Korespondencja seryjna z załącznikami
spersonalizowana wysyłka załączników
Korespondencja seryjna e-mail
W programie AnoMail można korzystać z pełnej personalizacji treści wiadomości obejmującej również personalizację załączników. To oznacza, że w naszym programie e-mailingowym do każdego odbiorcy listu możecie Państwo wysłać oddzielny załącznik np. fakturę. Korespondencja masowa z załącznikiem pozwala wysyłać spersonalizowaną ofertę w PDF lub dowolny inny plik przeznaczony tylko dla konkretnego odbiorcy.
Czym jest korespondencja seryjna email?
Korespondencja seryjna e-mail to technika tworzenia wiadomości e-mail o takiej samej treści różniącej się zawartością kluczowych pól personalizacji. Pola personalizacji są automatycznie wypełniane treścią pobieraną z bazy danych odbiorców, do których kierowana jest korespondencja e-mail.
W oparciu o ten mechanizm program AnoMail do każdej wiadomości może dodawać inny załącznik zależny od adresata listu. Używając omawianej funkcjonalności możecie Państwo podnieść poziom personalizacji ofert na wyższy poziom. A w razie konieczności wysyłania poufnych dokumentów można nawet zaszyfrować załączniki.
Seryjne wysyłanie załączników
Wysyłaj dowolną ilość załączników z AnoMail
Maksymalna wielkość załączników do wiadomości e-mail może różnić się w zależności od konkretnych ustawień i limitów narzuconych przez dostawców usług pocztowych (GMail, Onet, WP itd) oraz administratorów serwerów pocztowych.
Standardowe limity dla załączników wynoszą zazwyczaj od 10 do 25 MB. Warto zauważyć, że wysyłanie załączników o większych rozmiarach może być niemożliwe ze względu na ograniczenia wielkości skrzynek pocztowych odbiorców. Ponadto wysyłka”ciężkich” maili będzie generowała duże transfery danych na serwerze wysyłkowym co może wiązać się z koniecznością dodatkowych opłat w Państwa firmie hostingowej.
W przypadku potrzeby wysyłania większych plików, można stosować alternatywne metody, takie jak udostępnianie plików za pomocą usług chmurowych np. Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox.
Limity wielości listów u wybranych dostawców poczty
Jeżeli musicie Państwo wysyłać pocztę z ciężkimi załącznikami, to upewnijcie się czy odbiorcy będą gotowi je przyjąć. Oto przykładowi dostawcy poczty oraz ograniczenia w wielkości załączników i/lub wiadomości:
- Gmail do 25 MB na jedną wiadomość e-mail.
- WP Poczta, o2.pl oraz interia.pl akceptują wiadomości o wadze do 100 MB.
- Poczta Onet do przyjmie listy o wadze do 50 MB.
- Poczta Outlook.com akceptuje listy do 20 MB.
- Poczta Hotmail i LiveMail przyjmą wiadomości do 30 MB.
- Poczta Yahoo odrzuci przesyłkę cięższą niż 25 MB.
Gdy wiadomość przekroczy dozwolony limit to nastąpi odbicie (ang. bounce) z błędem „Your message is too large to send. To send it, make the message smaller, for example, by removing attachments. The maximum message size that’s allowed is 25 MB„.
W związku z tym lepiej rozważyć udostępnienie plików poprzez stronę internetową (ftp) lub dysk chmurowy Microsoft OneDrive, Google Drive lub DropBox. W takim przypadku do maila wstawia się link do pliku mieszczonego na dysku chmurowym lub stronie internetowej.
Korespondencja seryjna email z załącznikami
Korespondencja seryjna z załącznikami pozwala zautomatyzować proces wysyłki setek lub tysięcy różnych załączników do Państwa klientów. W odróżnieniu od korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word, AnoMail potrafi samodzielnie przypisać załączniki do poszczególnych odbiorców wiadomości. W tym celu należy w swoim programie do faktur lub innym systemie np. CRM wygenerować oddzielne pliki PDF.
Pokrewny temat: Seryjne wysyłanie maili do klientów
W jaki sposób przygotować załączniki do mailingu?
Najlepiej przygotować oddzielne pliki np. faktury VAT z nazwą firmy, identyfikatorem klienta lub chociażby numerem NIP np: 6442858958.pdf. Wszystkie pliki zapisuje się w jednym folderze a następnie wskazuje programowi AnoMail gdzie ma ich szukać.
