Dlaczego maile trafiają do spamu
na kontach GMail/Google
Twoje maile wpadają do spamu na GMail?
Filtr antyspamowy Google uznawany jest za jedno z najskuteczniejszych narzędzi do wykrywania i filtrowania niechcianych wiadomości, stając się kluczowym elementem ochrony użytkowników przed zalewem spamu. Jego zaawansowane algorytmy oparte o sztuczną inteligencję (AI) są w stanie skutecznie identyfikować i oddzielać niepożądane wiadomości od zwykłej korespondencji.
Czasami jednak, filtr antyspamowy Google może się mylić. Oznacza to, że nawet neutralne pod względem antyspamowym wiadomości mogą zostać omyłkowo oznaczone jako spam. Aby zminimalizować ryzyko takich pomyłek i zwiększyć szanse dotarcia do skrzynek pocztowych odbiorców, bardzo ważne jest, by treść wiadomości nie zawierała elementów na które reagują filtry oraz aby mogły zweryfikować Państwa tożsamość.
Filtr antyspamowy GMail nie wie, że wysyłasz pocztę z AnoMail
Dobra wiadomość jest taka, że AnoMail jest neutralny dla filtrów antyspamowych. Dzieje się tak, ponieważ AnoMail nie dokleja do wiadomości żadnych specyficznych nagłówków ani innych oznaczeń, które mogłyby umożliwić filtrowi Google na identyfikację tej wiadomości jako przychodzącej z konkretnego programu mailingowego.
Dzięki temu dostarczalność poczty z AnoMail będzie na wyższym poziomie niż w przypadku popularnych systemów e-mailingowych, które są łatwo identyfikowane jako „platforma mailingowa” i czasami profilaktycznie blokowane. Przy czym dobry program do mailingu to jeden z elementów, który pozwoli Państwu dostarczyć przesyłki do skrzynki odbiorczej adresata listu.
Pokrewny temat: Zasady pisania zimnych maili czyli ABC cold mailingu
Co to jest RETVec na koncie Google?
Filtr antyspamowy Google o nazwie RETVec (ang. Resilient and Efficient Text Vectorizer) to część systemu automatycznego filtrowania spamu w usługach Google, takich jak Gmail. RETVec został wprowadzony z końcem 2023 r. i wykorzystuje zaawansowane algorytmy uczenia maszynowego, aby identyfikować oraz blokować niechciane wiadomości e-mail, takie jak spam, phishing czy inne formy niepożądanej korespondencji.
Działa poprzez analizę wielu czynników, takich jak treść wiadomości, adresy nadawców, wzorce zachowań użytkowników i inne dane, aby podejmować decyzje dotyczące tego, czy dana wiadomość jest spamem czy nie. Bada również historię Waszej domeny oraz reputację adresu IP serwera wysyłkowego. W ten sposób pomaga utrzymać skrzynkę odbiorczą użytkownika Google/GMail wolną od niechcianej poczty.
Zobacz: Kto z Twoich odbiorców korzysta z filtra antyspamowego GMail?
Jak działa filtr antyspamowy GMail?
Filtry antyspamowe od Google i Microsoft są obecnie najbardziej skutecznymi mechanizmami do walki ze spamem. Oba mechanizmy działają na podobnej zasadzie i wykorzystują sztuczną inteligencję do oceny wiadomości czy jest spamem lub czy też zwykłą wiadomością.
Poniżej zamieszczone zostały najważniejsze elementy, które sprawdza Google zanim podejmie decyzję czy wiadomość umieścić w folderze SPAM.
Jakie elementy bierze pod uwagę filtr antyspamowy GMail?
- Uwierzytelnienie serwera wysyłkowego czyli czy ustawiono na Państwa serwerze SPF, DKIM, DMARC, BIMI oraz revDNS. Bez tego nie należy nic wysyłać do serwerów Google bo każda wysyłka obniża reputację Państwa domeny.
- Obecność serwera wysyłkowego lub domeny na listach spamerskich. Google sprawdza czy adres IP Państwa serwera lub adres domeny nie widnieje na popularnych listach spamerskich.
