Jak zwiększyć dostarczalność wiadomości e-mail
wysyłanych z programu mailingowego AnoMail
treść listu to nie wszystko
Odpowiadając na pytanie jak zwiększyć dostarczalność wiadomości e-mail trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie czym jest dostarczalność oraz od czego zależ? Pod pojęciem dostarczalność poczty kryje się informacja ile wiadomości dociera do skrzynek odbiorców po wysłaniu mailingu z AnoMail.
To czy wiadomość e-mail pojawi się w skrzynce odbiorcy listu, trafi do folderu SPAM lub czy od razu zostanie skasowana na poziomie serwera odbiorcy zależy od wielu czynników. Jednym z nich jest treść listu czyli co Państwo wysyłacie oraz w jaki sposób wiadomość jest przygotowana techniczne.
AnoMail jest transparentny dla filtrów antyspamowych odbiorców
Filtr antyspamowy odbiorcy nie wie, że wiadomość została wysłana z programu AnoMail. Jednakże analizuje to co Państwo wysyłacie oraz z jakich serwerów a także jakie strony reklamujecie w linkach umieszczonych w wiadomości.
Dlatego w pierwszej kolejności należy zadbać o to czy list nie ma znamion spamu tzn. czy w treści wiadomości nie znajdują się słowa lub frazy, na które wyczulone są filtry antyspamowe. W dalszej kolejności należy sprawdzić czy grafika wstawiona do treści listu nie jest za szeroka, zbyt ciężka lub czy nie zajmuje całej powierzchni listu.
Sprawdź treść wiadomości ale nie zapomnij także o innych czynnikach
W oknie edycji listu programu AnoMail znajduje się przycisk Sprawdź, który pozwoli sprawdzić czy wiadomość jest dobrze przygotowana. Przy czym jeżeli Państwa serwer wysyłkowy lub domena nie będzie dobrze skonfigurowana na potrzeby wysyłki newslettera to mimo iż wiadomość nie będzie miała znamion spamu to i tak list może nie dotrzeć do adresata.
Do kogo poczta dotarła?
Po zakończonej akcji mailingowej, najlepiej po upływie 24h naciśnij przycisk Sprawdź listę i wybierz funkcję Na podstawie zwrotów własnych. Program sprawdzi do ilu odbiorców z wybranej listy poczta dotarła, i pokaże komunikat podobny do tego który widać na poniższym rysunku.
Zwracamy uwagę, że zwroty z niedostarczonej poczty czyli tzw. odbicia (ang. Bounces) mogą przychodzić na konto z którego wysyłano pocztę przez kilka godzin lub nawet dni. To wszystko zależy od ustawień Państwa serwera wysyłkowego. Program na podstawie Państwa wysyłek uczy się do kogo nie można było dostarczyć wiadomości. W związku z tym mając adres e-mail takiej osoby w kolejnej bazie, program jest w stanie usunąć go przed następną wysyłką mailingu.
Podgląd adresów e-mail odbiorców do których poczta nie została dostarczona znajduje się pod przyciskiem Odbiorcy/Adresy. Program pokaże do kogo poczta nie dotarła z podziałem na twarde odbicia, miękkie oraz blokady antyspamowe. Adresy z odbić należy usunąć i ze względów antyspamowych nic do nich nie wysyłać ponownie.
Polecany temat: Włącz obsługę niedostarczonej poczty z tzw. zwrotów
Korzystaj z analizatorów antyspamowych treści
Zanim cokolwiek wyślesz sprawdź czy list jest dobrze przygotowany. W oknie edytora wiadomości programu AnoMail pod przyciskiem Sprawdź znajdują się podstawowe analizatory antyspamowe, które pomogą wyeliminować podstawowe błędy, przez które list może trafić do spamu.
W pierwszej kolejności należy użyć Analizatora treści listu, potem Analizatora obrazków, w dalszej kolejności Analizatora odnośników i na końcu Analizatora kodu HTML wiadomości. Wszelkie błędy wykryte przez analizatory powinny zostać poprawione bo na podobnej zasadzie działają filtry antyspamowe, które podejmują decyzję czy przesłana wiadomość ma być uznana za spam czy nie.
