Porządkowanie adresów e-mail
Deduplikacja baz adresowych
Porządkowanie baz adresowych
Program AnoMail oferuje dużą ilość funkcji umożliwiających porządkowanie adresów e-mail. Funkcje te dostępne są w module wysyłkowym pod przyciskiem Porządkuj. Dzięki nim można usunąć adresy zastrzeżone, adresy zdublowane czyli powtarzające się w tej samej domenie.
Porządkowanie adresów e-mail to podstawowa czynność, którą należy wykonać zanim rozpoczniecie Państwo realizować swoje wysyłki. Na poniższym rysunku pokazano najważniejsze funkcje do porządkowania listy adresów e-mail, z którymi warto zapoznać się bliżej.
Usuń nieprawidłowe adresy e-mail
Przypominamy, że wysyłka na nieaktualne adresy e-mail tworzy odbicia czyli zwroty a to jest niekorzystne z punktu widzenia filtrów antyspamowych. Dodatkowo wysyłka na adresy błędne niepotrzebnie generuje transfer w Państwa firmie hostingowej a to wiąże się niekiedy z dodatkowymi opłatami. Dlatego zalecamy kliknąć przycisk Sprawdź maile (dawny Sprawdź listę) i wybrać Usuń błędne adresy (Walidator MX).
Funkcja o nazwie Walidator MX sprawdza wpisy DNS w domenach odbiorców i pokazuje do kogo nie ma sensu nic wysyłać bo do domeny odbiorcy nie jest przypisany żaden serwer pocztowy tzw. MX. W związku z tym takie adresy od razu nadają się do kasacji.
W opcjach programu można włączyć korzystanie z szyfrowanych połączeń do szybkich serwerów DNS od Google lub CloudFlare. W przypadku niektórych dostawców internetu należy tę funkcję wyłączyć aby przyspieszyć weryfikację adresów.
Dodatkowo naciskają przycisk Zew. analiza CSV widoczny na powyższym obrazku (z prawej strony) można przekazać bazę adresów do programu Microsoft Excel i wykonać dalszą analizę np. usunąć wszystkie adresy obsługiwane przez firmy hostingowe spoza Polski. W kolumnie „Serwer obsługujący pocztę” zostanie wyświetlony adres serwera obsługującego pocztę w danej domenie np. Cloud1234.home.pl
Porządkowanie adresów e-mail przed wysyłką
AnoMail oferuje szereg funkcji do porządkowania adresów. Wśród najbardziej popularnych można wymienić:
- Usuń zastrzeżone adresy e-mail – dzięki tej funkcji usuwamy z listy wysyłkowej adresy lub domeny odbiorców, do których nie powinno się wysyłać żadnej korespondencji. Program na podstawie budowanej przez Państwa lokalnej listy zastrzeżonej (lub sieciowej) usuwa adresy.
- Usuń adresy z zastrzeżonymi słowami – funkcja pozwala usunąć z listy wysyłkowej adresy e-mail zawierające określone słowa np. admin, abuse, postmaster, kancelaria, policja itd. Ta funkcja może być użyta również do usunięcia ogólnych adresów firm np. kontakt, biuro, marketing itd.
Funkcje do porządkowania adresów e-mail
Pod przyciskiem Porządkuj dostępnym w module wysyłkowym programu AnoMail znajdują się poniższe funkcje, które zostały dokładnie omówione. Te funkcje pozwalają przeprowadzić podstawową higienę baz adresowych poprzez usunięcie z listy wysyłkowej adresów e-mail odbiorców, do których nie powinno się z różnych powodów wysyłać mailingów.
Gdy baza zostanie oczyszczona z niechcianych adresów e-mail warto użyć funkcji do weryfikacji poprawności adresów e-mail o nazwie Walidator adresów MX, oraz Usuń adresy na podstawie zwrotów własnych. Obie funkcje dostępne są w module wysyłkowym pod przyciskiem Sprawdź listę.
Zobacz także: Czyszczenie baz adresów e-mail
najważniejsze funkcje do porządkowania adresów:
- Usuń/Sortuj adresy na podstawie domen… – ta funkcja pozwala zobaczyć oraz usunąć adresy z powtarzających się domen. Chodzi o to aby nie wysyłać tej samej poczty na adresy np. biuro@, info@ w tej samej domenie. Ta funkcja pozwala uniknąć sytuacji, w której odbiorca listu czuje się zaspamowany tylko dlatego, że wysyłacie pocztę na wszystkie jego adresy w domenie firmowej.
