Praca w grupie w programie AnoMail
Wspólne bazy, szablony wiadomości
Praca na wspólnych danych w AnoMail
Program AnoMail został zaprojektowany do pracy na jednym lub wielu stanowiskach. Jest też możliwość pracy na kilku stanowiskach. Praca w grupie w programie AnoMail wymaga posiadania dysku sieciowego w sieci lokalnej lub dysku chmurowego np. Microsoft OneDrive.
Program u każdego w komputerze a baza adresów na dysku sieciowym
W przypadku potrzeby użycia programu w grupie kilku czy też kilkudziesięciu użytkowników z jednej firmy, którzy znajdują się w tej samej lokalizacji lub w rozproszonych oddziałach należy zainstalować program u każdego z użytkowników z osobna a następnie na dysku sieciowym (dla pracowników w jednej lokalizacji) lub dysku chmurowym (dla pracowników rozproszonych) utworzyć wspólny folder, w którym będą zapisywane bazy adresowe, szablony wiadomości oraz wspólna lista zastrzeżona.
Pokrewny temat: Dopasuj licencję AnoMail do potrzeb Twojej firmy
Praca z tymi samymi danymi (kontakty, wiadomości e-mail) na kilku komputerach z AnoMail
Wspólna lokalizacja baz adresowych i szablonów
Na każdym stanowisku z AnoMail należy wskazać folder sieciowy, w którym AnoMail ma zapisywać listy, szablony oraz adresy zastrzeżone. Dzięki temu pracownicy mogą pracować na wspólnych bazach adresowych i blokować wysyłki do osób, które nie życzą sobie do siebie mailingu. W przypadku korzystania ze wspólnej bazy adresów zastrzeżonych gdy jeden pracownik zastrzeże adres e-mail odbiorcy to pozostali pracownicy nie będą mogli wysłać do niego poczty.
Patrz także: Automatyczne przypisywanie załączników do odbiorców
Wspólne lub indywidualne listy wykluczeń
Oczywiście nie stoi nic na przeszkodzie aby każdy z pracowników miał własną, oddzielną listę zastrzeżoną a na wspólnym dysku umieszcza się tzw. plik wykluczeń, do którego będą wprowadzane adresy lub domeny odbiorców, do których nie powinno się wysyłać poczty. W odróżnieniu od listy zastrzeżonej sieciowy plik wykluczeń działa na żądanie tzn. pracownik musi sam wybrać, że chce z niego skorzystać i usunąć z listy wysyłkowej adresy lub domeny, które się w nim znajdują.
Patrz także: Porządkowanie baz adresów e-mail w programie AnoMail.
Kilku pracowników i AnoMail na jednym komputerze
Jest też możliwość zainstalowania np. 3 kopii programu AnoMail na jednym komputerze z Windows. W takim przypadku z jednego komputera będzie można wysyłać w tym samym czasie np. 3 różne mailingi z różnych kont pocztowych lub mailing z jednego konta pocztowego ale do 3 różnych baz w celu przyspieszenia wysyłki. W takim przypadku instaluje się program AnoMail w 3 folderach na dysku lokalnym, a następnie tworzy 3 oddzielne konta w systemie Windows aby każde z kont korzystało z innego folderu AnoMail.
Wysyłka z tych samych lub osobnych adresów e-mail
Dla przykładu użytkownik 1 korzysta z AnoMail zainstalowanego w folderze 1. Użytkownik 2 korzysta z AnoMail zainstalowanego w folderze 2 itd. Aby rozpocząć wysyłkę należy zalogować się na pierwsze konto w systemie Windows, uruchomić AnoMail z folderu 1 i nacisnąć przycisk Wyślij. Następnie przełączyć się (UWAGA nie wylogowywać się) na drugiego użytkownika Windows i na nim uruchomić drugą kopie AnoMail z folderu 2 itd.
Na zwykłym komputerze domowym z 6 GB można swobodnie uruchomić równocześnie 3 wysyłki z AnoMail. Na serwerze VPS z Windows Server ilość kopii AnoMail działających w tym samym czasie może być większa. Wszystko zależy od ilości dostępnej pamięci operacyjnej.
Niezależna praca z AnoMail na tym samym komputerze z Windows
Spersonalizowane bazy i obsługa podpisów cyfrowych
Zwracamy uwagę, że w przypadku używania spersonalizowanych baz adresowych zawierających kilkadziesiąt tys. rekordów tj. imiona, nazwiska, kody rabatowe, osobne załączniki oraz włączonych podpisów cyfrowych wzrasta zapotrzebowanie na pamięć operacyjną (RAM). Może się okazać, że AnoMail będzie potrzebować min. 2 GB pamięci operacyjnej RAM na jedną instancję (tzn. uruchomioną kopię) czyli dwie kopie AnoMail będą wymagały minimum 4 GB RAM wolnej pamięci operacyjnej.
Limit min. 2 GB RAM na jedną kopię AnoMail dotyczy sytuacji, gdy instalujecie Państwo AnoMail na serwerze z Windows Server. Jeżeli w tym samym czasie np. 3 pracowników ma realizować wysyłki to serwer powinien mieć zapewnione minimum wolne minimum 6 GB RAM. W przypadku braku pamięci wysyłka może spowolnić a praca z programem będzie utrudniona.