- Historia domeny i poprzednich e-mailingów kierowanych do serwerów Google. Analizuje czy wysyłali Państwo coś wcześniej ze swojej domeny oraz swojego serwera. Jeżeli nie było wysyłek to z automatu list może wylądować w spamie.
- Treść wiadomości oraz temat, sprawdza temat listu oraz treść w poszukiwaniu typowych dla spamu znamion np. jeden duży obrazek lub słowa „promocja”, „oferta”, „zachęcamy do”, „zapraszamy” itd. Pamiętaj aby temat pasował do treści listu. Zalecana długość tematu od 20 do 80 znaków.
- Odnośniki do stron internetowych – sprawdza wszystkie hiperłącza w Państwa wiadomości czy nie kierują do niebezpiecznych witryn oraz stron, które wcześniej były zgłaszane jako rozsyłające spam. Sprawdza także czy nie ukrywacie linków poprzez tzw. skracacze linków.
- Szerokość oraz ilość grafiki w stosunku do tekstu – bada czy obrazki są szersze niż 699 pikseli oraz sprawdza jak duża powierzchnia listu zajęta jest przez grafikę. Jeżeli grafiki jest za dużo to uznaje, że list będzie reklamą lub spamem. Stosunek tekstu do grafiki powinien wynosić 80:20. Do każdego obrazka powinien być dodawany tekst alternatywny (ang. ALT) oraz tytuł (ang. TITLE).
- Grafika dociągania z serwera – maile zawierające obrazki pobieranie z Internetu są profilaktycznie blokowane a listy automatycznie traktowane jak potencjalny spam. Dlatego obrazki należy osadzać w wiadomości. Służy do tego funkcja Grafika dostępna w oknie edycji listu.
- Dane odbiorcy tzn. sprawdza czy list jest zaadresowany tylko do jednej osoby oraz czy w polu DO widnieje jej adres e-mail. Zalecamy aby w polu DO oprócz adresu e-mail odbiorcy znalazła się nazwa np. FirmaXYZ <biuro@firmaxyz.pl> lub Jan <jan.nowak@example.com>.
- Dane nadawcy – sprawdza czy wysyłka jest z adresu np. promocja@, oferty@, sklep@… takie listy mogą być oznaczane jako spam lub przenoszone do folderu „Promocje” lub „Sklepy”. Zalecamy wysyłkę z imiennych kont np. Jan Kowalski <jan.kowalski@firma.pl>.
- Oznaczenie masowych wiadomości oraz link wypisania czyli sprawdza czy do nagłówków listu dodano Precedence Bulk oraz List-Unsubscribe, które są wymagane w przypadku wysyłania masowych wiadomości na serwery Google.
- Ocena zaangażowania odbiorców Państwa wiadomości tzn. sprawdza czy Państwa klienci od razu kasowali listy czy przenosili do folderu na później lub czy klikali w linki zamieszczone w wiadomości.
- Ilość zgłoszeń antyspamowych – sprawdza ilu z Waszych odbiorców oznaczało Państwa wiadomości jako spam.
- Podobieństwo do wiadomości od innych firm, które wysyłają mailing o podobnej tematyce. Sprawdza jak odbiorcy traktowali wiadomości od innych firm, które zawierały treści podobne do tego co Państwo wysyłacie.
- Waga listu oraz analiza załącznika. Listy cięższe niż 100 KB mogą nie być wyświetlane w całości. Google zagląda do załącznika zwłaszcza jeżeli jest w formacie np. PDF, DOC itp.
- Landing page w domenie wysyłkowej – filtr antyspamowy sprawdza także czy w domenie wysyłkowej jest strona internetowa zabezpieczona protokołem SSL. Brak strony lub automatyczne przekierowanie do innej domeny może wpływać na automatyczną kwalifikację listu jako spam.
- Obecność adresu w sieci Abuse.net – w tym serwisie należy zgłosić swój adres e-mail pod którym będziecie Państwo przyjmować zgłoszenia antyspamowe od niezadowolonych odbiorców. Brak takiego adresu może kwalifikować Wasze wysyłki jako spam.
Czy Twój list trafi do spamu na GMail?
