Podstawowe błędy w cold mailingu
Jak unikać częstych błędów
Jak unikać podstawowych błędów w zimnych mailach?
Cold mailing to strategia marketingowa polegająca na wysyłaniu niezamówionych wiadomości e-mail do potencjalnych klientów w celu nawiązania z nimi relacji a dopiero potem zainteresowania ich właściwą ofertą. Zimny mail w przeciwieństwie do tradycyjnych zapytań o możliwość przesłana oferty, wymaga starannego zaplanowania i personalizacji, aby była skuteczna i nie irytowała odbiorców.
Cold mail może być świetnym narzędziem do osiągania celów marketingowych, pod warunkiem, że wiadomości są dobrze napisane i nie zawierają typowych błędów lub zwykłych informacji handlowych, które mogą być odbierane jako typowy spam (czyt. niezamówiona informacja handlowa). Zatem podczas tworzenia cold mailingu kluczowe jest skupienie się na wartości, jaką można zaoferować potencjalnemu klientowi, zamiast koncentrować się wyłącznie na sprzedaży produktu lub usługi.
Proces tworzenia kampanii cold mailingowej wymaga zrozumienia potrzeb i problemów odbiorcy, a następnie przedstawienia realnych korzyści płynących z oferowanej współpracy lub użycia danego produktu. Cold mailing ma szansę wykorzystać potencjał dopiero wtedy, kiedy zdoła przyciągnąć uwagę odbiorcy i skłonić go do podjęcia działań, takich jak odpowiedź na e-mail czy umówienie spotkania.
Nie używaj szablonowych wiadomości skopiowanych z Internetu
Podstawowe błędy w cold mailingu często wynikają z braku znajomości zasad pisana zimnych maili. Dlatego duża część nadawców zapomina o prawdziwej personalizacji i dopasowaniu treści do odbiorcy. Początkujący marketerzy często popełniają typowe błędy, które niweczą ich wysiłki w nawiązaniu kontaktu z klientem. Pamiętaj aby zimny mail nie wyglądał jak kolorowy newsletter. Lepiej sprawdza się zwykła tekstowa treść, która przypomina zwykły list wysyłany z programu Outlook lub Thunderbird.
Jednym z najczęstszych błędów, tak jak wspomniano wcześniej jest brak odpowiedniego dopasowania treści maila do odbiorcy. Wysyłanie szablonowych wiadomości o identycznej treści (pisanych żargonem zamiast zwykłym językiem) do wielu potencjalnych klientów, bez uwzględnienia ich specyficznych potrzeb i zainteresowań, skutkuje zazwyczaj zignorowaniem takiego maila lub, co gorsza, oznaczeniem go jako spam.
W dalszej części artykułu przedstawiono częste błędy w cold mailingu, które powodują, że uzyskany efekt jest odwrotny od zakładanego czyli zamiast pozyskać nowych klientów, Państwa serwer wysyłkowy oraz domena trafiają na czarne listy spamerów. Dlatego warto poświęcić chwilę aby przygotować zimny mailing zgodnie ze sprawdzonymi zasadami.
1. Brak personalizacji lub zły dobór adresatów
Rozpoczęcie listu w stylu „Szanowni Państwo” lub „Szanowna Pani/Panie” to nagminny błąd, który sprawia, że mało kto przeczyta dalszą cześć wiadomości bo od razu wie, że wysyłacie masową korespondencję, która zalewa skrzynki firmowe odbiorców. Dlatego powitanie ma być napisane tak jakby pisali Państwo list do jednej osoby/firmy. Świetnie sprawdzi się przywitanie w stylu „Dzień dobry,” lub Dzień dobry [Panie Adamie]” lub „Dzień dobry [Pani Anno]. W AnoMail można w pełni personalizować treść listu oraz stosować zwroty warunkowe zależne od płci odbiorcy przez co list będzie miał indywidualny charakter.