- Darmowe skrzynki pocztowe – ta funkcja pozwala usunąć lub zostawić na liście wysyłkowej adresy z popularnych serwisów udostępniających dostęp do darmowej poczty np. gmail, onet, interia, wp itp. Lista jest automatycznie aktualizowana w okresie aktywnego wsparcia technicznego.
- Usuń adresy z zastrzeżonymi słowami – ta funkcja pozwala usunąć z listy wysyłkowej adresy na podstawie podanych słów kluczowych np. admin, abuse, kancelaria itp. Tej funkcji można użyć aby nie wysyłać poczty do konkurencji zajmującej się tą samą działalnością. Dla przykładu jeżeli oferujecie Państwo kredyty to warto usunąć z listy adresowej wszystkie pozycje zawierające słowo kredyt, finansowanie, leasing itd.
- Usuń adresy z niedozwolonych domen – dzięki tej funkcji możecie Państwo zostawić na swojej liście wysyłkowej tylko adresy z tych domen, które wprowadzicie na listę dozwolonych. Ta funkcja przydaje się w sytuacji, w której kupujecie bazy adresowe zawierające adresy e-mail z całego świata i chcecie odrzucić wszystkie adresy z innych domen niż np. .pl, .gmail.com, .eu itp.
- Usuń na podstawie pliku wykluczeń… – funkcja pozwala usunąć z bazy adresowej adresy znajdujące się w osobnym pliku. Plik może zawierać pełne adresy e-mail, domeny lub fragmenty adresów. Program porówna listę wykluczeń z listą wysyłkową i usunie z niej adresy pasujące do kryterium wykluczeń. Tę funkcję możecie także używać aby z jednej listy (wysyłkowej) usunąć część adresów znajdujących się w pliku wykluczeń. Plik wykluczeń może być traktowany jako zewnętrzna czarna lista adresów e-mail oraz domen.
- Podziel listę wysyłkową na mniejsze części… – funkcja pozwala większą grupę podzielić na mniejsze części np. po 500 adresów aby w ciągu dnia wysyłać określoną ilość zapytań o możliwość przesłania informacji handlowej.
- Deduplikuj lub podziel adresy z osobnego pliku… – ta funkcjonalność pozwala porządkować listy adresowe, które znajdują się poza programem. Dzięki tej funkcji można stworzyć jeden plik tekstowy zawierający wiele milionów adresów (każdy adres w nowym wierszu) a następnie program usunie z listy powtarzające się adresy, posortuje listę alfabetycznie i w razie konieczności sam podzieli listę na mniejsze części po 100 tys. adresów każda.
- Wyklucz adresy na podstawie wielu plików… – ta funkcja pozwala z głównej listy adresowej usunąć adresy, które znajdują się w wielu osobnych listach. Dzięki temu można oczyścić główną listę adresową z adresów, które są już umieszczone w innych listach wysyłkowych. Dla przykładu mamy główną listę adresów firmowych i mamy kilkadziesiąt osobnych list adresowych zawierających adresy e-mail osób fizycznych. Użycie tej funkcji spowoduje, że na głównej liście adresowej pozostaną tylko adresy firmowe.
- Usuń adresy z poprzednich sesji (historia mailingu) – ta funkcja pozwala usunąć z listy wysyłkowej adresy e-mail, do których już coś wysłano poprzednio. Dla przykładu załóżmy, że wysyłacie Państwo zapytania o możliwość przesłania oferty do różnych baz adresowych i macie włączoną funkcję Historię mailingu czyli program pamięta wszystkich odbiorców, do których wysłaliście Państwo pocztę. Otrzymując nową bazę adresową korzystając z tej funkcji możecie usunąć adresy osób, do których poczta już została wysłana w poprzednich dniach.
- Usuń adresy z potwierdzeniem odbioru – ta funkcja pozwala usunąć z listy adresowej odbiorców te adresy, które potwierdziły przeczytanie wiadomości. Tą funkcję używamy w sytuacji, w której chcemy powtórzyć mailing do osób, które nie zareagowały na naszą poprzednią wiadomość e-mail.