Włącz na jednym koncie obsługę niedostarczonej poczty z tzw. odbić (ang. Bounces)
Ponadto warto zadbać o to aby program AnoMail na jednym komputerze zarządzał adresami z niedostarczonej poczty tzn. usuwał nieprawidłowe adresy (nieistniejące adresy, zapchane skrzynki itp.). W tym celu konfiguruje się lokalny moduł subskrypcji na jednym komputerze z AnoMail i wprowadza do niego dane do konta z którego wysyła się pocztę. AnoMail co np. 15 minut będzie zaglądał na to konto i pobierał z niego nieprawidłowe adresy.
Praca w grupie w programie AnoMail
Jeśli wysyłacie Państwo z kilku komputerów mailing z tego samego adresu to tylko na jednym komputerze ma być skonfigurowany lokalny moduł subskrypcji do odbierania poczty. W przypadku wysyłki poczty z różnych adresów każda kopia AnoMail może mieć uruchomiony swój własny moduł subskrypcji lub na jednym komputerze np. w sekretariacie można skonfigurować moduł subskrypcji tak, aby odbierał pocztę z tych wszystkich kont, z których realizowana jest wysyłka.
Dzięki temu na tym komputerze jeden pracownik może przeczyścić (uporządkować) wszystkie listy adresowe aby w przyszłości nie wysyłać poczty na nieprawidłowe adresy. Patrz także: Higiena baz adresowych w AnoMail.
Instalacja AnoMail na Windows Server
Wspólne archiwum oraz zwroty e-mail
W razie potrzeby pracując na kilku stanowiskach z AnoMail w firmie, można mieć dostęp do wspólnego archiwum wysłanych wiadomości oraz mieć wgląd do wspólnych adresów z niedostarczonej poczty czyli tzw. zwrotów (odbić).
W tym celu należy kliknąć przycisk Archiwum i wybrać funkcję np. Synchronizuj zwroty… Zamiast tego można także używać funkcji Return-Path, która pozwala na przekierowanie odbić (zwrotów) na określony adres np. zwroty@ lub bounces@.
Pokrewny temat: Co to jest Return-Path czyli adres do przekierowania odbić?
Podgląd wszystkich wysłanych wiadomości
W niektórych firmach każdy z pracowników chce mieć dostęp do wszystkich wysłanych wiadomości z AnoMail. Najlepiej gdyby wiadomości pojawiły się w programie pocztowym w folderze Wysłane (ang. Sent). W tym scenariuszu należy w AnoMail Premium kliknąć przycisk Archiwum a następnie wybrać Zapisuj kopie wiadomości. Od tej pory każdą wysłaną wiadomość program będzie zapisywał w komputerze pracownika.
Następnie kliknąć w AnoMail zakładkę Archiwum listów na serwerze poczty i wysłać wszystkie wiadomości na określone konto pocztowe. W tym przykładzie wszyscy pracownicy mają dostęp w swoich komputerach do konta pocztowego biuro@. AnoMail przetransmituje na serwer pocztowy do katalogu Sent wszystkie wysłane wiadomości.
W związku z tym każdy z pracowników z poziomu swojego obecnego programu pocztowego np. Outlook lub Roundcube będzie miał dostęp do wszystkich wysłanych wiadomości z AnoMail, tak jakby były wysłane z jego komputera. Nie ma znaczenia który z pracowników używa AnoMail. Wszyscy pracownicy, którzy dodadzą do swojego programu poczty konto biuro@ (protokół IMAP a nie POP) będą mieli dostęp do wiadomości, dokładnie w takiej formie w jakiej zostały wysłane.
Odbieranie poczty w programie AnoMail
AnoMail to narzędzie do masowej wysyłki korespondencji, które teraz oferuje dodatkową funkcjonalność w postaci wbudowanego programu pocztowego typu webmail. Webmail to aplikacja umożliwiająca dostęp do konta e-mail za pośrednictwem przeglądarki internetowej, bez konieczności korzystania z dedykowanego oprogramowania pocztowego.
Dzięki integracji z Roundcube webmail użytkownicy AnoMail mogą nie tylko wysyłać masowe wiadomości do swoich klientów, ale także efektywnie zarządzać odpowiedziami przychodzącymi na ich konto pocztowe. Po wysłaniu kampanii mailingowej za pośrednictwem modułu wysyłkowego AnoMail, wszystkie odpowiedzi trafiają bezpośrednio na konto pocztowe nadawcy.
Dzięki wbudowanemu webmailowi, użytkownicy mogą natychmiast sprawdzić i odpowiedzieć na maile od zainteresowanych klientów bez opuszczania programu AnoMail. To rozwiązanie zwiększa wygodę, efektywność i spójność w komunikacji z klientami, pozwalając na szybką reakcję na ich potrzeby i pytania.
Dzięki temu AnoMail staje się kompleksowym narzędziem wspierającym zarządzanie relacjami z odbiorcami. Gdyby to było za mało to dodatkowo można połączyć AnoMail z systemem ProFlow lub firmowym CRM i automatyzować odpowiedzi na zapytania od klientów.
Inne artykuły dot. programu mailingowego:
Historia mailingu czyli ochrona przed zdublowaniem wysyłki
Cold mailing spersonalizowana wysyłka zimnych maili