W związku z tym bardzo ważne jest aby podzielić grupę docelową na branże lub określone cechy klienta np. jednoosobowe działalności gospodarcze, i nie wysyłać mailingu do całej bazy wrzucając wszystkich odbiorców do jednego worka. W treści listu warto odnieść się do cechy odbiorcy lub branży w której działa adresat listu. Dzięki temu odbiorca będzie miał wrażenie że wiecie do kogo piszecie.
Za duży odsetek zgłoszeń antyspamowych odpowiedzialny jest zły dobór grupy docelowej i wysyłanie mailingu do zupełnie niedopasowanego odbiorcy lub niezweryfikowanej bazy zawierającej nieaktualne adresy e-mail. Dlatego trzeba poświęcić trochę czasu na segregacje adresów i ustaleniu przynajmniej podstawowych informacji o odbiorcy np. jednoosobowa działalność gospodarcza z sektora XYZ. Następnie te informacje należy wykorzystać w treści listu aby odbiorca wiedział, że piszecie do niego a nie do wszystkich z zakupionej bazy.
W tym celu w programie Excel lub bezpośrednio w AnoMail tworzy się bazę zawierającą kolumny (pola personalizacji) takie jak nazwa firmy, osoba decyzyjna, adres strony internetowej itd. Potem do treści listu wstawia się pole np. #FMA# (nazwa firmy) lub #URL# (adres strony internetowej), które program zastąpi właściwymi danymi z bazy. Im bardziej indywidualny charakter wiadomości tym większa szansa na odpowiedź i mniejsze ryzyko, że odbiorca oznaczy Państwa list jako spam.
2. Wysyłka z domeny bez strony docelowej lub certyfikatu SSL
Kolejnym błędem jest wysyłka z głównej domeny lub wysyłanie zimnych maili z nowej domeny ale bez strony docelowej tzw. landing page. W przypadku wysyłki zimnych maili z oficjalnej domeny firmy może dojść do blokady głównej domeny gdy odbiorcy zaczną oznaczać Państwa wiadomości jako spam. Dlatego lepszym rozwiązaniem jest wykupienie oddzielnego hostingu a w tym nowej domeny i serwera pocztowego z którego będą wysyłane zimne maile.
W domenie wysyłkowej musi być uruchomiona strona z informacjami o Państwa firmie. Strona musi być zabezpieczona certyfikatem SSL (darmowy lub płatny) i zalecamy aby uruchomić na niej statystyki Google Analytics. Przypominamy także, że nie można ustawić automatycznego przekierowania z domeny wysyłkowej do domeny głównej firmy. Zamiast tego na nowej stronie należy umieścić przycisk np. „Sprawdź ofertę”, po kliknięciu, którego internauta zostanie przekierowany do Państwa oficjalnej witryny.
3. Złe dane nadawcy oraz słaby temat listu
Zimne maile wysyłamy z imiennych kont pocztowych np. jan.nowak@ lub nowakj@ i w danych nadawcy wpisujemy imię i nazwisko osoby wysyłającej wiadomość. Nie wysyłamy ze zbiorczych kont np. szkolenia@, marketing@ oraz nie korzystamy z wysyłki z darmowych skrzynek @gmail.com, WP, Onet itd.
Staramy się nie używać etykiet w danych nadawcy np. „Specjalista ds. Faktoringu”, „Doradca kredytowy”, „Drukarnia XYZ” itp. Takie dane nadawcy od razu sugerują, że mail będzie typowym spamem. Z kolei najlepszą skutecznością cechują się maile wysłane z kont imiennych np. Adam Kowalski <adam@example.com>.
Drogi czytelniku jeżeli przez chwilę przyszło Ci na myśl aby stworzyć kilka darmowych kont i z nich wysyłać pocztę rotacyjnie, to nie rób tego i zastanów się czy aby na pewno jesteś gotowy na użycie naszego narzędzia? Program AnoMail pozwoli Ci wysyłać pocztę z darmowej skrzynki ale nie wygląda to profesjonalnie i dostarczalność poczty będzie na niskim poziomie więc oszczędź swój czas i nie rób tego.