Jak zwiększyć dostarczalność wiadomości e-mail?
Podstawowe błędy związane z treścią listu można skutecznie zdiagnozować przechodząc w AnoMail do edytora wiadomości e-mail i naciskając przycisk Sprawdź. Jeśli analizatory antyspamowe wbudowane w AnoMail pokazują, że wszystko jest w porządku a list nadal u odbiorcy trafia do spamu to należy przyjrzeć się Państwa serwerowi wysyłkowemu (domenie wysyłkowej) i sprawdzić czy na serwerze/domenie ustawiono SPF, DKIM, DMARC, revDNS.
Można to zrobić samemu naciskając w głównym oknie programu przycisk Antyspam i wybierając funkcję Tester antyspamowy online, który zdiagnozuje podstawowe błędy dotyczące konfiguracji serwera wysyłkowego oraz treści listu.
Do szybkich testów antyspamowych przed wysyłką polecamy korzystać także z funkcji Kontrola antyspamowa treści listu dostępnej w głównym oknie programu pod przyciskiem Antyspam. Kontrola antyspamowa wiadomości działa na podobnej zasadzie jak popularny filtr antyspamowy na serwerze (SpamAssassin), który nadaje punkty za każdy błąd znaleziony w wiadomości i ostrzega, gdy wiadomość może zostać potraktowana u odbiorcy jako spam.
Kontrola antyspamowa działa w trybie off-line tzn. list nie jest wysyłany na serwery i nie są brane pod uwagę dodatkowe czynniki takie jak reputacja Państwa serwera pocztowego czy sprawdzenie Państwa adresu IP na popularnych listach spamerskich. Aby dokonać rzeczywistych testów antyspamowych należy nacisnąć przycisk Antyspam widoczny w głównym oknie programu.
Uwierzytelnij swoje wysyłki e-mail
Uwierzytelnienie wysyłki z Państwa serwera poczty oraz domeny polega na ustawieniu podstawowych zabezpieczeń antyspamowych na Państwa serwerze poczty (DKIM, revDNS) i domenie wysyłkowej (SPF i DKIM).
Dzięki tym zabezpieczeniom serwery pocztowe odbiorców mogą potwierdzić czy poczta rzeczywiście została przez Państwa wysłana. Brak któregokolwiek z tych mechanizmów antyspamowych znacznie obniża dostarczalność wysyłek niezależnie od tego co Państwo wysyłacie i z jakiego programu.
Patrz także: Jak usunąć darmowe skrzynki z listy wysyłkowej?
Skontaktuj się ze swoim informatykiem lub dostawcą serwera poczty
W związku z powyższym należy skontaktować się ze swoim informatykiem lub dostawcą poczty i poprosić aby sprawdzili czy macie Państwo prawidłowo ustawione SPF i DKIM w domenie wysyłkowej oraz czy włączono na serwerze poczty DKIM i czy ustawiono revDNS.
Gdy już wszystko zostanie ustawione można zweryfikować poprawność ustawień m.in. w serwisie www.Mail-Tester.com. Wynik poniżej 9.5/10 punktów oznacza zazwyczaj problemy z dostarczalnością poczty lub trafianiem do spamu niezależnie od tego co Państwo będziecie wysyłać.
Najnowsza wersja AnoMail zintegrowana jest z dokładniejszym testerem tj. MailChecker, który ocenę wiadomości przedstawia w procentach. Po zmianach polityki antyspamowej Google i Yahoo (od lutego 2024 r.) za dobry wynik uznajemy wartość 95% lub więcej. Absolutne minimum to 90%.
Przy czym gdy zastosujecie się Państwo do uwag wskazanych przez tester to wysyłając pocztę z AnoMail spokojnie uzyskacie wynik 100%, który zapewnia wysoką dostarczalność poczty nie tylko do skrzynek firmowych w komercyjnych domenach ale także pozwala dotrzeć do odbiorców korzystających z darmowych kont np. GMail itp.
