Wysyłka e-mail w paczkach
Tryb wysyłki UDW (ukryci odbiorcy)
Tryby wysyłki email z AnoMail
AnoMail pozwala wysyłać pocztę w trzech trybach
Pojedynczy tryb wysyłki
Zalecany tryb wysyłki. Wymaga posiadanie własnego serwera pocztowego (skrzynki e-mail) u swojego dostawcy poczty. Każdy list generowany jest oddzielnie więc można stosować pełną personalizację treści
Wysyłka e-mail w paczkach
Wysyłka przez serwer swojego dostawcy poczty ale tylko w przypadku konieczności wysłania ciężkiego załącznika np. z ofertą. Jeden list jest adresowany do kilkunastu odbiorców bez możliwości personalizacji
Wysyłka z serwera lokalnego
Dla zaawansowanych użytkowników ze stałym adresem IP. Omija limity na serwerze dostawcy poczty gdyż cała wysyłka jest realizowana z Państwa komputera tzw. localhost ale wymaga posiadania wiedzy technicznej dot. konfiguracji SPF, DKIM, DMARC oraz revDNS.
Wysyłka e-mail w paczkach
W programie AnoMail dostępnych jest kilka trybów wysyłki newslettera. Wysyłka e-mail w paczkach to jedna z opcji. Wysyłanie korespondencji e-mail w paczkach oznacza, że AnoMail wysyła pocztę w trybie jeden list do wielu tak jakby używali Państwo pola UDW (ang. BCC) w programie pocztowym np. Microsoft Outlook lub Mozilla Thunderbird.
Jest to specjalny tryb wysyłki w którym AnoMail jeden list adresuje do wielu odbiorców. Przy czym żaden z odbiorców listu nie zobaczy adresów innych osób. Nie zalecamy stosowania tego trybu gdyż nie umożliwia skorzystania z personalizacji newslettera a to z kolei obniża skuteczność akcji e-mailingowej. Ponadto w tym trybie nie można włączyć automatycznej obsługi zwrotów z niedostarczonej poczty.
Do wysyłki w paczkach AnoMail używa specjalnego trybu UDW (ukryci odbiorcy wiadomości), który jest bardziej zaawansowany niż zwykła wysyłka z programu pocztowego z użyciem trybu DW lub UDW. Obecnie ze względu na filtry antyspamowe NIE ZALECAMY używania trybu wysyłki w paczkach czyli funkcja o nazwie Ilość adresów przekazywanych jednorazowo do serwera zawsze powinna być ustawiona na 1 (bardzo ważne).
Tryb paczek obniża reputację nadawcy
Wysyłanie zwykłej poczty e-mail lub newsletterów w tzw. „paczkach”, nie jest zalecane ze względów antyspamowych. Przede wszystkim, takie masowe wysyłki są łatwo rozpoznawalne przez nowoczesne filtry antyspamowe i często trafiają bezpośrednio do folderu ze spamem, zamiast do skrzynek odbiorczych adresatów.
Z końcem 2023 roku Google wprowadziło nowe wytyczne w polityce antyspamowej, które dodatkowo zaostrzają takie praktyki, promując wysyłkę w trybie pojedynczym, gdzie każdy e-mail jest adresowany tylko do jednej osoby. Używając trybu pojedynczego, nadawcy mają możliwość personalizacji wiadomości e-mail. Natomiast używanie trybu paczek obniża reputację nadawcy. Im dłużej będziecie Państwo stosować ten tryb tym trudniej będzie potem odzyskać reputację a tym samym zwiększyć szansę dostarczenia poczty do skrzynek odbiorczych a nie do spamu.
Personalizacja może obejmować dodanie imienia odbiorcy, dostosowanie treści do jego zainteresowań, czy innych zebranych danych, znacząco zwiększa skuteczność komunikacji i zmniejsza ryzyko kwalifikacji listu jako spam.. Spersonalizowane wiadomości są bardziej angażujące, budują lepszą relację z odbiorcą i mogą prowadzić do wyższych współczynników otwarć oraz kliknięć w wiadomości.