Z poziomu AnoMail można sprawdzić czy Państwa list zostanie zakwalifikowany jako wiadomość śmieć na koncie GMail. W głównym oknie programu należy nacisnąć przycisk Antyspam i wybrać Test antyspamowy Google. Tester pokaże czy wiadomość będzie uznana za spam czy też nie.
Natomiast Google nie poda przyczyny kwalifikacji listu jako spam. Czasami zwróci komunikat np. „Kwalifikacja listu jako spam, z powodów znanych Google ale dość trudnych do wytłumaczenia”. Dlatego w pierwszej kolejności należy użyć funkcji Testera antyspamowego online, który od razu pokaże co należy poprawić przed rozpoczęciem masowej wysyłki e-mail.
Jak unikać filtra antyspamowego?
Jeśli wszystkie Państwa newslettery trafiają do spamu to w pierwszej kolejności należy sprawdzić czy Państwa wysyłki są odpowiednio uwierzytelnione tzn. chodzi o to aby serwery Google miały pewność, że list został wysłany przez Państwa a nie kogoś, kto się pod Was podszywa.
W związku z tym należy skontaktować się z Państwa informatykiem lub firmą hostingową w której macie wykupiony serwer do mailingu i zapytać czy ustawiono następujące mechanizmy tj. SPF, DKIM, DMARC oraz BIMI. Za brak każdego z tych zabezpieczeń otrzymujecie punkty od filtrów antyspamowych niezależnie od tego co i z jakiego programu pocztowego wysyłacie.
Od lutego 2024 r. za brak polityki DMARC w domenie wysyłkowej, Google obniża reputację nadawcy oraz kasuje lub umieszcza wiadomość e-mail w spamie. Dlatego koniecznie trzeba wdrożyć poniższe zabezpieczenia antyspamowe:
- SPF pozwala serwerom odbiorców sprawdzać, czy wiadomości e-mail pochodzące z Waszej domeny są wysyłane z Waszych serwerów.
- DKIM dodaje do nagłówków wiadomości e-mail podpis cyfrowy. Dzięki temu serwery odbiorców mogą ustalić, czy wiadomości nie są sfałszowane i nie zostały zmienione podczas przesyłania. Bez tego zabezpieczenia nie ma sensu wysyłać masowej korespondencji.
- DMARC – mówi serwerowi pocztowemu odbiorcy co ma zrobić z wiadomością e-mail, która nie została przez Was wysłana tylko ktoś podszywa się pod Państwa domenę. Zalecane ustawienia to p=reject czyli odrzuć wiadomości od spamerów.
- BIMI – to jest opcjonalny mechanizm, który na celu poprawę bezpieczeństwa wiadomości poprzez umożliwienie odbiorcom łatwiejszego rozpoznawania Waszych wiadomości. Po prostu przy Państwa e-mailach wyświetli się logo nadawcy.
Pokrewny temat: Zadbaj o tożsamość nadawcy wiadomości e-mail
Zrób test antyspamowy przed wysyłką e-maila
Filtr antyspamowy Google korzysta z mechanizmów sztucznej inteligencji do oceny wiadomości i nie zdradza dokładnie kulis jego działania. Znane są ogólne założenia więc na początek należy skorzystać z testerów antyspamowych takich jak MailChecker aby zdiagnozować podstawowe błędy z treścią wiadomości, tematem lub konfiguracją serwera.
W tym celu w głównym oknie programu AnoMail naciśnij przycisk Antyspam i wybierz funkcję Tester Antyspamowy online… Program wyśle testową wiadomość do testera MailChecer i przedstawi wynik w procentach. Dążymy do tego aby osiągnąć 100% wynik. Wszelkie błędy które zdiagnozuje tester należy usunąć zanim zaczniecie wysyłać masową korespondencję, zwłaszcza do serwerów Google.
Wymagany wynik testu nie mniejszy niż 95%
Unikaj spamerskich słów w treści i temacie listu
Słowa spamowe zwane spamerskimi zwrotami są często używane w niechcianych wiadomościach e-mail i zawierają frazy związane z oszustwami, manipulacyjnym językiem, nadmiernymi obietnicami i korzyściami finansowymi. Takie słowa mogą uruchomić filtry antyspamowe, powodując niskie wskaźniki dostarczalności i szkodząc reputacji nadawcy.