- Usuń tymczasowo blokowane adresy – ta funkcja pozwala usunąć z listy wysyłkowej adresy odbiorców, którzy znajdują się na tymczasowej liście adresów blokowanych. Tymczasowa lista adresów blokowanych uzupełniana jest adresami osób, do których już dany list został wysłany w momencie, gdy przywracacie wiadomość z Archiwum korespondencji e-mail. AnoMail nie pozwoli wysłać tego samego listu do tej samej grupy adresowej, która już dany list otrzymała do momentu, dopóki nie wyczyścicie tymczasowej listy adresów blokowanych. Uwaga – ze względu na filtry antyspamowe nigdy nie należy wysyłać tej samej treści do tych samych odbiorców.
- Usuń adresy z zawartości Schowka Windows – ta funkcja służy do szybkiego usuwania z listy adresowej adresów e-mail, które znajdują się w schowku Windows. Tej funkcji używa się w sytuacji, w której macie Państwo listę wysyłkową i chcecie ponowić do niej mailing np. z przypomnieniem ale chcecie pominąć kilka adresów, do których przypomnienie nie powinno być wysłane. W takim przypadku należy do schowka skopiować adresy, do których poczta nie powinna być wysłana a następnie użyć tej funkcji.
Brak zgód na wysyłanie informacji handlowych
Porządkowanie adresów e-mail to nie wszystko. Oprogramowanie AnoMail oprócz funkcji do przeprowadzania higieny bazy adresowej oraz legalizacji baz adresowych pozwala usunąć z listy adresowej adresy e-mail odbiorców, którzy nie życzą sobie otrzymywania żadnych zapytań o możliwość przesłania oferty oraz nie chcą otrzymywać żadnych informacji handlowych.
Polecany temat: Funkcje programu AnoMail
Ogranicz ryzyko blokady Twojego serwera wysyłkowego
Kolejne funkcje do porządkowania bazy adresów e-mail znajdują się w głównym oknie programu AnoMail pod przyciskiem Brak zgód na mailing. Warto z nich skorzystać aby chronić swój serwer oraz domenę wysyłkową przed blokadą i trafieniem na listy spamerów (ang. RBL) tylko dlatego, że wyślecie informację handlową lub zapytanie o możliwość przesłania oferty do odbiorcy, który nie chce otrzymywać tego typu mailingów.
Patrz także: Inne funkcje do porządkowania baz adresów e-mail
Dokładna weryfikacja adresów e-mail (Emailable)
Najnowsza wersja AnoMail Premium została zintegrowana z Emailable. Emailable to amerykański serwis do weryfikacji aktualności adresów e-mail. Dzięki tej funkcjonalności możecie Państwo ocenić przed wysyłką, które adresy są nieaktualne i nie należy do nich nic wysyłać bo należą do grupy toksycznych adresatów.
Toksyczny odbiorca to taki, który wszystko co otrzymuje zgłasza jako spam lub ma zapchaną skrzynkę lub dawno temu porzucił swoje konto, które zostało zamienione na pułapkę na spam czyli spam trap. W związku z tym nie zalecamy wysyłki na adresy e-mail, które zostaną zidentyfikowane jako błędne lub ryzykowne.
Sprawdzanie adresów e-mail w usłudze Emailable jest płatne ale na początek każdy z użytkowników AnoMail Premium otrzymuje możliwość weryfikacji 250 adresów e-mail bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Ocena adresów wykonywana jest poza Państwa komputera więc odbiorcy nie wiedzą, że weryfikujecie ich adres e-mail.
Platforma Emailable oferuje poziom trafności oceny adresów na poziomie 99% (dotyczy komercyjnych i darmowych skrzynek) lub 97% jeżeli chodzi o konta na serwerach Microsoft (Outlook.com, Office365, Hotmail itp.). Poprawność weryfikacji objęta jest gwarancją zwrotu środków w momencie błędnej weryfikacji.
Wybrane tematy związane z wysyłką e-mailingu:
Dodawanie nowego konta pocztowego do wysyłki smtp
Mapowanie danych pobieranych z arkusza Excel
Wstawianie kodów śledzących otwarcia email OR