Dane nadawcy oraz temat listu są pierwszymi elementami, które zadecydują czy Twój list zostanie przeczytany. Nie umieszczaj w temacie sprzedażowych fraz. Temat jest pierwszą rzeczą, którą widzi odbiorca więc jeśli nie przyciągnie jego uwagi, to w ogóle nie otworzy wiadomości e-mail. Stwórz temat, który będzie zwięzły, jasny i angażujący. Powinien wskazywać na wartość lub istotność treści wiadomości e-mail.
Najlepiej przygotuj intrygujący temat o długości od 30 do 70 znaków. Napisz go w takiej formie aby wzbudzał zainteresowanie. Długość tematu nie powinna przekraczać 80 znaków. Możesz wspomóc się sztuczną inteligencją wbudowaną w AnoMail aby utworzyć wiele tematów, które będą zmieniały się losowo podczas wysyłki.
Na siłę nie próbuj personalizować tematu w stylu „[Grzegorz] znalazłem Twoją firmę” lub „Propozycja współpracy dla [domena.pl]”. Twój list nie może wyglądać jak kolejna wiadomość z szablonu, w której zmienia się jeden element. Zastanów się chwilę na jaki temat sam zwróciłbyś uwagę? Temat ma być tak napisany jakby był tworzony na potrzeby jednego odbiorcy. Nie używaj w temacie wykrzykników oraz słów na które reagują filtry antyspamowe np. promocja, propozycja, zapytanie itd.
Patrz: Jaka jest optymalna długość tematu wiadomości e-mail?
4. Za dużo tekstu i Skupienie się na swojej firmie zamiast na potrzebach odbiorcy
Prawda jest taka, że potencjalni klienci nie dbają o Ciebie ani o Twoje najnowsze oferty. Zależy im na tym, co możesz dla nich zrobić i jak możesz pomóc im odnieść sukces. Dlatego nie ma potrzeby pisać treści wychwalających Waszą firmę lub Wasze usługi. Często popełnianym błędem jest skupienie się wyłącznie na sobie lub na działaniu własnej firmy zamiast na kliencie.
W związku z tym nie rozpoczynaj maila od tekstu „Szanowni Państwo! Nazywam się Adam Kowalski i reprezentuję firmę, która od lat zajmuje się XYZ i obsługuje tysiące zadowolonych klientów…”. W ten sposób nie dajesz przekonującego powodu, aby poświęcić czas na przeczytanie i odpowiedzenie na Twój e-mail. Skuteczny cold mail powinien odzwierciedlać zainteresowanie klientem i pokazywać przyszłe korzyści wynikające ze współpracy więc skup się na kliencie a nie swojej firmie.
Nikt nie chce czytać jaką firmę Państwo „reprezentujecie”, od ilu lat firma jest na rynku, jacy jesteście super itd. Takie informacje można zawrzeć w kolejnych mailach lub pochwalić się referencjami ale na Państwa stronie internetowej przy czym nie od razu w pierwszym mailu tylko wtedy gdy klient o to poprosi lub w mailu zawierającym ofertę.
Zwięzła, dobrze skonstruowana wiadomość, która szybko przekazuje wartość zwiększa prawdopodobieństwo odpowiedzi. Pamiętaj, że Twoim celem jest rozpoczęcie rozmowy, a nie zamknięcie transakcji w jednym e-mailu. Dlatego zimy mail ma być krótki (do 120 wyrazów) i podzielony na akapity aby łatwo go się czytało.
Nikt nie czyta długich wiadomości bo nie ma na to czasu. Pamiętaj, że list ma być pisany tak jakby odbiorcom była jedna osoba o której coś wiesz. Zamiast od razu przechodzić do sprzedaży, skup się najpierw na budowaniu relacji z potencjalnym klientem. Zwiększa to szanse na faktyczne otrzymanie odpowiedzi i zamknięcie większej liczby transakcji. Dlatego zaraz po przywitaniu przedstaw punkt zaczepienia i wyjaśnij dlaczego piszesz maila do konkretnego odbiorcy. Większość osób, która zajrzy do Twojego maila będzie chciała uzyskać odpowiedź na poniższe pytania.