Oto przykłady słów wyzwalających spam np. „Szanowni Państwo„, „zapraszamy do…„, „Jeśli nie chcesz„, „W celu rezygnacji„, „promocja” itd. Te słowa aktywują filtry antyspamowe, powodując, że Twoje e-maile automatycznie lądują w folderze spam zamiast w skrzynce odbiorczej klienta.
AnoMail ma wbudowaną i ciągle aktualizowaną na bieżąco listę niepożądanych słów, których należy unikać. W oknie edycji wiadomości trzeba nacisnąć przycisk Sprawdź i wybrać Analizator treści, który pokaże jakich słów nie należy używać. Dlatego zawsze po napisaniu treści listu zalecamy aby skorzystali Państwo z analizatora treści oraz analizatora obrazów i odnośników.
Twój list nie może przypominać listów od spamerów
Jeśli chodzi o treść listu to należy unikać formatowania oraz elementów, które występują w wiadomościach uznawanych za spam lub reklama. Wśród nich możemy wyróżnić:
- Używanie szerokiej gamy rozmiarów czcionek (zwłaszcza mniejszych niż 8 punktów).
- Różnych stylów i kolorów w tym koloru czerwonego.
- Używanie samych wielkich liter lub nadużywanie dużych liter.
- Nadużywanie pogrubień oraz podkreśleń.
- Dołączanie odnośników do kilku różnych domen lub ukrywanie linków przy użyciu skracaczy.
- Używanie wykrzykników w temacie, wielokropków i spacji.
- Używanie symboli i liczb oraz wielu emotikonów na początku tematu listu lub w treści
- Używanie dużych i ciężkich obrazów, które zajmują całą powierzchnie maila.
- Nie używaj grafiki dociąganej czyli wstawianej z Internetu.
- Brak tabeli pozycjonującej czyli niewidzialnej tabelki o szerokości do 599 pikseli. Tabela pozycjonująca trzyma całą wiadomość w ryzach i nie pozwala aby treść listu rozszerzyła się na całą szerokość ekranu. Kliknij w AnoMail przycisk Nowy i wybierz funkcję Nowy w tabeli pozycjonującej.
Zalecamy personalizować treść listu lub stosować losowe bloki tekstu do zmiany sygnatury antyspamowej wiadomości. Dzięki temu Twoje wiadomości nie będą traktowane jako masowa korespondencja o identycznej treści, która jest łatwo wykrywana i blokowana przez filtry antyspamowe.
W razie potrzeby można kliknąć przycisk Nowy i wybrać funkcję Z wizualnego edytora Stripo. W edytorze Stripo będziecie mogli zaprojektować pięknie wyglądające wiadomości e-mail zgodne z zasadami kodowania e-mailingów, które dopasują się do ekranu odbiorcy.
Reputacja serwera i zaangażowanie odbiorców
Jeśli mimo uzyskania wyniku 100% w powyższym testerze nadal będzie problem z trafianiem do spamu to pozostaje ostatnia możliwość tj. reputacja Państwa serwera poczty (domeny) jest niska lub domena, z której wysyłacie pocztę została zakupiona w okresie krótszym niż 30 dni.
Filtr antyspamowy Google analizuje zaangażowanie odbiorców czyli bierze pod uwagę co odbiorcy robili z poprzednimi wiadomościami od Państwa. Jeśli od razu kasowali je to filtr antyspamowy wie, kolejne wysyłki od Was zapewne także będą niepożądane. Dlatego zalecamy aby zapoznali się Państwo z zaleceniami dla masowych wydawców od Google. W tym dokumencie firma Google opisuje co powinni Państwo wdrożyć aby zminimalizować ryzyko kwalifikacji Waszych listów jako spam..
Daj sygnał Google’owi że Twoje maile są ważne
Namów odbiorców aby klikali w linki dołączone do wiadomości e-mail lub dodali Twój adres e-mail do swojej książki kontaktów na koncie Google. Byłoby super gdyby odbiorcy odpowiadali na Wasze wiadomość bo to jest jasny sygnał dla Google, że nadawca wysyła ważne wiadomości i nie powinny być w przyszłości umieszczane w spamie.