Rozgrzej adres IP serwera wysyłkowego
Warto także poczytać o tzw. rozgrzewaniu serwera wysyłkowego. Chodzi o to aby powoli przyzwyczajać filtry antyspamowe do tego, że wysyłacie Państwo masową korespondencję z nowego serwera (nowy adres IP serwera wysyłkowego). Lepiej wysyłać wolniej i dłużej niż kupić nowy serwer z nowym adresem IP i od razu próbować wysłać z niego kilkaset tysięcy wiadomości e-mail.
Zalecamy także korzystać z serwerów do mailingu z oddzielnym adresem IP dzięki czemu adres serwera przypisany jest tylko do Państwa firmy. W przypadku serwerów współdzielonych kilka firm korzysta z tego samego IP i jeżeli któraś z firm rozsyła SPAM to Państwa wysyłki też są blokowane z racji tego, że Wasza poczta znajduje się także na tym samym serwerze co spamera.
Wysyłaj do zweryfikowanej bazy lub do stałych klientów
Rozgrzewając swój serwer poczty (infrastrukturę) należy używać sprawdzonej bazy adresowej. Wysyłka mailingu z nowego serwera/domeny do nieaktualnej lub niezweryfikowanej bazy wpłynie na obniżenie reputacji Państwa serwera a tym samym obniży się dostarczalność poczty. Dlatego nie należy zapominać o tzw. higienie bazy adresowej.
Podpisz cyfrowo (S/MIME) swoje wiadomości e-mail
Program AnoMail pozwala wysyłać podpisaną cyfrowo masową korespondencję e-mail. Dzięki podpisowi cyfrowemu wiadomości (S/MIME) chronicie Państwo swoich odbiorców przed próbami wyłudzenia danych. Gdy wiadomość zostanie podpisana elektronicznie to odbiorca wiadomości e-mail ma pewność, że list pochodzi od Was a załącznik jest bezpieczny.
AnoMail obsługuje dowolną ilość certyfikatów a tym samym każda wiadomość wysłana z firmy może być podpisana cyfrowo przez Państwa. Koszt certyfikatu np. Certum E-mail ID do podpisu cyfrowego to kwota ok. 35 pln netto. Można skorzystać także z darmowych certyfikatów od Actalis. Podpis przypisany jest do konkretnego adresu e-mail więc w razie potrzeby można mieć kilka certyfikatów.
Nie wysyłaj zapytań z nowo zakupionej domeny
Częstym błędem wśród początkujących marketerów jest zakup nowej domeny wysyłkowej, z której od razu wysyłane są zapytania do zakupionej bazy danych. Filtry antyspamowe wiedzą, że tak właśnie działają spamerzy i jeżeli „widzą” wysyłkę z domeny, która została kupiona w okresie krótszym niż miesiąc to od razu oznaczają wiadomość jako „Prawdopodobny spam”. To samo dotyczy masowych wysyłek z domen pod adresem, których nie ma strony internetowej lub następuje automatyczne przekierowanie na główną stronę internetową firmy.
Kup domenę, utwórz witrynę docelową i wysyłkę rozłóż w czasie
Zwracamy uwagę, że nie należy wysyłać mailingów z domen, które zostały kupione w ciągu ostatnich 30 dni gdyż filtry antyspamowe automatycznie będą dodawały punkty do Państwa wiadomości tylko dlatego, że wysyłka realizowana jest z domen, które zostały niedawno zarejestrowane lub nie posiadają żadnej historii. Najlepiej kupić domenę i odczekać minimum 30 dni zanim zaczniecie realizować z niej seryjne wysyłki e-mail.
Dodatkowo należy powoli przyzwyczajać serwery odbiorców do Państwa domeny i adresu IP serwera wysyłkowego tzn. lepiej rozłożyć wysyłkę w czasie po kilka tysięcy wiadomości na dobę aniżeli od razu próbować wysłać kilkaset tysięcy listów w ciągu doby.
Utwórz stronę internetową z przyciskiem przekierowania do głównej witryny
Koniecznie trzeba także utworzyć stronę internetową np. landing page w domenie, z której realizowana jest wysyłka. Strona może być kopią statyczną Państwa głównej strony internetowej lub strony produktu lub usługi, którą reklamujecie w mailingu.