W związku z tym treść przygotuj tak aby po jej przeczytaniu adresat listu nie poczuł, że jest to kolejna niezamówiona informacja handlowa udająca zimnego maila. Pamiętaj że celem Twojego maila jest rozpoczęcie konwersacji z odbiorcą a nie propozycja sprzedaży mu czegokolwiek. Cold mail to taki wstęp do dalszej rozmowy, który otwiera dalsze możliwości a w tym na samym końcu sprzedaż.
Nie opisuj wszystkich usług, które oferuje Twoja firma. Zamiast tego skup się na konkretnym problemie potencjalnego klienta pokazując mu, że przeprowadziłeś badania, wiesz jak mu pomóc i jesteś gotowy, aby to zrobić. Maile, które nie prezentują od razu oferty (informacji handlowych) oraz firmy nadawcy cechują się niskim współczynnikiem zgłoszeń antyspamowych.
Im list będzie miał bardziej indywidualny charakter tym rzadziej odbiorca pomyśli, że wysyłasz masowy mailing. AnoMail nie dokleja żądnych informacji pozwalających na jego identyfikację więc masowe wiadomości mogą być pisane tak jakby były kierowane tylko do jednej osoby.
Pokrewny temat: Jak pisać zimne maile aby były skuteczne?
5. Złe CTA lub wiele wezwań do działania
Kolejnym błędem jest brak umieszczenia jasnego wezwania do działania (CTA) lub zastosowanie wielu różnych CTA w jednej wiadomości. Pominięcie jednoznacznego wezwania do działania prowadzi do niejednoznaczności, ograniczając skuteczność komunikacji i zmniejszając prawdopodobieństwo uzyskania oczekiwanej reakcji od odbiorcy.
Z kolei, implementacja wielu CTA w jednym komunikacie wprowadza chaos, mogąc powodować dezorientację odbiorcy oraz osłabienie głównego przekazu. W efekcie, efektywność kampanii mailingowej zostaje istotnie obniżona, podkreślając znaczenie starannego planowania i strukturyzacji treści maila.
Dlatego zalecamy aby w końcowym akapicie maila pojawiło się „miękkie wezwanie do działania”, które ma na celu zachęcenie odbiorcy do podjęcia określonej akcji w sposób subtelny i nienachalny. W przeciwieństwie do agresywnych technik sprzedażowych, miękkie CTA skupia się na budowaniu relacji i wzbudzaniu zainteresowania, często proponując możliwości kontaktu lub dalszej dyskusji. Taka forma wezwań sprzyja pozytywnemu odbiorowi wiadomości oraz zwiększa szanse na nawiązanie dialogu z potencjalnym klientem.
Zobacz: Jak pisać zimne maile aby uzyskać efekt sprzedażowy?
6. Brak stopki z danymi kontaktowymi
Wśród często popełnianych błędów w trakcie wysyłki zimnych maili jest także brak stopki lub niepełna stopka, która nie wzbudza zaufania. Dlatego zalecamy utworzyć pełną stopkę nawet z logiem firmy i danymi kontaktowymi tzn. nazwa firmy, adres, numer telefonu, NIP itd.
Stopka ma być w takiej samej postaci w jakiej wstawiacie ją w zwykłych wiadomościach wysyłanych na co dzień. Przy czym w stopce linkujemy do domeny, z której wysyłana jest korespondencja e-mail. Dzięki temu odbiorca listu będzie mógł sprawdzić Państwa firmę zanim podejmie decyzję aby odpowiedzieć na Waszą wiadomość. Brak tych danych zmniejsza wiarygodność nadawcy i zwiększa ilość skarg antyspamowych.