Ważny temat: Wygrzewanie nowego adresu IP serwera wysyłkowego
Zaangażowanie odbiorców głównym wskaźnikiem kwalifikacji listu
Google przykłada obecnie bardzo dużą wagę do wskaźników zaangażowania, takich jak współczynniki otwarć i kliknięć. Dlatego mają one kluczowy wpływ na proces filtrowania wiadomości e-mail. Coraz większa liczba dostawców poczty (ESP) w tym GMail, korzysta z takich wskaźników zaangażowania, aby określić, czy wiadomość e-mail powinna zostać automatycznie usunięta jako niechciana wiadomość e-mail, czy też powinna zostać zablokowana lub odfiltrowana jako spam.
Google postrzega dane o zaangażowaniu jako wskaźnik tego, czy użytkownik jest zainteresowany e-mailem. Dlatego zachęcamy aby pisali Państwo wiadomości w ten sposób aby zachęcić odbiorcę do kliknięcia w link lub udzielenia odpowiedzi. Wiadomości od nadawców z wysokim poziomem zaangażowania przechodzą przez filtr antyspamowy Google nawet gdy zawierają słowa uznawane za typowo spamerskie.
Lista kontrolna przed wysyłką do GMail
Poniżej zamieściliśmy listę kontrolną z krokami, które należy podjąć przed rozpoczęciem wysyłki mailingu do serwerów Google. Zalecamy rónież założyć konto Google Postmaster Tool. To jest narzędzie do monitorowania zgłoszeń antyspamowych oraz dostarczalności poczty do serwerów Google. Ponadto trzeba zarejestrować Państwa adres e-mail w bazie Abuse.net, która zawiera adresy do zgłaszania nadużyć oraz spamu.
Gdyby mimo wszystko poczta nadal była oznaczana jako spam to należy zgłosić problem do Google zgodnie z tym co opisano w artykule pt. „Rozwiązywanie problemów z dostarczaniem poczty e-mail od nadawców”.
Kto z Twoich odbiorców korzysta z konta GMail?
Korzystając z programu AnoMail można sprawdzić kto z Twoich odbiorców używa filtra antyspamowego Google? W tym celu w głównym oknie programu należy nacisnąć przycisk Sprawdź i wybrać funkcję Na podstawie filtra antyspamowego Google. Dzięki temu w razie potrzeby można wydzielić odbiorców z serwerów Google do oddzielnej grupy adresowej, i wysłać do nich pocztę z innej domeny lub innego serwera.
Patrz także: Kto korzysta z serwerów pocztowych Microsoft?
Dodaj nagłówki do wypisania tzw. One-Click
Zgodnie z polityką antyspamową Google z lutego 2024 r. jeżeli wysyłacie więcej niż 5000 wiadomości e-mail do serwerów Google to musicie (jako masowy nadawca) dodatkowo do maila wstawić nagłówki automatycznego wypisania tzn. List-Unsubscribe oraz List-Unsubscribe=One-Click.
Wstawia się je w głównym oknie programu naciskając przycisk Nagłówki i kopie wiadomości. Dzięki nim zmniejsza się odsetek zgłoszeń antyspamowych. Te nagłówki powodują, że w serwisie Google oraz Yahoo itp. przy Waszej wiadomości pojawi się przycisk Wypisz (ang. Unsubscribe).
Pokrewny temat: Ukryte nagłówki do wypisania na jeden klik
Podpisz cyfrowo każdą wiadomość e-mail
Zalecamy także skorzystać z podpisu elektronicznego, który dostępny jest w Ustawieniach programu AnoMail w opcji licencji Standard i Premium. Każda wiadomość e-mail wysyłana z AnoMail powinna być podpisana cyfrowo co zmniejszy ryzyko trafienia do spamu.
Dzięki temu adresat listu oraz filtr antyspamowy Google wie, że wiadomość została wysłana przez Państwa a nie kogoś kto się pod Państwa podszywa. Stosując podpisy cyfrowe S/MIME (nie mylić z podpisem kwalifikowanym) obniżacie punktację antyspamową wiadomości.