Do tej strony należy kierować ruch z wysyłki wstawiając do wiadomości przycisk CTA czyli wezwanie do działania np. „Sprawdź naszą ofertę„. Na stronie docelowej można umieścić formularz kontaktowy do zbierania tzw. leadów lub przycisk, po kliknięciu którego nastąpi przekierowanie do właściwej strony internetowej z ofertą.
Zalecamy także na stronie do której będzie kierowany ruch z mailingu umieścić statystyki Google Analytics dzięki czemu będzie można śledzić konwersję i ocenić skuteczność wysyłki.
Unikaj niezweryfikowanych baz adresowych
Jeżeli nurtuje Cię pytanie jak zwiększyć dostarczalność wiadomości e-mail to odpowiedź jest prosta. Nie wysyłaj poczty do nieaktualnych lub niezweryfikowanych baz adresów e-mail. Po wczytaniu do programu AnoMail bazy adresowe należy przeprowadzić deduplikację czyli usunąć powtarzające się adresy lub uporządkować bazę.
Następnie zweryfikować poprawność adresów e-mail. Na koniec użyć funkcji Brak zgód na mailing aby nie wysyłać żadnych zapytań ani ofert do odbiorców, którzy sobie tego nie życzą.
Zalecenia dot. zwiększenia dostarczalności
- Ustawić na serwerze/domenie wysyłkowej zabezpieczenia SPF, DKIM, DMARC oraz revDNS.
- Domena wysyłkowa musi mieć min. 30 dni. Nie może to być domena kupiona dzisiaj lub wczoraj.
- Nie wysyłaj poczty z darmowych skrzynek pocztowych. Tym bardziej nie zakładaj kilkunastu skrzynek do wysyłania po kilkadziesiąt wiadomości e-mail z każdego darmowego konta w celu ominięcia limitów wysyłki.
- Utwórz jeden adres wysyłkowy np. imienną skrzynkę jan.kowalski@example.com. Nie zmieniaj adresu e-mail przy kolejnych wysyłkach i nie wysyłaj tej samej treści z kilku różnych adresów e-mail. Użyj pól personalizacji lub losowych bloków tekstów do zmiany sygnatury antyspamowej wiadomości.
- Serwer wysyłkowy musi mieć oddzielny adres IP (prywatny adres IP, nie wysyłaj z serwerów współdzielonych).
- Utwórz witrynę w domenie, z której będzie realizowana wysyłka czyli jeżeli wysyłka będzie z domeny @xyz.pl to należy uruchomić stronę www.xyz.pl i umieścić na niej treść np. landing page. Witryna powinna być zabezpieczona certyfikatem SSL. Może to być darmowy certyfikat od Let’s Encrypt.
- Kup certyfikat Certum E-mail ID Individual (S/MIME) aby każda wiadomość była podpisana cyfrowo przez co zwiększa się wiarygodność wysyłki.
- W programie AnoMail kliknij przycisk Brak zgód na mailing i użyj pierwszej opcji do czyszczenia adresów e-mail.
- Jeżeli baza została zakupiona lub zebrana z internetu to trzeba usunąć nieprawidłowe adresy korzystając z funkcji Międzynarodowa baza błędnych adresów e-mail aby nie wysyłać poczty na nieaktualne skrzynki bo może dojść do automatycznych zgłoszeń antyspamowych a w konsekwencji Twój serwer zostanie zablokowany.
- Aby ograniczyć ryzyko trafienia na listy spamerów użyj funkcji do wykrywania Ryzykownych adresów e-mail przez które Twój serwer może trafić na listy spamerów tzw. RBL.
- W programie AnoMail należy kliknąć Sprawdź listę -> Walidator MX i przeczyścić bazę z nieprawidłowych adresów.
- Nie wysyłaj od razu kilkuset tysięcy wiadomości. Powoli przyzwyczajaj serwery odbiorców do Twoich wysyłek (tzn. domeny i serwera wysyłkowego).
Zapraszamy na indywidualne konsultacje
Tematy wybrane dla Ciebie:
Kody śledzące kliknięcia w mailu tzw. Click Rate (CR)
Dostęp do AnoMail przez przeglądarkę internetową