Tryb wysyłki w paczkach (turbo) tylko do ciężkich wysyłek z załącznikami
Tryb wysyłki w paczkach powinien być stosowany tylko w przypadku „ciężkich” wysyłek np. załącznik 1 MB do 50 tys. odbiorców. Pod warunkiem, że odbiorcy czekają na taki załącznik oraz wcześniej wysyłali Państwo pocztę do nich. Wysyłanie poczty w trybie turbo nie pozwala personalizować newslettera oraz wysyłać indywidualnych kuponów rabatowych.
Tryby wysyłki poczty z programu AnoMail
Program AnoMail umożliwia wysyłanie korespondencji w trzech trybach:
- Wysyłka email w paczkach (turbo) przez serwer dostawcy – stosowana jest wtedy jeżeli zależy nam na szybkim wysłaniu mailingu do kilku tysięcy odbiorców lub musimy wysłać „ciężki” list z załącznikiem a dostawca poczty rozlicza nas z transferu danych. Program AnoMail przesyła do serwera pojedyncze listy ale adresuje je do wielu odbiorców równocześnie. Wielkość paczki czyli ilość adresów przekazywanych naraz do serwera zależy od preferencji użytkownika. I tak na przykład jeżeli mamy grupę wysyłkową składającą się z 10 tysięcy odbiorców i ustawimy wielkość paczki na 50, to program wygeneruje tylko 200 listów, które wyśle do serwera. Wysyłanie w paczkach jest podobne do użycia pola UDW: w programie Outlook, ale z tą różnicą, że odbiorca korespondencji nie widzi tekstu Undisclosed-Recipient jak to ma miejsce w programie Outlook itp. Minusem takiej wysyłki jest to, że w polu DO: odbiorca listu widzi adres nadawcy a nie swój.
- Pojedyncza wysyłka przez serwer smtp dostawcy poczty (zalecane) – w tym trybie pracy zwanym wysyłką 1 do 1, moduł wysyłkowy wysyła mailing tak jakby użytkownik tworzył osobne listy w programie Outlook lub innym. List do każdego odbiorcy z grupy wysyłkowej jest generowany osobno i adresowany oddzielnie. Dzięki temu można personalizować korespondencję (w polu Do: każdy z odbiorców widzi tylko swój adres e-mail) wstawiając pola personalizacji do tematu oraz treści listu. Taka wysyłka może jednak trwać dosyć długo i nadaje się do małych grup wysyłkowych do 100 tys adresów.
- Pojedyncza wysyłka przez wewnętrzny serwer SMTP (localhost) – w tym przypadku podobnie jak poprzednio listy generowane są oddzielnie do każdego z odbiorców ale program korzysta z wbudowanego serwera SMTP (AnoMail SMTP Server) i wysyła wiele listów bez pośrednictwa serwera dostawcy. W związku z tym nadaje się do obsługi grup składających się z kilku lub nawet kilku milionów adresów, gdyż szybkość wysyłki zależy przede wszystkim od szybkości łącza internetowego (tzw. upload) jakim dysponujemy oraz wielkości pojedynczego listu. Do wysyłki z tzw. localhosta trzeba posiadać stały adres IP oraz skonfigurować SPF oraz revDNS dla adresu IP, z którego będzie wysyłana poczta. Jako zamiennik dla serwera poczty wbudowanego w AnoMail polecamy skorzystać z darmowego serwera hMailServer dla Windows, który oferuje większe możliwości dot. wysyłek z lokalnego komputera. Drugi serwer dla Windows, który polecamy to: Mail Enable Standard.
Konfiguracja programu do wysyłania w paczkach
Po skonfigurowaniu programu do korzystania z serwera pocztowego Państwa firmy (patrz: ikona Kreator widoczna w głównym oknie programu) klikamy ikonę Ustawienia widoczną w prawym rogu głównego okna AnoMail i wybieramy funkcję Masowa korespondencja. Zostanie wyświetlone okno przedstawione na poniższym rysunku.