Na tę chwilę dla filtra antyspamowego Google nie ma znaczenia czy podpisujecie swoje wiadomości e-mail darmowym certyfikatem od firmy Actalis czy korzystacie z komercyjnych certyfikatów S/MIME od wydawców takich jak polskie Unizeto.Ważne aby wiadomość była podpisana Państwa certyfikatem S/MIME co już na starcie pozwoli obniżyć punktację antyspamową.
Patrz: Jak wygenerować darmowy certyfikat do podpisu poczty od Actalis?
Myśl końcowa dot. trafiania do spamu na kontach GMail
Chcąc zmaksymalizować szansę dotarcia do odbiorców posiadających konta z filtrem antyspamowym GMail należy posiadać serwer z dedykowanym adresem IP, aby samemu odpowiadać za jego reputację. W przypadku serwerów współdzielonych gdy inny użytkownik rozsyła spam to wpływa to negatywnie na Państwa mailingi.
W przypadku posiadania dedykowanego adresu IP poproście swojego dostawcę poczty aby ustawił rekord PTR (Reverse DNS) tak aby wskazywał Wasz serwer mailingowy czyli IP serwera np. 1.2.3.4 ma wskazywać Waszą domenę wysyłkową. To zwiększy dostarczalność poczty.
Domena wysyłkowa musi być starsza niż 30 dni. Wysyłka z domen, które mają krótszą historię narażona jest na automatyczną kwalifikację jako spam. W domenie wysyłkowej należy umieścić landing page (bez automatycznych przekierowań do innej strony) i powoli przyzwyczajać serwery Google do Waszej nowej domeny i nowego adresu IP. Strona internetowa musi być zabezpieczona certyfikatem SSL. Może to być darmowy lub komercyjny certyfikat SSL. Warto także uruchomić na stronie statystyki Google Analytics.
W początkowym okresie (tzw. rozgrzewka adresu IP) wysyłkę należy kierować wyłącznie do stałych klientów, którzy czekają na Wasze mailingi. Można też skorzystać z usługi rozgrzewania adresów e-mail np. Gmail Email Warmup, które wysyłają pocztę z Waszej domeny do serwerów Google i symulują zaangażowanie odbiorców, tzn. otwierają list, klikają w linki w nim zamieszczone, odpowiadają na wiadomość itd.
W ostateczności można wydzielić klientów z serwerów Google do osobnej bazy, i wysyłać do nich pocztę z innego serwera np. chmurowego Emaillabs, Amazon SES lub Microsoft Exchange.
Pokrewny temat: Jak pogrupować odbiorców korzystających z Google, Yahoo, WP, O2 itp?
Co zrobić aby listy nie trafiały do spamu na skrzynkach GMail?
Gdy zastosujecie się do powyższych wskazówek i nadal będzie problem z oznaczaniem Waszych wiadomości jako spam to w narzędziu Google Postmaster Tools trzeba przejrzeć raporty i zobaczyć co powoduje problem np. niska reputacja adresu IP serwera wysyłkowego lub wysyłka na nieistniejące konta pocztowe itd.
Ponadto możecie zachęcić odbiorców aby dodali Wasz adres e-mail do książki kontaktowej GMail oraz aby odpowiedzieli na Waszą wiadomość. Wykonanie tych czynności to sygnał dla filtra antyspamowego, że Wasze wiadomości są ważne i nie powinny być kwalifikowane jako spam. Im większe zaangażowanie odbiorców tym mniejsza szansa na oznaczenie listu jako „wiadomości śmieci”.
Dodatkowo gdy Wasza wiadomość pojawi się w spamie to poproście odbiorcę, aby kliknął na niej i oznaczył, że nie jest spamem. To będzie kolejny sygnał dla filtra antyspamowego na koncie GMail, że odbiorcy czekają na Wasze listy. Jeszcze jedno co poprawia dostarczalność to klikanie w linki zawarte w wiadomościach więc jeżeli odbiorca przeczyta Wasz list i kliknie w link zawarty w mailu to wchodzi w tzw. interakcję i wzrasta zaangażowanie, które mocno premiuje filtr antyspamowy.
Więcej artykułów na temat e-mailingów
Dystrybucja kuponów rabatowych poprzez e-mail
Automatyczne przypisywanie indywidualnych załączników do odbiorców