W trakcie wysyłki na podstawie pola personalizacji np. #NIP# program AnoMail doda załącznik do wiadomości e-mail o takiej nazwie jak numer NIP firmy. Dzięki temu każda z firm otrzyma wiadomość z załącznikiem przeznaczonym dla niej.
Patrz także: Indywidualne płatności przy pomocy kodu QR
Wysyłka spersonalizowanych załączników
W programie AnoMail wskazuje się folder zawierający dokumenty pdf, które program będzie dodawał do każdej wiadomości e-mail. W razie konieczności nazwy dokumentów, które mają być przypisane do konkretnego odbiorcy można przygotować w zewnętrznym programie takim jak np. Microsoft Excel. Przy mniejszych grupach można także samodzielnie wskazać załącznik przypisując go do danego odbiorcy.
Patrz także: Co to jest korespondencja seryjna e-mail?
Oczywiście oprócz spersonalizowanego załącznika można dodawać także załączniki wspólne czyli załączniki o takiej samej treści dla każdego odbiorcy np. regulamin świadczonej usługi lub klauzulę RODO. Pamiętaj, że korespondencja seryjna z załącznikami zwiększa wagę wiadomości a to wpływa na obciążenie serwera i obniżenie szybkości wysyłki.
Jak personalizować załączniki e-mail?
Generator imiennych bonów rabatowych w PDF
Jeśli Państwa program do obsługi klientów (CRM) nie oferuje możliwości przygotowania osobnych plików dla każdego z odbiorców to w programie AnoMail można skorzystać z funkcji do generowania imiennych bonów rabatowych.
Funkcja generatora imiennych kuponów rabatowych pozwala dodać do listu załącznik PDF zawierający spersonalizowany bon czyli taki, który tworzony jest w trakcie wysyłania masowej korespondencji i zawiera unikalny numer, imię, nazwisko, nazwę firmy i inne teksty, które chcecie Państwo na nim umieścić.
Dzięki tej funkcji można uruchomić programy lojalnościowe i połączyć je z Państwa sklepem internetowym.
Personalizuj swoje seryjne wysyłki
AnoMail jest oprogramowaniem do mailingu, które wspomaga budowę spersonalizowanych baz adresowych. Posiadając bazę imion, nazwisk oraz dodatkowe pola personalizacji można je wykorzystać np. do obsługi programów lojalnościowych, wysyłania bonów rabatowych, śledzenia ich wykorzystania lub połączenia programu AnoMail z Państwa oprogramowaniem e-commerce. Warto także zapoznać się z artykułem pt.: Jak wysyłać mailingi reklamowe dla firm?
Chcesz dowiedzieć się jak budować spersonalizowane bazy do mailingu?
Wysyłka oddzielnych faktur lub spersonalizowanych ofert
Program AnoMail umożliwia pobieranie spersonalizowanych baz adresowych (imię, nazwisko, nazwa firmy itd.) w formacie CSV czyli można przygotować bazę poza naszym oprogramowaniem np. tworzy się bazę w programie Excel lub innym programie do zarządzania kontaktami z klientami a następnie wczytuje do programu AnoMail.
Baza danych składa się z ponad 30-tu kolumn zawierających takie dane jak imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko, płeć oraz pola personalizacji z dowolną zawartością np. numer klienta, termin ważności usługi itp. Aby wczytać spersonalizowaną bazę z Excela zapisz ją najpierw do pliku CSV. Następnie w AnoMail kliknij przycisk Odbiorcy/Kontakty i odszukaj funkcję Plik. Na koniec wybierz Importuj kontakty z pliku CSV.
Baza adresowa może być zapisana w szyfrowanym kontenerze z danymi
Dla użytkowników bardziej wymagających cała baza kontaktów może być przechowywana w zaszyfrowanym pliku programu AnoMail. Dostęp do niej może być ograniczony na hasło lub baza może być w trybie tylko do wysyłki czyli nie można nic w niej zmieniać. Nie ma ograniczeń co do ilości baz danych przy czym pojedyncza baza może mieć do 100 tys. rekordów.
Inne tematy dot. korespondencji seryjnej e-mail:
Program do zbierania maili firmowych
Dlaczego moje wiadomości e-mail trafiają do spamu?