Nie zalecamy aby dodawać linki do wypisania z dalszych mailingów bo nikt kto wysyła pojedynczą korespondencję do potencjalnego klienta nie wstawia linków do rezygnacji. Zakładamy, że jak ktoś nie odpowie to nie wznawiamy do niego korespondencji. Wyjątek stanowi sytuacja, w której macie Państwo dobrze dobraną grupę docelową i chcecie ponowić maila do tych osób, które nie zareagowały na Waszą poprzednią wiadomość.
Zobacz: Follow-Up czyli ponawianie wysyłki do tych, którzy nie odpowiedzieli
dwuetapowy kontakt to element cold mailingu
Pamiętaj także aby cold mail był zgodny z prawem, to musi przyjąć formę dwuetapową. W pierwszym etapie firma wysyła wiadomość zapraszającą do wyrażenia zgody na otrzymywanie dalszych informacji handlowych. Dopiero po uzyskaniu zgody, możliwe jest wysłanie właściwej oferty.
W związku z tym w pierwszym kroku trzeba dobrze dobrać grupę docelową, spersonalizować maila oraz na końcu zadać pytanie czy można przesłać dalsze informacje. Gdy odbiorca wyrazi chęć uzyskania dalszych informacji to dopiero wtedy możemy mu przesłać treści o charakterze marketingowym.
Użyj podpisu cyfrowego S/MIME aby się wyróżnić
W przypadku wysyłki cold mailingu z wykorzystaniem programu AnoMail, warto włączyć w ustawieniach programu, darmowy lub komercyjny podpis cyfrowy S/MIME. Podpis elektroniczny pozwala na zwiększenie zaufania odbiorcy poprzez potwierdzenie autentyczności nadawcy oraz zmniejsza ryzyko trafienia do spamu.
Dodatkowo, wykorzystanie podpisu S/MIME umożliwia wyróżnienie się na tle innych wiadomości, co może przyczynić się do wyższej skuteczności kampanii cold mailingowej. Użycie podpisu cyfrowego jest istotnym krokiem w budowaniu profesjonalnego wizerunku nadawcy i zwiększeniu szans na pozytywny odbiór komunikatu.
Na chwilę obecną mało kto podpisuje cyfrowo wiadomości e-mail więc możecie Państwo wykorzystać tę możliwość korzystając z darmowego certyfikatu S/MIME od Actalis lub komercyjnego certyfikatu od Certum. Nie ma znaczenia z jakiej firmy hostingowej korzystacie oraz jaką usługę poczty macie wykupioną. AnoMail podpisuje cyfrowo wiadomości w Waszym komputerze więc podpis cyfrowy S/MIME jest niezależny od Waszego dostawcy poczty.
Zobacz: Jak włączyć podpis cyfrowy w trakcie wysyłki cold mail?
Automatyzacja wysyłek cold mailingu
Cold mailing oferuje znaczne możliwości w nawiązywaniu nowych kontaktów biznesowych i zdobywaniu klientów, ale musi być stosowany z dbałością o szczegóły i unikanie typowych błędów. Skupienie na potrzebach klienta, personalizacja wiadomości oraz klarowne i angażujące przedstawienie wartości są kluczowe do stworzenia efektywnego i profesjonalnego wrażenia.
Dzięki temu cold mailing może stać się skutecznym narzędziem do realizacji celów marketingowych, wspierając rozwój i sukces firmy. Przy użyciu oprogramowania takiego jak AnoMail Premium, proces wysyłki może być zautomatyzowany i dotrzeć do dużej grupy odbiorców ale w takiej formie jakby był wysyłany do każdego adresata oddzielnie.
Pokrewny temat: Jak przeczyścić bazy adresowe przed wysyłką zimnych maili?
Cold mailing i inne tematy dot. masowych wysyłek:
Wykluczanie adresów e-mail z wysyłki na podstawie pliku oraz słów zastrzeżonych
Konwerter wiadomości MSG do EML