Korzystając z suwaka Ilość adresów jednorazowo przekazywanych do serwera ustawiamy wielkość paczki. Im paczka większa, tym szybciej wysyłana jest korespondencja oraz mniej danych transmitujemy z naszego komputera. Na niektórych serwerach wielkość paczki może być ograniczona.
Proszę pamiętać także, że jeżeli ustawimy zbyt duży rozmiar paczki (np. 300 adresów) to serwer odbiorcy (w danej domenie) może odrzucić dostarczenie korespondencji do tak dużej ilości adresatów. W takim przypadku należy zmniejszyć wielkość paczek.
Obsługa zwrotów ale nie w trybie turbo
AnoMail automatycznie obsługuje korespondencję zwrotną tzn. rozpoznaje twarde i miękkie zwroty, autorespondery itp. Program pozwala usnąć z listy wysyłkowej adresy z odbić (ang. Mailer Daemon). Jednakże nie zalecamy ze względu na filtry antyspamowe wysyłania poczty w paczkach (jeden mail, kilku adresatów) zwłaszcza jeżeli Państwa baza nie została zweryfikowana i może zawierać nieprawidłowe adresy.
W przypadku wysyłki w paczkach, zwrotka z niedostarczonej poczty zawiera zazwyczaj kilkanaście adresów z różnymi typami zwrotów więc segregacja na twarde i miękkie zwroty może być utrudniona lub niemożliwa.
Jaka wielkość paczki jest zalecana?
Producent zaleca stosowanie ustawień z zakresu od 10 do 39 adresów. Można także wysłać korespondencję z maksymalnym ustawieniem paczek, a potem jak przyjdzie zwrot z danego serwera z informacją, że za dużo adresów przekazaliśmy w jednym e-mailu to można skopiować (Adresy -> Importuj adresy -> Ze Schowka Windows) odrzucone adresy (widoczne w liście będącym zwrotem z serwera) i wysłać na nie korespondencje w standardowej formie czyli pojedynczo zmieniając ustawienia programu AnoMail.
Dodatkowo powinniśmy zaznaczyć pole W przypadku korzystania z wysyłania w paczkach używaj adresu nadawcy… Dzięki temu w polu Do: każdy z odbiorców korespondencji masowej zobaczy etykietę, którą wprowadziliśmy w polu Nazwa nadawcy oraz nasz adres e-mail. Jeżeli nie skorzystamy z tej funkcji to w polu Do: nie pojawi się żaden adres e-mail.
AnoMail nie używa standardowych pól UDW oraz DW
W związku z tym odbiorca NIE MA możliwości podejrzenia do kogo poczta została jeszcze wysłana. Natomiast jeżeli nie jest konieczne to nie zalecamy używania trybu wysyłki w paczkach gdyż w przypadku zgłoszeń antyspamowych trudniej ustalić kto Państwa zgłosił jako nadawcę spamu oraz nie ma możliwości stosowania personalizacji treści.
Zarówno w przypadku wysyłki w paczkach jak i w trybie 1 do 1 (jedna wiadomość do jednego odbiorcy) adresat korespondencji nie ma możliwości sprawdzenia do kogo oprócz niego list został wysłany. W przypadku wysyłki w paczkach (jedna wiadomość do kilku adresatów równocześnie), nie można personalizować treści listu, wstawiając do niej nazwę odbiorcy, jego adres e-mail z racji tego, że jeden list równocześnie wysyłany jest do wielu adresatów. W związku z tym w polu Nazwa odbiorcy powinniśmy wpisać np. Odbiorca mailingu.
Inne tematy związane z masową wysyłką email:
Tester antyspamowy online do oceny wiadomości e-mail
Bazy adresów e-mail w programie AnoMail
