odbioru.
Aby zobaczyć listę wszystkich odbiorców, którzy potwierdzili odebranie wiadomości klikamy w module wysyłkowym ikonę Odbiorcy i wybieramy Pokaż adresy z potwierdzeniami odczytania/dostarczenia DSN lub przechodzimy do modułu subskrypcji lokalnej i wybieramy funkcję Raporty.
AnoMail zbiera wszystkie adresy e-mail z raportów DSN
Gdyby była taka potrzeba to można te adresy e-mail po każdej akcji mailingowej usuwać lub zapisywać do osobnej grupy wysyłkowej i ponowić mailing np. tylko do tych odbiorców, którzy potwierdzili ręcznie przeczytanie maila.
Ewentualnie można z listy wysyłkowej usunąć adresy osób, które potwierdziły przeczytanie wiadomości i ponowić wysyłkę tylko do tych adresatów, którzy nie kliknęli w swoim programie pocztowym „Tak potwierdzam przeczytanie”.
Należy mieć na uwadze, że odbiorca Państwa mailingu może kliknąć „Nie potwierdzam” i wtedy nie przyjdzie do Państwa raport odczytania wiadomości. Działa to też w drugą stronę. Jeżeli ktoś naciśnie „Tak potwierdzam” to nie oznacza, że rzeczywiście przeczytał treść Państwa wiadomość e-mail.
Funkcjonalność raportów DSN dost. odczytań wiadomości można wykorzystać przy wysyłce ważnych mailingów w których zależy nam aby mieć ręczne potwierdzenia przeczytania od odbiorców.
Patrz także: Co zrobić jak trafię na listę spamerów (RBL)?
Inne artykuły dla e-mail marketerów:
Wykluczanie adresów z wysyłki na podstawie wielu plików
Personalizacja załączników w wiadomościach e-mail
